Акт на сжигания документов образец. Акт об уничтожении документов

Содержание
  1. Акт об уничтожении документов – Образец, бланк 2020 года
  2. Что представляет собой акт об уничтожении документов
  3. Кто занимается утилизацией документа
  4. Порядок проведения процедуры в 2020 году
  5. Инструкция по заполнению акта акта об уничтожении документов в 2020 году
  6. Хранение акта
  7. Скачать
  8. Акт об уничтожении документов
  9. РђРєС‚ РѕР± уничтожении документов – бланк, образец
  10. Почему важно составлять акт об уничтожении
  11. Общие условия хранения
  12. Как составляется акт
  13. Образец акта на уничтожение документов
  14. Причины утилизации документов
  15. Порядок утилизации документов
  16. Обзор законодательства
  17. Образец Акта об уничтожении документов
  18. Срок хранения актов об уничтожении
  19. Заключение
  20. Акты приема-передачи и уничтожения документов
  21. Акт приема-передачи документов
  22. При сменедиректора
  23. При сменеглавного бухгалтера
  24. При продаже ООО
  25. Акт науничтожение документов
  26. Акт об утрате документов
  27. Скачатьдокументы
  28. Почему важно составлять акт об уничтожении
  29. Общие условия хранения
  30. Как составляется акт

Акт об уничтожении документов – Образец, бланк 2020 года

Акт на сжигания документов образец. Акт об уничтожении документов

Как можно догадаться, необходимость в оформлении такого документа возникает преимущественно в организациях. За долгие годы деятельности компании в ее архивах собирается огромное количество различных документов.

Рано или поздно срок их действия прекращается. Таким образом, от ненужной документации приходится избавляться. Кроме этого, сюда относятся и испорченные документы.

В общем, уничтожению подлежат все документы, хранить которые больше не имеет смысла.

Файлы для скачивания:

Что представляет собой акт об уничтожении документов

В организациях данные процедуры проводятся регулярно. Ведь ежегодно на хранение в архив поступает множество бумаг. Однако нельзя просто так взять и выбросить даже те документы, которые уже считаются недействительными. Эта процедура должна быть правильно оформлена. И делается это при помощи соответствующего акта.

По сути, этот документ позволяет предприятию списать ненужные бумаги с баланса. Только после оформления такого документа можно приступать к утилизации. Делают это разными способами. Например, если документов немного, они просто сжигаются. Хотя при больших объемах делать это не рекомендуется. Огонь вредит экологии, да и не всегда удобно избавляться от документов именно таким способом.

Сегодня существуют специальные устройства, которые способны измельчать документы настолько, что они не подлежат восстановлению. Если говорить о крупных корпорациях, то для этих целей они часто обращаются в специализированные компании, которые занимаются уничтожением бумажной документации.

Категорически не рекомендуется отправлять бумаги на макулатуру или просто выбрасывать в мусорный контейнер. Даже те документы, у которых истек срок действия, содержат определенную информацию.

Необходимо сделать все возможное, чтобы она не попала к конкурентам и злоумышленникам, которые могут воспользоваться определенными сведениями в своих интересах.

Кто занимается утилизацией документа

Чтобы утилизировать бумаги, назначается специальная комиссия, которая должна состоять из двух и более человек. Как правило, сюда входят работники разных структурных подразделений.

Хотя нет принципиальной разницы, кто именно будет заниматься данной процедурой. Желательно, чтобы в состав комиссии входил сотрудник того отдела, к которому относятся уничтожаемые документы.

Каждый участник этой группы должен поставить в акте свой автограф.

Нужно знать, данная комиссия несет полную ответственность за правильное уничтожение документации. Здесь нужно быть предельно внимательным.

Во-первых, необходимо предотвратить вероятность утечки информации. Во-вторых, бывают ситуации, когда по ошибке с ненужными документами утилизируются и те, срок действия которых еще не окончен.

Необходимо сделать все возможное, чтобы не столкнуться с такой ситуацией.

Не стоит забывать, большинство первичных документов подлежит хранению на предприятии в течение пяти лет. Если такая документация будет уничтожена, организации грозят штрафные санкции.

Подобные ситуации рассматриваются, как незаконное уничтожение важной документации, что вызывает подозрения в каких-либо мошеннических действиях. Стоит напомнить, за это членам комиссии может грозить не только административное наказание.

За такие действия может грозить и уголовная ответственность.

Порядок проведения процедуры в 2020 году

Условно процедуру уничтожения документов можно разделить на несколько этапов:

  1. Создание комиссии. Руководитель компании издает приказ, в котором назначает ответственных сотрудников. Комиссия будет заниматься, как непосредственно уничтожением бумаг, так и оформлением сопутствующих документов.
  2. Проведение экспертной оценки. Специалисты проверяют документы, которые подготавливаются к утилизации. Такие действия позволяют убедиться, что уничтожаемые бумаги действительно больше не представляют никакой ценности для компании. Бывает так, что на хранении находятся оригиналы и копии документов. Возможно, комиссия примет решение уничтожить только копии, а оригиналы могут быть сохранены.
  3. После того, как документы, предназначенные для уничтожения, будут отобраны, ответственные лица, входящие в состав комиссии, должны их упорядочить и описать.
  4. Оформление акта. Именно здесь перечисляются все утилизированные документы. Составление акта делается еще до того, как бумаги будут уничтожены.
  5. Процедура уничтожения. Здесь все зависит от объемов. Можно обратиться в специализированную фирму, или обойтись своими силами.
  6. После завершения процедуры каждый участник комиссии подписывает акт, подтверждая, что утилизация была проведена с соблюдением всех правил.

(: “Порядок уничтожения документов. “)

Инструкция по заполнению акта акта об уничтожении документов в 2020 году

При составлении акта необходимо придерживаться правил составления документов подобного рода:

  • в верхней части прописывается название компании и ее правовая форма. Также здесь необходимо указать дату и город составления;
  • далее указываются ФИО и должность руководителя, который подтверждает утилизацию;
  • ниже пишется название документа;
  • также прописываются сведения о приказе, который и стал основанием для проведения данной процедуры;
  • перечисляются все члены комиссии, их ФИО и должности. Также назначается председатель группы;
  • ниже вносятся сведения об уничтожаемых документах. Чтобы лучше воспринималась информация, все сведения указываются в таблице. Прописывается год оформления документов, их заголовки, количество. Также имеется специальная графа, предназначенная для указания причин, по которым происходит уничтожение. Например, это может быть «Окончание срока действия»;
  • под таблицей указывается общее количество документов. Также отмечается способ, который был выбран для утилизации;
  • после этого члены комиссии должны завизировать документ. Для этого в нижней части проставляются подписи.

Нужно понимать, этот акт является достаточно важным документом. Он пригодится, если понадобится отчитаться по уничтоженной документации. Учитывая важность акта, необходимо позаботиться о правильном его заполнении. К примеру, здесь не должно быть каких-то ошибок. Помарки также не приветствуются.

Если и была допущена опечатка, лучше приступить к заполнению нового документа. Необходимо помнить, в случае каких-то нарушений акт может быть признан недействительным. А это уже будет приравниваться к уничтожению документов без соответствующего оформления.

Именно поэтому, чтобы избежать проблем в будущем, каждому участнику комиссии рекомендуется проверять, насколько правильно заполнен документ.

(: “Когда и как уничтожать бухгалтерские документы?”)

Особого внимания заслуживает достоверность вносимой информации. Ее правильность также должны контролировать ответственные сотрудники. Ни в коем случае нельзя изменять количество документов, подлежащих уничтожению.

Может возникнуть желание не указывать определенные позиции по причине незначительности документов или небольшого их количества. Однако делать этого не стоит. Если нагрянет проверка, все недостающие позиции будут выявлены достаточно быстро.

Не стоит забывать, за указание неправильных данных грозит административная ответственность. Причем не имеет значения, были внесены недостоверные данные умышленно или по ошибке, наказания не избежать.

Хранение акта

После того, как ненужная документация уничтожена, не исключено, что организация будет подвергаться проверкам. Обычно проверяется не только действующая документация, но и бумаги, у которых уже закончился срок действия.

Если речь идет о документах, которые были утилизированы, правильность их уничтожения также нужно подтверждать. Для этого понадобится акт об утилизации, который в обязательном порядке должен храниться в организации, например, в архиве.

Акты хранятся отдельно от остальных документов. Все они сортируются по датам оформления.

Законодательство обязывает хранить такой акт на предприятии в течение пяти лет.

Соответственно, если при проверке обнаружится, что после уничтожения документов прошло меньше пяти лет, руководители организации, как и ответственные сотрудники, будут наказаны.

Но нужно знать, это лишь минимальный рекомендованный срок, в течение которого следует хранить акт. Внутренними правилами компании он может быть увеличен.

В архиве предприятия могут находиться документы, срок хранения которых не определен законом. Через определенное время возникает вопрос о дальнейшей судьбе и таких бумаг. Именно в таких ситуациях, понадобится помощь архивного учреждения. Ответственные лица, входящие в состав комиссии, должны подать соответствующий запрос к специалистам.

Именно они смогут дать четкие ответы по конкретным документам. Это делается еще до того, как заполняется акт. Обращаться к экспертам нужно на этапе проведения оценки документации. Именно полученный ответ и определит дальнейшую судьбу таких бумаг.

Например, их можно будет утилизировать с остальными ненужными документами, или же продолжить хранить в течение определенного периода.

Скачать

Источник: https://aktinfo.com/akt-ob-unichtozhenii-dokumentov/

Акт об уничтожении документов

Акт на сжигания документов образец. Акт об уничтожении документов

Когда истекает срок хранения документа, он может быть уничтожен. Но уничтожить не означает пустить на черновики, отдать школьникам на макулатуру (бывает и такое

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=6036

РђРєС‚ РѕР± уничтожении документов – бланк, образец

Акт на сжигания документов образец. Акт об уничтожении документов

С проблемой накопления большого количества документов в архиве сталкивалась каждая более-менее крупная организация.

Первичные Рё окончательные бухгалтерские документы, различные РґРѕРіРѕРІРѕСЂС‹ Рё внутренняя документация СЃРѕ временем превращаются РІ достаточно объёмную папку, затем РєРѕСЂРѕР±РєСѓ, Р° после Рё шкаф дел. Поэтому буквально РЅР° третий С‡РµС‚вёртый РіРѕРґ существования компании возникает РІРѕРїСЂРѕСЃ Рѕ выделении ненужных документов для дальнейшего списания Рё уничтожения. РќРѕ как правильно рассортировать имеющиеся бумаги? Кто имеет право принимать решение РѕР± уничтожении? Как, СЃ законодательной точки зрения, правильно оформить этот процесс Рё РіРґРµ взять образец? РћР± этом данный материал.

Почему важно составлять акт об уничтожении

Вне зависимости от того, планируется изъятие из архива бухгалтерских или организационных бумаг, очень важно вовремя составить акт об уничтожении документов.

Это связано с тем, что в случае выездной проверки или обычного запроса от налоговой, к примеру, у компании может не оказаться ни самого документа, ни подтверждения его утилизации.

В таком случае сотрудники госоргана сочтут, что информация есть в наличии, но просто-напросто удерживается.

А это недопустимо по закону и может привести к конфликтам или возбуждению административного разбирательства.

Также СЃРѕСЃС‚авление акта РѕР± уничтожении гарантирует законность Рё корректность списания.

Ведь для этого необходимо собрать новую или созвать уже существующую экспертную комиссию, состоящую из сотрудников различных отделов и руководства.

Она подробнейшим образом разберёт ситуацию с каждой отдельно взятой бумагой и точно определит её ценность для текущих дел фирмы.

Затем документация будет пересортирована, и устаревшие бумаги изъяты из архива.

Общие условия хранения

Законодательство требует, чтобы вся документация предприятия сохранялась в течение определённого срока для возможности восстановления данных и проверки деятельности за прошлые периоды. В связи с этим самостоятельная и неправомерная утилизация бумажных или электронных документов может преследоваться по Уголовному кодексу.

Необходимые сроки хранения разнятся в зависимости от типа и принадлежности дела.

Так, например, документы, регулирующие ведение бухгалтерского учёта РЅР° предприятии (правила Рё образец заполнения), должны сохраняться РІ архиве как РјРёРЅРёРјСѓРј 5 лет СЃ момента последнего использования. «РџРµСЂРІРёС‡РєР°» же хранится немного меньше – 4 РіРѕРґР°. Существуют некоторые РїРѕРґРІРёРґС‹, которые хранятся Рё более длительный СЃСЂРѕРє, Р° также бессрочно сохраняемые бумаги, такие как учредительные документы.

Ответственность за сохранность документов организации несёт генеральный директор, подпись которого проставляется на акте.

Поэтому РІРѕ время отбора документации РЅР° списание важно руководствоваться тем утверждением, что уничтожение тех или иных документов – это право, Р° РЅРµ обязанность сотрудников Рё юридического лица РІ целом.

Некоторые важные экземпляры Рё образцы стоит сохранить, Рё, РІ то же время РЅРёРєС‚Рѕ РЅРµ может запретить вам уничтожить отлежавший СЃРІРѕР№ СЃСЂРѕРє хранения документ (например, историю взаиморасчётов СЃ контрагентом Р·Р° прошлые периода). РџСЂРё смене руководства компании организуется комплексная передача дел Рё всей имеющейся документации.

Как составляется акт

�значально стоит заметить, что в ходе работы экспертная комиссия может столкнуться с различными наименованиями акта:

  1. «Рћ выделении Рє уничтожению…»
  2. «РћР± уничтожении»
  3. Рё РґСЂ.

Смысл от этого не меняется, и содержание остаётся прежним.

Также важно учесть, что руководитель перед началом процесса обязан издать соответствующий приказ, РЅР° основании которого Рё составляется акт. Форма – стандартная. Образец приведён РЅР° изображении ниже:

Что же касается второго документа, то его типовая форма достаточно проста: РІ шапке слева указывается наименование организации, справа — «РЈРўР’ЕРЖДАЮ, Генеральный директор» Рё персональные данные руководящего лица. Ниже указывается дата утверждения. Затем (РїРѕРґ реквизитами организации) название акта. Основанием является внутренний приказ руководства (записываем дату Рё номер). Затем перечисляются входящие РІ экспертную РєРѕРјРёСЃСЃРёСЋ лица Рё присутствовавшие наблюдатели.

В теле документа указывается второе основание (официальный Перечень управленческих документов и сроков хранения, его дата (от 2000 или 2010 года), кем утверждён). Упоминается, что документы более не представляют никакой исторической ценности и полностью утратили практическое значение.

Сразу под данным текстом размещаем таблицу из 7-8 колонок для регистрации документов:

  1. Порядковый номер в таблице
  2. Название дела или группы документов;
  3. Крайние даты: когда в последний раз был использован, например, в целях налогообложения (для бухгалтерских документов);
  4. Номера описей: если таковые имеются. В противном случае поле под этим заголовком оставляется пустым;
  5. Номенклатурный индекс дела или его номер по описи;
  6. Общее количество единиц на хранении;
  7. Сроки хранения и номер относящейся к делу статьи: установленные законодательно в вышеозначенном Перечне;
  8. Примечания

РџСѓРЅРєС‚ «Р� того» СЃ указанием общего количества единиц для списания Рё периода выборки документации (например, 2001-2005 РіРѕРґ).

�нформация о председателе и членах комиссии.

Ниже указываем количество дел, общий вес документации, название организации, куда она была передана на переработку, а также номер и дату накладной, по которой проходил обмен. В последней строчке ещё раз указывается Ф.�.О председателя ЭК, дата и подпись. Аналогично ниже для составителя, заносящего документ в дело.

Это и есть полная инструкция по заполнению акта. Для составления собственного примите во внимание данный образец:

​

Полезное видео РїРѕ теме: 

Скачать документ с пустым бланком акта о выделении документов к уничтожению можно по этой ссылке.

Источник: https://paperdoc.ru/documents/act/akt-ob-unichtozhenii-dokumentov

Образец акта на уничтожение документов

Акт на сжигания документов образец. Акт об уничтожении документов

За годы работы любая компания накапливает лишнюю документацию, избавиться от которой правильно поможет акт об уничтожении документов.

Этот несложный в оформлении документ зафиксирует, от чего именно и каким образом избавилась фирма.

Рассказываем, в каких ситуациях и по каким причинам утилизируют утратившие силу бумаги, у кого есть такое право, что написать в акте об уничтожении и сколько его хранить.

Причины утилизации документов

Деятельность любой средней или крупной компании сопряжена с бумажной работой, итогом которой становится накопление килограммов лишней документации.

Часть устаревших договоров, приказов, распоряжений, отчётов не имеет никакой ценности. Чтобы архив предприятия не зарастал лишними бумагами, важно своевременно утилизировать их.

Законная причина избавления от ненужных документов только одна — истёкший срок хранения.

Никаких других оснований для избавления от приказов, актов и договоров не может быть. Перед сдачей в архив все дела проходят тщательную обработку. Например, секретарь или архивариус должны не только сортировать их по группам, видам и годам, но и своевременно избавляться от черновиков, вторых экземпляров и копий.

Учтите, что истечение срока хранения необязательно должно становиться причиной утилизации. Если документ требуется в работе, можно и нужно сохранить его.

Чтобы не загромождать архив лишними бумагами, рекомендуется своевременно уничтожать документы с истекшим сроком хранения

Порядок утилизации документов

Однако при избавлении от лишней части архива необходимо соблюсти определённый порядок. Сначала архивариусы или секретарь составляют список документации, подлежащей утилизации. Это будут приказы, решения, договоры, отчёты с истёкшим сроком хранения (в архиве есть регламент, где указано, сколько хранятся разные виды документации).

На следующем этапе готовятся акты о выделении документов к уничтожению. Это таблица, где указаны:

  • заголовок дела — в архивах дела сгруппированы подшивками, например, «Приказы генерального директора»;
  • годы;
  • количество дел или листов;
  • сроки хранения;
  • в каком виде передаются — папками, коробками, россыпью.

Когда акты на уничтожение готовы, создаётся комиссия. Достаточно двух сотрудников из разных структурных подразделений и представителя руководства. Они оценивают предлагаемый список, проводят экспертизу документов на уничтожение, чтобы по ошибке не утилизировать то, что пока нельзя или что может потребоваться в работе.

Затем комиссия выбирает способ уничтожения: сжигание, измельчение ручную или шредером, передачу специализированной компании по утилизации бумаг. Сжигание трудно безопасно организовать в офисных условиях. Рвать вручную большие объёмы бумаг займёт много времени.

Шредер справляется с небольшими партиями бумаг, но его нужно отдельно покупать или арендовать.

Сдать часть архива специализированной компании, которая уничтожит его — самый простой вариант (если в передаваемых бумагах нет секретных данных или подрядчик гарантирует конфиденциальность).

Далее пишут отдельный акт или делают отметку, что документы уничтожены в уже подготовленных актах на уничтожение.

Обзор законодательства

У любой организации есть право разработать собственный порядок утилизации устаревшей части архива. В его основу стоит положить:

  • Закон об архивном деле.
  • Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учёте.
  • Перечень типовых управленческих архивных документов.
  • Основные правила работы архивов организаций.

Необходимо соблюдать законодательно установленные сроки хранения разных категорий. Например, у бухгалтерских документов он не может быть меньше 5 лет с даты окончания отчётного периода. В остальном компании свободны в обращении с документацией, методах её утилизации и документальном оформлении.

Образец акта об уничтожении документов

Образец Акта об уничтожении документов

Рассмотрим образец акта на уничтожение документов. У него нет единой унифицированной формы, поэтому любое юридическое лицо вправе разработать свой вариант бланка. Рекомендуется отразить в шаблоне следующую информацию:

  • наименование и реквизиты фирмы;
  • наименование документа;
  • состав комиссии, приказ о её создании (номер и дата);
  • номер акта на уничтожение, который подготовили в архиве;
  • список утилизированной документации в виде таблицы, с указанием категории, сроков хранения и количества листов (папок, коробок, килограмм);
  • способ уничтожения;
  • дата;
  • подписи всех членов комиссии.

Скачать: Акт об уничтожении документов (образец заполнения) и Акт об уничтожении документов (пустой бланк)

Срок хранения актов об уничтожении

Другой важный вопрос — сколько составляет срок хранения актов об уничтожении документов. Время обязательного хранения таких документов составляет 5 лет, но рекомендуется сохранять их весь период существования компании. Дело в том, что подтверждение уничтожения того или иного акта, отчёта или договора может потребоваться даже через несколько лет. Например, в суде.

Заключение

Уничтожать архив предприятия с истёкшим сроком хранения может только специально созданная комиссия, которая проведёт экспертизу и подтвердит, что они утратили силу и не представляют ценности для компании.

Утилизация обязательно оформляется актом, в котором перечисляют, что именно и в каком виде уничтожено.

У такого акта нет унифицированной формы, но рекомендуется представлять информацию в виде таблицы с точным указанием наименований, годов и количества утилизированных документов.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://biztolk.ru/organizatsiya-biznesa/dokumenty/obrazets-akta-na-unichtozhenie-dokumentov.html/

Акты приема-передачи и уничтожения документов

Акт на сжигания документов образец. Акт об уничтожении документов

Год документа: 2019

Группа документа: Договоры

Вид документа: Акт

Форматы для скачивания: DOC, PDF

Акты приема-передачи и уничтожения документов – образцыдокументооборота любой организации. При этом бумага составляется как припередаче документов внутри одной компании, так и между двумя юридическими илифизическими лицами (в зависимости от ситуации).

Передача и утилизация документации подтверждаются актами, формы которых определяет организация самостоятельно. Как правило, шаблон удостоверяется приказом руководителя. Также разрешается использовать акты передачи и уничтожения в любой свободной форме: на простом листе А4 или листе с фирменным обозначением.

В сегодняшней статье детально рассмотрим, что пишется в шаблонахна передачу, уничтожение и утрату документации.

Дочитайте статью: в конце можно скачать образцы актов.

Акт приема-передачи документов

Передаточный акт используется во многих ситуациях. Наиболеепростой вариант – передача пакета документации от одного лица к другому.Делается это, чтобы подтвердить факт передачи документов при увольнениисотрудника. Таким образом, снижается вероятность пропажи или порчи документации.Факт отсутствия каких-либо папок подтверждается актом, который имеетюридическую силу.

Если передаются документы важной значимости илисекретности между двумя организациями – также составляется передаточный акт,только уже между двумя юрлицами. Подобный документ также составляется междучастными лицами.

Для передачи документации может использоваться шаблон,принятый в компании, или образец в свободной форме. Вне зависимости от формы, вакте должны прописываться обязательные реквизиты, без которых бумага не будетиметь юридической силы.

Как составить акт в свободной форме:

  1. Прописываем название документа, его номер, если это фиксируется, а также реквизиты договора, к которому составляется акт (это касается больше передачи бумаг между юридическими лицами).
  2. Прописываем информацию об участвующих сторонах. Если это физические лица: ФИО и данные паспорта (при простой передачи от увольняющего работника к работнику заменяющему хватит ФИО). Если юридические: полное наименование организаций и информация о представителях.
  3. Перечисление передаваемых бумаг, краткая информация, количество, сведения о датах.
  4. Подписи сторон.

Внутри организации акт используется при передаче кадровыхдокументов, приемке документов, которые имеют важную значимость в работепредприятия или содержание папок имеет конфиденциальную информацию.

Передаточный акт не относится к обязательной процедуре документооборота предприятия, однако специалисты рекомендуют его составлять, чтобы избежать в дальнейшем неприятностей. Особенно это касается случаев, когда новый руководитель или главный бухгалтер принимает дела, либо происходит реорганизация или продажа компании.

При сменедиректора

При смене руководителя новый сотрудник обязан принятьдела от предыдущего директора. Акт составляется в любой форме, обычно, это ужеустановленный в компании образец на фирменном бланке.

В верхнем правом углупрописывается приказ и дата принятия образца, посередине – название бумаги.

Далее– информация о комиссии, которая занимается передачей бумаг, среди них долженбыть сотрудник, который передает дела.

Перечень передаваемых бумаг приводится в виде списка или табличном варианте. Внизу члены комиссии ставят личные подписи и дату составления акта.

При сменеглавного бухгалтера

Примерно такая же процедура нужна и при передачебухгалтерских документов от увольняющего главного бухгалтера к его заместителюили сотруднику, который пришел на его место.

Составляется акт в свободной форме по общепринятымстандартам компании. Образец может закрепляться приказом руководителя илидругим локальным нормативом. Рекомендуется провести инвентаризацию основныхстатей баланса, сдать отчетность, свериться по расчетам с налоговой службой ивнебюджетными фондами. В акте отражаются:

информация о самом документе (название, сведения о форме установления, дата составления)  
информация об учетной политике, наличие неточностей в отчетности, причины их возникновения
опись ценного имущества главного бухгалтера (ключи от сейфов, электронные ключи для использования специализированных программ, штампы и печати)  
перечень передаваемых документов (можно оформить приложением к акту)

В конце ставятся подписи ответственных лиц.

При продаже ООО

При продаже ООО (имеется в виду 100% доли от учредителяили нескольких учредителей) процесс приема-передачи кадровых документов,устава, бухгалтерской документации и прочего происходит ни от одного учредителяк другому, а именно от старого директора к новому. Ответственность за них несетименно руководитель, поэтому назначение нового директора происходит одним изспособов:

  • старый директор слагает свои полномочия ипередает их новому еще до фактической продажи;
  • после продажи и регистрации нового учредителя импринимается решение о снятии старого руководителя и назначении нового.

Только после этого происходит передача дел от одного к другому лицу. Предыдущий директор по акту передает учредительные документы, бухгалтерскую и кадровую документацию, печати и штампы, уставные документы и прочее. Таким образом, происходит процедура схожая с процедурой приемки-передачи при смене директора.

Акт науничтожение документов

Акт на уничтожение документов является документальнымподтверждением необходимости утилизации документации. Сюда относятся бумаги:

  • с истекшим сроком хранения;
  • которые не имеют значения для текущей идальнейшей деятельности компании;
  • которые не несут научного и историческогозначения для организации.

Акт составляется в любой форме, принимается также бланк, утвержденный на предприятии. Утилизируются бумаги любого структурного подразделения. Для этого предварительно создается экспертная комиссия с количеством участников, как минимум, два человека. При этом в комиссию должен входить человек из отдела, списание документов на уничтожение которого и производится.

Комиссия принимает решение о выделении документов куничтожению и по результатам анализа составляет акт. Вне зависимости от шаблона,в нем указываются:

  • общеорганизационные сведения (дата составления,дата утилизации, номер утвержденного приказа, обоснование уничтожениядокументации);
  • информация о членах комиссии;
  • перечень бумаг, срок хранения которых истек,либо хранить которые нецелесообразно (подробно описывается название папок,номера по номенклатуре дел, количество, дата заведения и прочее);
  • указывается способ уничтожения.

Предлагаем рассмотреть пример уничтожения бухгалтерских документов.

Кстати! Комиссия вправе принять решение о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Акт об утрате документов

Как бы хорошо не был устроен учет документов и архивной деятельности, случаются ситуации, при которых возможна утеря бумаг. Это могут быть форс-мажоры (пожары, затопления), кража, потеря по халатности сотрудников и прочее.

Если обнаруживается недостача документации, приказом руководителя назначается комиссия по расследованию этого дела. Она же в конечном итоге составляет акт об утрате документов. Образец составляется в любой форме.

В акте прописывается информация об участниках комиссии, перечень утраченной документации и подробности о ней (названия, номера дел, дата заведения и закрытия). Описывается причина утраты, возможность восстановления. Акт об утрате визируется участниками комиссии и руководителем.

Несмотря на то, что подобные акты составляются в свободной форме, компании разрабатывают собственные образцы, руководствуясь общепринятыми правилами. Скачайте примеры актов в формате ворд бесплатно. Вы сможете их использовать в работе или применять для собственных шаблонов.

Скачатьдокументы

Если вы не нашли ответ на свой вопрос или остались недопонимания, обратитесь за бесплатной консультацией к юристу в чате на нашем сайте

Акт приема-передачи документов
Акт об утрате документов
Акт приема передачи дел при смене директора
Акт приема передачи дел при смене бухгалтера

Источник: https://Dogovory.com/dogovori/2812-akty-priema-peredachi-i-unichtozheniya-dokumentov.html

Почему важно составлять акт об уничтожении

Вне зависимости от того, планируется изъятие из архива бухгалтерских или организационных бумаг, очень важно вовремя составить акт об уничтожении документов.

Это связано с тем, что в случае выездной проверки или обычного запроса от налоговой, к примеру, у компании может не оказаться ни самого документа, ни подтверждения его утилизации.

В таком случае сотрудники госоргана сочтут, что информация есть в наличии, но просто-напросто удерживается. А это недопустимо по закону и может привести к конфликтам или возбуждению административного разбирательства.

Также составление акта об уничтожении гарантирует законность и корректность списания.

Ведь для этого необходимо собрать новую или созвать уже существующую экспертную комиссию, состоящую из сотрудников различных отделов и руководства.

Она подробнейшим образом разберёт ситуацию с каждой отдельно взятой бумагой и точно определит её ценность для текущих дел фирмы. Затем документация будет пересортирована, и устаревшие бумаги изъяты из архива.

Общие условия хранения

Законодательство требует, чтобы вся документация предприятия сохранялась в течение определённого срока для возможности восстановления данных и проверки деятельности за прошлые периоды. В связи с этим самостоятельная и неправомерная утилизация бумажных или электронных документов может преследоваться по Уголовному кодексу.

Необходимые сроки хранения разнятся в зависимости от типа и принадлежности дела.

Так, например, документы, регулирующие ведение бухгалтерского учёта на предприятии (правила и образец заполнения), должны сохраняться в архиве как минимум 5 лет с момента последнего использования.

«Первичка» же хранится немного меньше 4 года. Существуют некоторые подвиды, которые хранятся и более длительный срок, а также бессрочно сохраняемые бумаги, такие как учредительные документы.

Ответственность за сохранность документов организации несёт генеральный директор, подпись которого проставляется на акте. Поэтому во время отбора документации на списание важно руководствоваться тем утверждением, что уничтожение тех или иных документов это право, а не обязанность сотрудников и юридического лица в целом.

Некоторые важные экземпляры и образцы стоит сохранить, и, в то же время никто не может запретить вам уничтожить отлежавший свой срок хранения документ (например, историю взаиморасчётов с контрагентом за прошлые периода). При смене руководства компании организуется комплексная передача дел и всей имеющейся документации.

Как составляется акт

Изначально стоит заметить, что в ходе работы экспертная комиссия может столкнуться с различными наименованиями акта:

  1. «О выделении к уничтожению…»
  2. «Об уничтожении»
  3. и др.

Смысл от этого не меняется, и содержание остаётся прежним. Также важно учесть, что руководитель перед началом процесса обязан издать соответствующий приказ, на основании которого и составляется акт. Форма стандартная. Образец приведён на изображении ниже:

Что же касается второго документа, то его типовая форма достаточно проста: в шапке слева указывается наименование организации, справа — «УТВЕРЖДАЮ, Генеральный директор» и персональные данные руководящего лица.

Ниже указывается дата утверждения. Затем (под реквизитами организации) название акта. Основанием является внутренний приказ руководства (записываем дату и номер).

Затем перечисляются входящие в экспертную комиссию лица и присутствовавшие наблюдатели.

В теле документа указывается второе основание (официальный Перечень управленческих документов и сроков хранения, его дата (от 2000 или 2010 года), кем утверждён). Упоминается, что документы более не представляют никакой исторической ценности и полностью утратили практическое значение.

Сразу под данным текстом размещаем таблицу из 7-8 колонок для регистрации документов:

  1. Порядковый номер в таблице
  2. Название дела или группы документов;
  3. Крайние даты: когда в последний раз был использован, например, в целях налогообложения (для бухгалтерских документов);
  4. Номера описей: если таковые имеются. В противном случае поле под этим заголовком оставляется пустым;
  5. Номенклатурный индекс дела или его номер по описи;
  6. Общее количество единиц на хранении;
  7. Сроки хранения и номер относящейся к делу статьи: установленные законодательно в вышеозначенном Перечне;
  8. Примечания

Пункт «И того» с указанием общего количества единиц для списания и периода выборки документации (например, 2001-2005 год). Информация о председателе и членах комиссии.

Ниже указываем количество дел, общий вес документации, название организации, куда она была передана на переработку, а также номер и дату накладной, по которой проходил обмен. В последней строчке ещё раз указывается Ф.И.

О председателя ЭК, дата и подпись. Аналогично ниже для составителя, заносящего документ в дело.

Это и есть полная инструкция по заполнению акта. Для составления собственного примите во внимание данный образец:

по теме: 

Скачать документ с пустым бланком акта о выделении документов к уничтожению можно по этой .

Источник: https://blanki.mwmoskva.ru/akty/akt-ob-unichtozhenii-dokumentov-blank-obrazec-skachat-besplatno.html

О законе
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: