Какие документы относятся по личному составу. Документы по личному составу. Нужна помощь по изучению какой-либы темы

Содержание
  1. Рекомендации по ведению документации по личному составу: что это, как обеспечить хранение
  2. Как регулировать взаимоотношения между работником и администрацией
  3. Какие документы необходимо вести
  4. Как обеспечить хранение документов
  5. Какие сроки хранения существуют. Уничтожение
  6. Как подготавливать документы
  7. Как формировать дела
  8. Какие 7 документов должны быть в личном деле сотрудника в 2020 г
  9. Список документов, входящих в личное дело сотрудников в 2020 году
  10. Какие документы запрещается хранить в личном деле работника в 2020 году
  11. Какие документы можно хранить в личном деле с согласия сотрудника
  12. Как правильно вести личное дело каждого сотрудника
  13. Какой срок хранения документов в личном деле
  14. Состав документов по личному составу, их виды. Какие бывают приказы по личному составу?
  15. Что входит в состав документов по личному составу
  16. Правила оформления документов по личному составу
  17. Приказы по личному составу
  18. Документы предприятия по личному составу
  19. Оформление личного дела
  20. Личная карточка: как правильно оформить?
  21. Трудовая книжка: оформление и хранение
  22. Оперативное хранение персональных документов
  23. Архивное хранение документов персонала
  24. Уничтожение персональных документов
  25. Перечень документов в личном деле сотрудника
  26. Какие документы входят в личное дело сотрудника
  27. Какие документы нельзя хранить в личном деле работника 2020
  28. Что допускается, но с согласия работника
  29. Как правильно вести
  30. Сколько хранить
  31. Документы по личному составу – Как написать историю своей семьи?
  32. Дореволюции
  33. Женскиедокументы по личному составу
  34. Документыпо личному составу после революции
  35. Списки работников и членов партии
  36. Личноедело
  37. Анкетыответственных работников
  38. Состав личного дела работника
  39. О чем речь
  40. Какие документы должны быть
  41. На что обратить внимание

Рекомендации по ведению документации по личному составу: что это, как обеспечить хранение

Какие документы относятся по личному составу. Документы по личному составу. Нужна помощь по изучению какой-либы темы

Деятельность любой организации — это оформление многих бумаг, в том числе немаловажной является документация по личному составу работников. Как регулируются взаимоотношения между работником и администрацией, какие документы необходимо вести и как обеспечить их хранение, будет подробно рассказано в настоящей статье.

Как регулировать взаимоотношения между работником и администрацией

Документальное оформление отношений между сотрудником и работодателем

Организация делопроизводства, выполненная грамотно, — это не только залог успешной деятельности предприятия, но и облегчение проблем с поисками нужных бумаг. Информация, поступающая на бумажных носителях, требует трепетного и чуткого отношения, причем все должно быть организовано в соответствии с действующими нормативами.

Между сотрудниками организации и непосредственными работодателями существуют взаимоотношения, которые тоже регулируются документально, на эту тему разработаны нормативные и правовые акты. Документация по личному составу работников ведется в большом объеме, она периодически обновляется и актуализируется.

Именно в этих бумагах прописывается, как регулируются отношения между двумя сторонами. Оформление контролируется непосредственным руководством объекта. Порядок ведения устанавливается трудовым законодательством, нормативными актами Пенсионного фонда и иными документами.

Учитывать документацию, касающуюся личного состава работников, должен представитель кадровой службы. Оперативный учет осуществляется на основании первичных документов, в том числе наличия изменений и дополнений. К таковым документам относятся: личные карточки, штатное расписание, ведомости и многое другое.

После приема на работу сотруднику присваивается табельный номер, это необходимо для начисления заработной платы. Если даже работник переходит работать на иную должность, то табельный номер остается тем же самым.

Какие документы необходимо вести

Перечень документации, которую необходимо вести по личному составу, подразделяется на следующие группы:

  1. Документы по укомплектованию штата сотрудниками.
  2. Бумаги, содержащие информацию о передвижении сотрудников по карьерной лестнице.
  3. Нормативные акты, регулирующие выполнение регламента работы, в том числе как исполняется трудовая дисциплина.
  4. Документы, свидетельствующие о прерывании трудовых обязательств по соответствующим причинам.

В организациях по вопросам, касающимся личного состава, ведется множество бумаг, с их помощью несложно регулировать взаимоотношения между сотрудниками предприятия и работодателями.

Первичная документация подразделяется на две составляющие:

  1. Касающаяся кадрового учета.
  2. По учету фактически отработанного времени на производстве и иных данных, без которых невозможно выполнить расчет оплаты труда.

К документации такого плана относится: распорядительные документы, трудовые соглашения, дипломы сотрудников, аттестаты, личные дела и карточки, удостоверения и свидетельства об аттестации сотрудников и многое другое, касающиеся непосредственно работника.

Как обеспечить хранение документов

Порядок хранения документов на предприятии

Далеко не всегда, к сожалению, бумаги хранятся правильно и тенденция к грамотному ведению делопроизводства существенно снижается. На основании статистических данных лишь только пятая часть предприятий и иных организационных структур соблюдают основные правила делопроизводства, несмотря на то, что в обязанности каждого предприятия входит закрепление этих правил нормативной документацией.

Это необходимо для обеспечения взаимодействия с государственными структурами, например, с налоговой инспекцией, с ПФР или соцстрахом. Если документооборот не налажен, это грозит как минимум штрафом для предприятия, а если произойдут более существенные нарушения, то применимы и более серьезные меры наказания.

Документация по личному составу подтверждает трудовой стаж сотрудников, а также является подтверждением для оформления пенсий и иных выплат. Если у работодателя имеются ошибки либо он сознательно занижает доходность работника, то у сотрудника всегда имеется возможность обратиться в суд для решения этих задач.

Все документы у работодателя должны храниться и находится в порядке, это необходимо, чтобы создавалась логическая цепочка исторических сведений о трудовой деятельности работника. Определены довольно большие сроки хранения документации, и это делается не зря.

Терять документацию ни в коем случае нельзя, а содержать необходимо в соответствующих условиях. Руководство и начальник кадровой службы обязаны обеспечивать хранение важных бумаг.

Основополагающие требования по хранению:

  • определение отдельной площади для обеспечения хранения;
  • шкафы с бумагами либо ящики должны запираться на замок;
  • ко всем документам необходимо ограничивать доступ;
  • контроль за доступом к документации конфиденциальной важности.

Дела должны быть прошиты и пронумерованы, а также учтены в делопроизводстве.

Помимо всего прочего, правила сохранность документации, в том числе сроки хранения, прописываются в перечнях отдельных ведомств.

Документы, которые нужно хранить долго, стоит передавать в архив организации по акту, а документы, срок хранения которых небольшой, стоит своевременно уничтожить.

Какие сроки хранения существуют. Уничтожение

Сроки хранения и уничтожение документов

Для определения сроков хранения документов стоит воспользоваться перечнем, созданным по типовому образцу. Этот документ стоит пересматривать с заданной периодичностью и когда это необходимо.

Перечень, изданный в 2010 году, был и остается действующим. Согласно ему, все распорядительные документы хранятся на предприятии в течение 5 лет, но основная их часть хранится на протяжении 75 лет.

Безусловно, сроки хранения всей документации, касающейся личного состава, довольно долгие.

На предприятиях должно быть обеспечено длительное хранение следующих документов:

  1. Распорядительные документы, к таковым относятся приказы и распоряжения, а также постановления правительства.
  2. Списки сотрудников организационной структуры.
  3. Личные карточки, заведенные на каждого работника.
  4. Индивидуальные счета каждого сотрудника.
  5. Табельный учет.
  6. Наряды на выполненные работы.
  7. Трудовые договоры, обязательства и соглашения по видам деятельности.
  8. Протоколы аттестационных комиссий по повышению квалификации сотрудников или присвоению им второй профессии.
  9. Списки по льготным пенсиям и начислениям компенсационных выплат.
  10. Журналы по приему на работу и прекращению трудовых обязательств.

Эти бумаги необходимо хранить на протяжении 75 лет. Для чего это делается? Выполняется это для того, чтобы даже при выходе на заслуженный отдых была возможность урегулировать возникающие спорные ситуации.

Но имеются и такие документы, которые не требуют длительного хранения, к таковым относятся:

  • акт по форме Н-1 (оформляется при несчастном случае) должен храниться на протяжении 45 лет;
  • ведомость по перетарификации хранится 25 лет;
  • протоколы, на основании которых установлены надбавки за выслугу лет, хранятся не менее 15 лет.

Время хранения должно быть четко соблюдено и обеспечивать сохранность необходимо в соответствии с требованиями закона.

По истечении сроков хранения многие документы должны быть уничтожены, это выполняется, чтобы не запутаться в сформированных делах. Уничтожать дела можно самим либо обратиться в иную организацию по решению данного вопроса, главное, чтобы не было секретной документации.

Документы предполагается сжигать или разрезать на мелкие части с использованием технического устройства. Но предварительно следует оформить акт по уничтожению, форма документа произвольная.

В акте следует четко указать, какое количество дел подлежит уничтожению, а также дополнительно взвесить папки. В идеале необходимо, чтобы ответственный за делопроизводство в организации присутствовал при выполнении данной операции, чтобы все соответствовало требованиям конфиденциальности.

Как подготавливать документы

Подготовка и группировка документов

Итак, хранить всю документацию с информацией о личных данных работников необходимо в архиве с ограниченным доступом сотрудников. Сюда передаются все дела о личном составе. Необходимо правильно подготавливать документы на начальном этапе их создания.

За грамотность и своевременное оформление бумаг ответственность возлагается на кадровую службу. Компоновать документы необходимо следующим образом:

  1. Дела заводятся на каждую разновидность документов, то есть отдельно приказы, распоряжения, протоколы, личные карточки и иные.
  2. Каждому делу по отдельности присваивается свой номер учета и обязательно прикладывается опись.
  3. Непременно должно быть обеспечено хранение документации, то есть шкаф либо сейф должен запираться на ключ.
  4. Листки, находящиеся в деле, должны быть подшиты совместно и пронумерованы. Прошивка должна быть скреплена печатью, а также заверяться подписью лица, ответственного за обеспечение хранения.
  5. На папках сшитых бумаг должны быть указаны следующие сведения: даты, длительность хранения и их названия.

Как формировать дела

В личных делах находятся все бумаги, касающиеся трудовой деятельности работника. Такие дела должны быть на каждого работающего в данной организации. Но на практике встречаются случаи, когда работники отдела кадров заводят такие дела лишь на руководящий состав, а это является крайне неверным решением.

Источник: https://naimtruda.com/otnoshen/dokumentatsiya-po-lichnomu-sostavu-eto.html

Какие 7 документов должны быть в личном деле сотрудника в 2020 г

Какие документы относятся по личному составу. Документы по личному составу. Нужна помощь по изучению какой-либы темы

Какие документы должны быть в личном деле (далее — ЛД) сотрудника в 2020 году и должен ли кадровик знать, что за бумаги нужно хранить в ЛД работника? Непонимание этих 2, казалось бы, простых вопросов всё чаще становится причиной возникновения конфликтных ситуациях на фирмах. Например, когда сотруднику не выдаются справки при увольнении в полном объёме.

Раскрыть эту тему для Читателей сайта «Юридическая скорая» сегодня согласилась Людмила Ким – практикующий юрист с десятилетним стажем и один из авторов рубрики «Вопрос-ответ».

Под перечнем документов в личном деле сотрудника, как правило, подразумевается список обязательной документации, которая прямо относится к трудовой деятельности определённого работника, предоставляемой им, согласно действующему законодательству РФ или оформляемой на месте работы. Хранится папка с ЛД в отделе кадров работодателя.

При этом, сегодня в большинстве организаций директора самостоятельно ведут ЛД, а поэтому – не всегда владеют полной информацией о содержании пакета бумаг. Стоит отметить, что в этом нет ничего удивительного, ведь в 2020 году закон не обязывает работодателя лично заводить подобные дела, предоставляя это специалистам отдела кадров.

Важно: Также, с 1 января этого года сотрудники Роструда, давая разъяснения по этому поводу, акцентировали внимание на том, что обязанность знать, какие именно документы можно хранить в личном деле работника, а какие нет – прямая обязанность кадровика.

К сожалению, в нашей практике до сих пор встречаются дела, связанные с нарушением данного правила и попытками избежать немалых штрафов за игнорирование данной рекомендации.

Список документов, входящих в личное дело сотрудников в 2020 году

Для того чтобы не нарушать законодательство России каждому работодателю рекомендуется лично ознакомить кадровиком со списком бумаг, которые должны быть в ЛД каждого работника.

Когда используется аккордная оплата труда

В данный перечень документов в 2020 году входят такие основные бумаги как:

  1. трудовой договор, подписанный сотрудником, а также сопутствующие ему дополнительные соглашения (если таковые имеются);
  2. приказы о наложении взысканий или же поощрениях от начальства;
  3. договор об индивидуальной материальной ответственности работника, если его должность предусматривает наличие данного документа;
  4. подписанное работником соглашение о неразглашении сведения, которые являются тайной фирмы;
  5. акты нарушения трудовой дисциплины;
  6. объяснительные, а также докладные записки;
  7. приказ о приёме на работу.

Каждая дополнительная справка подшивается кадровиком в папку в строго хронологическом порядке, после чего он составляет опись документов (это обязательный пункт, несоблюдение которого может привести к штрафным санкциям).

Стоит отметить, что документы, хранящиеся в личном деле сотрудника, для проверки трудовой инспекцией – должны обязательно дополняться подписанным им согласием на обработку его персональных данных.

Какие документы запрещается хранить в личном деле работника в 2020 году

Согласно заявлению сотрудников Роструда, в список запрещённых бумаг, которые нельзя подшивать в личное дело работника входят все документы и их копии, не связанные с трудовой деятельностью гражданина, как, например:

  1. военный билет;
  2. ИНН;
  3. паспорт и копии его страниц;
  4. СНИЛС;
  5. свидетельства о рождении детей и о заключении брака.

Таким образом, наличие всех перечисленных бумаг является прямым нарушением конституционных прав гражданина РФ на неприкосновенность личной/частной жизни. Сбор данной информации без разрешения человека – запрещён!

Кроме этого, хранение перечисленных бумаг нарушает нормы ФЗ №152, принятого 27.07.2006 года и влечёт за собой наказание, а именно – наложение административного штрафа по части 1 статьи 13.

11 КоАП Российской Федерации.

Важно: Cтоит отметить, что в этом случае от наказания работодателя не может спасти даже письменное согласие работника на сбор и обработку его персональных данных!

В последнем аналогичном случае, в котором участвовали юристы сайта «Юридическая скорая» работодатель был оштрафован на 50 000 российских рублей всего лишь за наличие в личном деле сотрудника копии паспорта. Доказать свою правоту в этом случае – практически невозможно.

Какие документы можно хранить в личном деле с согласия сотрудника

Отвечая на вопрос, что должно храниться в личном деле сотрудника в 2020 году, стоит упомянуть и медицинские книжки работников, которые некоторые работодатели хранят в ЛД.

Действительно, если должность сотрудника предполагает его контакт с пищевыми продуктами, детьми или же, например, медикаментами – наниматель, согласно действующему законодательству, имеет право потребовать этот документ.

Однако, его хранение становится возможным исключительно после получения от работника согласия на обработку его персональных данных.

Это же правило касается и следующих документов:

  • аттестационных листов;
  • дипломов, справок и других бумаг об образовании;
  • справок об отсутствии судимости или её наличии;
  • документов о повышении квалификации;
  • характеристик с образовательных заведений, а также прошлых мест работы.

Напомним также, что трудовые книжки работников необходимо хранить отдельно от остальной кадровой документации. В большинстве фирм для этого используются надёжные сейфы, доступ к которым имеют только кадровики.

Как правильно вести личное дело каждого сотрудника

В любом случае, каждый наниматель должен понимать, что ведение личного дела сотрудника – не разовое, но регулярное занятие. Ведь со временем информация и документы в ЛД должны будут обновляться. Делать это можно лишь заручившись письменным заявлением о согласии от самого работника и вносить какие-либо бумаги, впрочем, как и удалять их из дела – кадровик не имеет права!

При этом, выдача рассматриваемого личного дела может быть осуществлена только по приказу руководителя фирмы. Это же правило распространяется и на самого сотрудника, на которого ЛД заведено. Вместе с этим, каждый сотрудник имеет законное право ознакомиться со своим ЛД в любое удобное для него время, но выносить его из кабинета кадровика – только с разрешения нанимателя.

В том случае, если доступ к папке запрашивает сторонняя организация – её сотрудники должны подать на это официальный запрос, а передача документов станет возможной лишь после получения резолюции работодателя и составления акта в 2 экземплярах.

Какой срок хранения документов в личном деле

Итак, после определения списка бумаг, хранящихся в личном деле сотрудника, стоит отметить и тот факт, что так как срок действия каждого документа может отличаться – срок хранения бумаг в личном деле работника определяется для всей папки. Так, на протяжении 3 лет после увольнения сотрудника – они остаются храниться в отделе кадров, после чего передаются на хранение в архив на установленный законом срок.

от эксперта:

Согласно информации, установленной в статье 22.1 ФЗ от 22.10.2004 под номером 125, документы по личному составу могут храниться 50 и даже 75 лет! При этом, срок их хранения зависит в том числе и от даты их заведения/окончания (до 2003 года или после этого).

Важно: Наряду с вышеописанным, стоит отметить, что документы краткосрочного хранения, срок действия которых составляет до 5 лет – не рекомендуется подшивать в личное дело.

Каждое свидетельство, справка или любой другой документ кадровик обязан учитывать в соответствующем журнале, вести который он может в свободной форме. Главное в этом – чтобы совпадали номера в графе данного журнала и на обложке папки.

Уважаемые Читатели нашего сайта, если у Вас остались вопросы по документации – обязательно спросите об этом нашего дежурного юриста, заполнив форму ниже.

Источник: https://law-03.ru/perechen-dokumentov-v-lichnom-dele-sotrudnika/

Состав документов по личному составу, их виды. Какие бывают приказы по личному составу?

Какие документы относятся по личному составу. Документы по личному составу. Нужна помощь по изучению какой-либы темы

Независимо от рода деятельности, любая организация работает с людьми. Юридическое оформление работников необходимо на всех этапах трудовых отношений. В состав документов по личному составу, создаваемых в этих случаях, входит много разного рода бумаг, нормативных актов и персональных данных.

Работодатель обязан не только грамотно вести документы по учету личного состава, но и организовать их хранение, передачу в архив и в необходимых случаях уничтожение. Все эти действия должны соответствовать действующим нормам законодательства.

Что входит в состав документов по личному составу

Все этапы движения сотрудников должны быть в отражены в соответствующих бумагах. В состав документов по личному составу, отражающих движение персонала, входят следующие:

  • документы, связанные с поиском и набором персонала;
  • документы, отражающие текущую деятельность сотрудников;
  • нормативные акты, регламентирующие трудовой процесс и кадровые взаимоотношения;
  • различные приказы по личному составу, как изданные в общей форме, так и унифицированные;
  • документы, включающие личные сведения о работниках;
  • архивные документы по личному составу;
  • документы персонального учета и анкеты;
  • иные виды документов по личному составу.

Правила оформления документов по личному составу

Сотрудники кадровой и секретарской службы предприятия должны помнить о необходимости оформления персональных документов в соответствии с требованиями закона. Правила, прописанные в нормативных актах предприятия, не должны противоречить вышестоящим указаниям.

Правильное оформление документов по личному составу предприятия указано в соответствующей инструкции. В ней с примерами и ссылками должны быть указаны все нюансы фиксации на бумаге работы с персоналом. Этот нормативный акт издается и утверждается руководством организации и носит бессрочный характер.

Персональные документы могут быть оформлены как в электронном, так и в бумажном виде. Если текст пишется от руки, то необходимо следить за аккуратностью почерка и стараться не делать помарок. Любая исправленная ошибка должна быть подтверждена печтью организации и заверена подписью руководителя.

Документы по учету личного состава зачастую носят секретный характер, так как содержат защищенную законом персональную информацию. К работе с ними допускается лишь строго определенный круг специалистов.

Приказы по личному составу

В документах службы персонала выделяют два вида приказов:

  • приказы предприятия по основной деятельности, но касающиеся работы сотрудников;
  • приказы по личному составу фирмы.

Они отличаются способом оформления, порядком утверждения, подписания и издания. Кроме того, с персональными приказами чаще всего работают сотрудники отдела кадров. Там же они и хранятся, отдельно от других документов. Такие приказы входят в состав документов по личному составу организации.

Большая часть личных приказов имеет унифицированные формы. Удобство работы с такими бланками подразумевает их единство для фирмы. Однако обязательное использование стандартизованных бланков предписывается только государственным структурам и бюджетным организациям. Предприятия с иной формой собственности могут не придерживаться этих правил.

Среди персональных приказов чаще всего встречаются следующие:

  • приказы о приеме и увольнении:
  • приказы о перемещении и переводе;
  • командировочные приказы;
  • приказы обо всех видах отпуска;
  • нормативные акты об аттестации, обучении и повышении квалификации и т. д.

Любой приказ по личному составу доводится до сведения того работника, которого он касается. Если сотрудник по каким-либо причинам не подписывает документ, то об этом составляется акт.

Все персональные приказы должны проходить обязательную регистрацию в специальном журнале. При этом им присваивается номер, который говорит о том, что они поставлены на учет и за их исполнением ведется контроль. Копия приказа обязательно подшивается в личное дело, документ-оригинал хранится отдельно в течение года, после чего либо отправляется в архив, либо уничтожается.

Документы предприятия по личному составу

В каждой организации, в зависимости от формы собственности и иных особенностей, будут создаваться различные документы по личному составу предприятия. Их перечень должен быть приведен в инструкции по ведению кадрового делопроизводства.

Чаще всего это:

  • штатное расписание;
  • перечень должностей;
  • трудовые книжки и чистые бланки трудовой книжки;
  • копии персональных документов сотрудников;
  • документы персонального учета и личные дела персонала;
  • должностные и иные инструкции и трудовые договоры работников;
  • приказы или распоряжения, касающиеся сотрудников предприятия по основной деятельности;
  • документы по работе аттестационной комиссии;
  • направления и другие документы на обучение и повышение квалификации;
  • документы об отпусках, переводах и командировках;
  • различные приказы или распоряжения по личному составу;
  • записки, заявления и должностные записки от сотрудников и т. д.

Каждая фирма самостоятельно определяет нужные виды документов по личному составу, а также способ их создания и хранения.

Оформление личного дела

Наиболее важные и полные сведения о сотруднике заносятся в его личное дело. Состав документов и особенности их комплектования определяются каждой организацией самостоятельно и обязательно прописываются в нормативном документе. Можно подшивать копии бумаг как в прямом, так и в обратном порядке либо формировать по группам.

Личные дела могут вестись как на большинство работников организации, так и исключительно на руководителей и ведущих специалистов. Однако на практике большинство организаций предпочитает иметь комплект документов и иных сведений о любом сотруднике, независимо от его должности и статуса.

Категории документов и их копий для хранения в личном деле работника:

  • анкета или личный листок служат для объединения основных биографических сведений;
  • копии документов, удостоверяющих личность и подтверждающих образование и квалификацию, – паспорт, диплом, сертификаты и свидетельства;
  • копия трудовой книжки;
  • заявление о приеме, переводе и другие;
  • копии всех приказов на работника;
  • копия трудового договора;
  • иные персональные документы.

На каждого сотрудника заводится отдельная папка, в которую подшиваются перечисленные документы и их копии. Хранятся личные дела отдельно от других кадровых документов. Они содержат персональные данные, и поэтому не должны быть доступны для посторонних лиц.

Личная карточка: как правильно оформить?

Унифицированная личная карточка сотрудника является обязательной для всех фирм, независимо от формы собственности. Она является базовым документом, предназначенным для учета работников организации.

Личная карточка содержит все основные сведения о работнике. Заполняют ее обычно от руки, но допустимо первичные сведения внести с помощью техники. Ведется личная карточка все время работы сотрудника в организации. При заполнении раздела допускается распечатать и вклеить вкладыш.

При заполнении личной карточки обратите внимание на ссылки кодов. Они указаны справа от тех таблиц, сведения в которых унифицированы. Информация в этих разделах должна соответствовать классификаторам и иным нормативным документам.

Личные карточки будет правильно хранить отдельно от других персональных документов, в сейфе или в металлическом шкафу с замком. Этот документ содержит персональные сведения и подлежат строгому учету. При увольнении работника делается соответствующая запись, и личная карточка оформляется на архивное хранение.

Трудовая книжка: оформление и хранение

Трудовая книжка – это документ, подтверждающий опыт работы, стаж и должности сотрудника. Ее ведение является обязательным для всех. Она заводится при начале трудовой деятельности и в дальнейшем сопровождает человека вплоть до выхода на пенсию.

Обязанность закупать пустые бланки и вкладыши трудовых книжек лежит на бухгалтерии организации. Ее сотрудники хранят их у себя в сейфе и выдают сотрудникам отдела кадров по требованию. Об этом делается запись в соответствующей учетной книге. Администрации не рекомендуется принимать у работников бланки и чистые вкладыши трудовых книжек неизвестного происхождения.

Оформляется трудовая книжка всегда только от руки. Записи делаются шариковой ручкой с синими чернилами. Если произошла ошибка, то ее надо исправить и подтвердить это подписью администрации и печатью организации. Все вносимые сведения должны соответствовать закону и инструкции.

Хранятся трудовые книжки отдельно от других документов, в сейфе. Запрещено выдавать их работникам и тем более третьим лицам. Если сотруднику организации необходимо получить сведения о записях в этом документе, то делается копия всех страниц, потом они прошиваются, и каждая страница заверяется печатью. При увольнении трудовая книжка вручается работнику в тот же день.

Оперативное хранение персональных документов

Правильное хранение документов по личному составу – одна из основных обязанностей работников кадровых служб. Информация, содержащаяся в них, относится к разряду персональной и не подлежит разглашению. Кроме того, храниться и обрабатываться такие документы должны с соблюдениями специальных условий.

До подписания трудового договора с будущего работника в обязательном порядке берется письменное разрешение на обработку персональных данных. Копия этого документа подшивается в личное дело или в отдельную папку.

Все документы, касающиеся личных данных, должны храниться изолированно от общих бумаг. Доступ к ним разрешен только специалистам отдела кадров и первому руководителю организации. Сторонним лицам и организациям личные данные работников разглашать строго запрещено. Исключение составляют судебные и прокурорские органы, обратившиеся с официальным документированным запросом.

Для хранения персональных документов составляют отдельную номенклатуру дел. Папки и коробки с документами располагают в запирающихся шкафах. Желательно изолировать их от прямых солнечных лучей и повышенной температуры. Для большого количества документов целесообразно выделить специальное помещение.

Личные дела, анкеты и личные карточки находятся на оперативном хранении до тех пор, пока организация сотрудничает с конкретным работником. После увольнения они отправляются на архивное хранение.

Приказы по персоналу хранятся в течение года после их издания. Должностные и иные инструкции бессрочны вплоть до их отмены. Штатное расписание, а также график отпусков издаются ежегодно и хранятся в отделе кадров либо в бухгалтерии еще год после завершения действия.

Архивное хранение документов персонала

После окончания срока оперативного хранения данные о персонале отправляются в архив документов по личному составу. Это может быть подразделение организации либо сторонняя, чаще всего государственная, организация.

Перечень документов, подлежащих длительному архивному хранению, следующий:

  • личные дела, анкеты и личные карточки уволившихся работников;
  • невостребованные трудовые книжки и вкладыши;
  • приказы и распоряжения по личному составу с истекшим сроком хранения;
  • журналы по учету движения документов по персоналу;
  • штатное расписание;
  • графики отпусков;
  • иные документы, необходимость хранения которых предусмотрена законодательством либо комиссией.

Документы в архив оформляет сотрудник отдела кадров либо секретарь. Длительно хранить дела и другие бумаги можно как в самой организации, так и по договору в специализированном учреждении.

Документы в папке для длительного хранения формируются по дате, начиная от самой ранней. Следует внимательно следить за физической сохранностью бумаги и, если необходимо, сделать и заверить копию. Все листы дела нумеруются и прошиваются, после чего составляется опись.

Папки с документами следует размещать в строгом порядке. В самом помещении надо поддерживать оптимальную температуру и невысокую влажность, а также не допускать попадание прямого солнечного света. Стеллажи следует регулярно очищать от пыли, а комнаты с документами обрабатывать от грызунов и других вредителей.

Уничтожение персональных документов

Несмотря на длительное хранение, документы по личному составу могут быть уничтожены. Перед этой процедурой проходит заседание специальной комиссии, которая коллегиально принимает решение о дальнейшей судьбе персональных документов.

Уничтожение всегда происходит строго по описи, в присутствии всех членов комиссии. Это может быть сжигание, уничтожение методом измельчения, прессование и другие способы.

Состав персональных документов многолик и разнообразен. Работникам кадровых служб и руководству предприятий следует знать, как их правильно оформлять, хранить и уничтожать.

Источник: https://FB.ru/article/239787/sostav-dokumentov-po-lichnomu-sostavu-ih-vidyi-kakie-byivayut-prikazyi-po-lichnomu-sostavu

Перечень документов в личном деле сотрудника

Какие документы относятся по личному составу. Документы по личному составу. Нужна помощь по изучению какой-либы темы

Перечень документов в личном деле сотрудника — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров.

Во многих организациях кадровики ведут личные дела сотрудников; какие документы необходимы, они не всегда знают. И это неудивительно, ведь закон не обязывает заводить их в принципе. Значит, это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, его сотрудники сами решают, какие бумаги запрашивать.

Но такое мнение ошибочно. Кадровик обязан знать, какие документы можно хранить в личном деле работника с 01.01.2019. Точнее, Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2017 года. Но на практике все еще нередки нарушения, и чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.

Какие документы входят в личное дело сотрудника

Во избежание нарушения закона отдел кадров имеет право хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. К ним относятся:

Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.

Документы в личном деле работника для проверки трудовой инспекцией без проблем должны дополняться согласием на обработку персональных данных. Также обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.

Какие документы нельзя хранить в личном деле работника 2020

В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью. Проще запомнить так: не храним даже копий того, что выдают госорганы:

  • страницы паспортов;
  • свидетельства о присвоении ИНН;
  • карточки СНИЛС;
  • свидетельства о браке и рождении детей;
  • военные билеты.

Наличие их в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Сбор такой информации без согласия человека запрещен.

Кроме того, их хранение нарушает нормы Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006. За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Что допускается, но с согласия работника

Задаваясь вопросом, что должно храниться в личном деле сотрудника 2020, нельзя не упомянуть медицинские книжки, хотя они в личном деле и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.

То же самое касается документов:

  • об образовании;
  • о повышении квалификации;
  • об отсутствии судимости;
  • аттестационных листов;
  • характеристик с прошлых мест работы.

Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Как правило, под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик.

Как правильно вести

Нужно понимать, заводя личное дело сотрудника, что должно быть в 2020 году в его составе. Однако сформировать его один раз и навсегда не получится. Информацию нужно своевременно обновлять.

А делать это можно только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить права не имеет.

Выдавать дело кому-либо отдел кадров может только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами заинтересованное лицо может в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.

Если сторонняя организация намерена получить папку для просмотра, она должна подать официальный запрос. Передачу осуществить можно после получения резолюции руководителя и с составлением акта в двух экземплярах.

Сколько хранить

Мы выяснили, какие документы хранятся в личном деле сотрудника. И очевидно, что срок их хранения может отличаться. Поэтому установлен свой срок для всей папки в целом. Сначала в течение трех лет после увольнения они остаются в отделе кадров. Потом можно передать их в архив на законодательно закрепленный срок.

В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года).

Однако бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется.

В целом желательно, чтобы в соответствующем внутреннем локальном акте было указано, какие из них и зачем компания намерена хранить.

Все имеющиеся документы отдел кадров должен учитывать в журнале. Вести его можно в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.

Источник: https://ppt.ru/art/kadri/dokumenti-v-lichnom-dele

Документы по личному составу – Как написать историю своей семьи?

Какие документы относятся по личному составу. Документы по личному составу. Нужна помощь по изучению какой-либы темы

Документы по личному составу – важнейший генеалогический источник, из которого можно узнать подробности жизни вашего предка и дополнить ими родословную книгу.

Дореволюции

Информация о ваших предках может храниться вследующих видах документов.

  1. На каждого сотрудника (речь идет о городском населении) заводилось личное дело при трудоустройстве.
  2. Зарплатные ведомости, книги расчетов с мастеровыми (велись на заводах), лицевые счета.
  3. Приказы по предприятию, в том числе о приеме на работу, награждению, переводу, увольнению.
  4. Разные списки (например, пожертвования на вооружении армии в период войн, на строительство храма, на содержание семей погибших при чрезвычайных ситуациях и т.д.)
  5. Долговые расписки, когда предприятие давало работнику ссуду на строительство дома или иные нужды.

Архивная справка со сведениями из книги учета личных счетов мастеровых Златоустовского завода 1815 год

Женскиедокументы по личному составу

Отличительная особенность дореволюционных документов — оформление только на мужчин.

Женщины упоминались только в качестве жен и дочерей,когда требовалось указать состав семьи.

Были и другие случаи.

  • Документы о получении пенсии или выплаты за умершего мужа (справка в личном деле умершего супруга, приказ по предприятию)
  • При поступлении на учебу в гимназию (личное дело гимназиста, приказ и распоряжения по учебному заведению).
  • Желтый билет. Выдавался девушкам, жившим в публичных домах. Он заменял паспорт и медицинскую книжку, кроме того являлся разрешением на работу.

Свидетельство об окончании курсов учения в Беличанском одноклассном начальном народном училище в 1913 году (женские курсы)

Читайте интересные семейные истории на канале Яндекс Дзен

Документыпо личному составу после революции

После революции в отношении женщин ситуацияизменилась. Причина тому – массовая гибель мужчин во время боевых действий.

Женщины тоже стали устраиваться на работу, а потому на них стали массово заводиться анкеты, личные дела и прочее.

Списки работников и членов партии

Список участников съезда членов партии 1927 года, указаны подробные личные сведения. Документы по личному составу

В списке участников съезда членов партии 1927 года, указаны следующие личные сведения.

  • ФИО,
  • Пол,
  • год рождения,
  • социальное положение,
  • Национальность,
  • Союзный стаж,
  • Партийный стаж,
  • Стаж активной работы,
  • Масштаб союзной работы,
  • В который раз выбирается в состав этого комитета,
  • Где и в качестве кого работал до этого съезда,
  • Где и в качестве кого работает в данный момент,

Личноедело

Как и в наши дни, на каждого сотрудника заводилосьличное дело с основными сведениями. Работодателю было важно знать всюподноготную работника, чтобы не иметь проблем с законом.

  1. Основную биографическую информацию (ФИО, возраст или дату рождения, место рождения и фактический адрес проживания, национальность и гражданство)
  2. Состав семьи, где обычно указан возраст всех членов семьи, указано количество иждивенцев.
  3. Послужной список (места и сроки работы, награды, взыскания).
  4. Военная служба, боевые награды, ранения. Указывались боевые операции, в которых человек принимал участие.
  5. Один из разделов послереволюционной анкеты 20-х годов: служба в царской, белой, красной, зеленой армии, участие в революционных действиях.
  6. Основные документы человека: метрические выписки о рождении, бракосочетании, прошения о поступлении на службу, переводе, отпуске, увольнении. Аттестат об образовании.
  7. Автобиография.
  8. Характеристика на работника.

Список комсомольцев-активистов Новгородского уездной партийной организации. Указаны не только анкетные биографические данные, но и характеристика.

Анкетыответственных работников

Анкеты ответственных партийных работников заводилисьна каждого сотрудника в советский период. Она немного отличалась от анкетыкандидата в члена партии раннего периода (читать подробнее).

Анкета ответственного работника из личного дела Донова Константина Николаевича, 1920 год . Документы по личному составу

Какие сведения можно узнать из этой анкеты

  • Фамилия, имя отчество.
  • Возраст.
  • Основная профессия.
  • Состав семьи.
  • Национальность.
  • Время вступления в Российскую коммунистическую партию (Большевиков)

Источник: https://yulianovozhilova.ru/doc-lichnyi-sostav/

Состав личного дела работника

Какие документы относятся по личному составу. Документы по личному составу. Нужна помощь по изучению какой-либы темы

В соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2004 № 79, порядок ведения личных дел работников предусматривается для государственных учреждений и распространяется на всех служащих и чиновников. На остальные организации (коммерческие и НКО) такая обязанность не распространяется.

Все юрлица и ИП имеют возможность их не вести или вести по своему желанию. Поскольку сформированные личные дела (ЛД) позволяют наилучшим образом систематизировать кадровые данные организации и дают кадровикам возможность быстро найти любую необходимую информацию, на практике их ведут практически все фирмы.

Удобнее делать это в соответствии с существующими рекомендациями.

О чем речь

Законодательство гласит, что понятие «дело» означает особый способ оформления документа или их совокупности, относящихся к одному вопросу или участку деятельности. В соответствии с подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, это документы, помещенные в отдельную обложку (папку).

Особого регламента по ведению нет (есть только для гос. и муниципальных служащих). Но если компания решила вести персональные дела, придется утвердить соответствующее положение о ведении личных дел работников и регламентировать этот процесс на уровне предприятия.

В этом внутреннем нормативном акте определяется:

  • какие бумаги будут храниться (состав) и с какой целью;
  • порядок ведения;
  • перечень работников, на которых будут оформляться ЛД;
  • порядок доступа к информации;
  • сроки и режим хранения;
  • особенности сдачи в архив или уничтожения после увольнения.

Кроме того, в компании назначается сотрудник, который отвечает за этот процесс.

Какие документы должны быть

Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. В ЛД попадают и те, и другие.

Следует помнить, что копии документов обязательно заверяются в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании).

Отвечая на вопрос, какие документы входят в состав личного дела работника в 2019, отметим, что они делятся на:

  • формируемые в момент устройства человека на работу;
  • возникающие в процессе работы в фирме;
  • документы об увольнении из конкретной компании.

В первую группу входят:

  • резюме, составленное соискателем для вакансии;
  • бланк анкеты работника для личного дела (используется произвольная форма);
  • заявление о приеме на работу;
  • характеристика с предыдущего места работы или рекомендации (если они есть);
  • копии документов с персональными данными физлица (паспортов, ИНН, СНИЛС, военных билетов (для отслуживших военнообязанных лиц и тех, кто еще только подлежит призыву в армию), дипломов);
  • справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
  • справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
  • трудовой договор (оригинал работодателя);
  • приказ о приеме на работу.

Во второй группе будут персональные документы на детей работника (необходимые для выплаты пособий, назначения отпусков и предоставления вычетов по НДФЛ), договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Сюда включают сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении и подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, хранятся:

  • копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
  • объяснительные записки;
  • служебные записки;
  • различные акты и уведомления.

Третья, заключительная, группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении.

На что обратить внимание

Есть несколько ключевых моментов.

Первый и основной — это определить, что должно быть в личном деле сотрудника в 2019 году и с какой целью документы туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много. Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то персональные дела становятся многотомными в пересчете на одного сотрудника. Это усложняет работу, да и ни к чему.

В работе с личным делом очень важно помнить, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора этой информации (пункт 2 статьи 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152 (ред. от 29.07.2017) «О персональных данных»).

Источник: https://clubtk.ru/sostav-lichnogo-dela-rabotnika

О законе
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: