Лист согласования к договору. Работа с договорами: делопроизводственные нюансы

Содержание
  1. Лист согласования материалов с заказчиком. Работа с договорами: делопроизводственные нюансы
  2. Зачем нужен лист согласования
  3. Типы листа согласования
  4. Порядок заполнения листа согласования
  5. Сроки согласования
  6. Кто составляет документ
  7. На что обратить внимание при составлении листа
  8. Основные нюансы при оформлении листа
  9. Лист согласования документа образец. Работа с договорами: делопроизводственные нюансы. Регламентирование основных этапов работы с договорами
  10. Лист согласования договора. Работа с договорами: делопроизводственные нюансы. Порядок заполнения листа согласования
  11. В каких случаях требуется лист согласования?
  12. Типы листов согласования
  13. Вывод
  14. Обязательные пункты листа согласования
  15. Внешнее согласование
  16. Создаем регламент договорной работы
  17. Зачем нужен регламент договорной работы
  18. Два подхода работы с договорами в компании
  19. Начинаем работу над договором
  20. Подготовка договоров: этапы и мероприятия
  21. Что должно быть в регламенте договорной работы
  22. Продумайте заранее: 
  23. На что нужно также обратить внимание:
  24.  Что важно юристам:
  25. Основные риски
  26. Как противостоять рискам и бороться с нарушениями: 10 советов
  27. Работа с договорами: делопроизводственные нюансы. Документооборот договоров: мастер-класс Как заполнять лист согласования
  28. Лист согласования договора как зеркало утверждения договора
  29. Формирование листов согласования договоров в электронном виде

Лист согласования материалов с заказчиком. Работа с договорами: делопроизводственные нюансы

Лист согласования к договору. Работа с договорами: делопроизводственные нюансы

Лист согласования договора – это документ, составляющийся уполномоченными лицами договаривающихся сторон, в котором фиксируются замечания и предложения по тексту будущего соглашения.

Лист согласования договора, как правило, разрабатывается сотрудниками юридического отдела предприятия (организации) и является составляющей частью Положения о договорной работе. Документ является собой таблицу, в графы которой вручную вносятся замечания и предложения по тексту договора.

Преимущество листа согласования состоит в том, что согласование договора можно осуществить без экземпляра, принадлежащего контрагенту, поскольку все замечания и предложения, либо их отсутствие, подтверждаются подписями лиц, внесших их.

Лист согласования применяют с целью избежания ситуаций, когда необходимо доказывать, что соглашение было фактически достигнуто на иных условиях, чем те, о которых утверждает контрагент.

Такие ситуации, как правило, возникают, когда сотрудники организации, ответственные за подписание соглашений, стремятся как можно скорее подписать договор, не вникая в его суть.

Лист согласования договора должен содержать следующие данные:

  • предмет согласования. В роли предмета выступает сам договор, дополнительное соглашение к нему, протокол намерений и пр.;
  • полное наименование, а также юридический и фактический адрес контрагента;
  • фамилия, имя, отчество, должность сотрудника, ответственного за подписание договора, данные об инициаторе договора, наименование и реквизиты его отдела, подпись руководящего лица отдела, проинформированного о заключении соглашения;
  • дата составления листа согласования;
  • дата передачи договора на согласование в отделы, персонал которых ответственный за этот процесс, а также сроки, предоставленные каждому из этих отделов согласно Положению о договорной работе;
  • дата возврата договора исполнителю;
  • подписи руководителей отделов, ответственны за согласование.

На практике согласование договора осуществляется по определенному порядку: лицо, руководящее заключением договора, согласовывает договор с руководителем своего отдела (или организации в целом, если такого отдела нет).

Далее соглашение с листом согласования направляется в юридический отдел, сотрудники которого согласовывают договор со структурами, указанными в листе. Согласованный по всем структурам договор направляется обратно в юридический отдел на регистрацию, затем – исполнителю.

Исполнитель, в свою очередь, направляет один экземпляр соглашения контрагенту и он же является ответственным за возврат этого экземпляра, подписанного руководителем или иным уполномоченным лицом контрагента.

Лист согласования договора – это документ, составляющийся уполномоченными лицами договаривающихся сторон, в котором фиксируются замечания и предложения по тексту будущего соглашения.

Лист согласования договора, как правило, разрабатывается сотрудниками юридического отдела предприятия (организации) и является составляющей частью Положения о договорной работе. Документ является собой таблицу, в графы которой вручную вносятся замечания и предложения по тексту договора.

Преимущество листа согласования состоит в том, что согласование договора можно осуществить без экземпляра, принадлежащего контрагенту, поскольку все замечания и предложения, либо их отсутствие, подтверждаются подписями лиц, внесших их.

Лист согласования применяют с целью избежания ситуаций, когда необходимо доказывать, что соглашение было фактически достигнуто на иных условиях, чем те, о которых утверждает контрагент.

Такие ситуации, как правило, возникают, когда сотрудники организации, ответственные за подписание соглашений, стремятся как можно скорее подписать договор, не вникая в его суть.

Лист согласования договора должен содержать следующие данные:

  • предмет согласования. В роли предмета выступает сам договор, дополнительное соглашение к нему, протокол согласования разногласий, протокол намерений и пр.;
  • полное наименование, а также юридический и фактический адрес контрагента;
  • фамилия, имя, отчество, должность сотрудника, ответственного за подписание договора, данные об инициаторе договора, наименование и реквизиты его отдела, подпись руководящего лица отдела, проинформированного о заключении соглашения;
  • дата составления листа согласования;
  • дата передачи договора на согласование в отделы, персонал которых ответственный за этот процесс, а также сроки, предоставленные каждому из этих отделов согласно Положению о договорной работе;
  • дата возврата договора исполнителю;
  • подписи руководителей отделов, ответственны за согласование.

На практике согласование договора осуществляется по определенному порядку: лицо, руководящее заключением договора, согласовывает договор с руководителем своего отдела (или организации в целом, если такого отдела нет).

Далее соглашение с листом согласования направляется в юридический отдел, сотрудники которого согласовывают договор со структурами, указанными в листе. Согласованный по всем структурам договор направляется обратно в юридический отдел на регистрацию, затем – исполнителю.

Исполнитель, в свою очередь, направляет один экземпляр соглашения контрагенту и он же является ответственным за возврат этого экземпляра, подписанного руководителем или иным уполномоченным лицом контрагента.

Составление листа согласования договора происходит перед заключением договора. Это отдельный бланк, в котором прописываются все корректировки и пожелания к документу, регулирующему взаимоотношения между сторонами или их отсутствие, а также фиксируются подписи ответственных за содержание договора лиц.

ФАЙЛЫ

Зачем нужен лист согласования

Как известно, в любой сделке всегда участвуют минимум две стороны. Обычно письменный договор, по которому предстоит работать, предоставляет исполнитель и договор этот, как правило, рамочный (т.е. типовой).

Понятно, что он не всегда может устраивать вторую сторону в полном объеме, причем спорные моменты могут касаться самых разных аспектов: сроков изготовления, формы оплаты, нюансов производства или поставки продукции и т.

д.

Лист согласования в таких случаях – документ незаменимый. Представитель каждого отдела, куда договор поступает на согласование, ставит в нем свои замечания и предложения, которые отвечают требованиям предприятия в том или ином вопросе договорной политики фирмы. Все эти отметки направлены на то, чтобы учесть интересы организации и минимизировать ее риски.

Таким образом, в дальнейшем лист позволяет избежать различных проблем и недоразумений, являясь своего рода «охранной грамотой».

Типы листа согласования

Данный документ может быть:

  • универсальным, т.е. имеющий одинаковую структуру и перечень согласовывающих лиц для всех договоров, заключаемых на предприятии;
  • индивидуальным (в этом случае каждый раз формируется отдельный бланк со списком только тех специалистов, которые должны согласовывать тот или иной тип договора).

Порядок заполнения листа согласования

При поступлении к контрагенту договор проходит все необходимые ступени служебной лестницы, причем как в горизонтальном, так и в вертикальном направлении.
С договором знакомятся:

  • руководитель структурного подразделения, которого договор касается напрямую,
  • юрисконсульт
  • представитель отдела бухгалтерии
  • сотрудник службы безопасности
  • заместитель директора и т.д.

При этом следует учесть, что есть всего два лица, которые договор должны согласовывать всегда и везде – это юрист и бухгалтер.

После согласования со всеми уполномоченными сотрудниками, ответственный за ведение и заключение договора работник вносит в него все необходимые правки и при достижении соответствующего соглашения со второй стороной, документ подписывается руководителем предприятия, регистрируется и исполняется.

Сроки согласования

Период согласования договора в каждом случае индивидуален. Зависит он обычно от возможностей организации и устанавливается в специальном документе — Регламенте по договорной работе, который действует во всех крупных предприятиях.

На практике этот срок обычно не превышает одного месяца.

Кто составляет документ

Документ, как правило, оформляет специалист юридического отдела, т.е. тот сотрудник, в должностные обязанности которого входит контроль за составлением и согласованием договоров.

Если в организации должность юриста или юрисконсульта отсутствует, то формированием и заполнением листа согласования может заниматься любой другой работник, в чьи должностные обязанности включена данная функция или назначенный на это отдельным приказом директора.

К формированию документа следует относиться очень внимательно, поскольку предварительное согласование договора – очень важная задача, которая зачастую, при должном исполнении, позволяет избежать разногласий, споров и конфликтных ситуаций в будущем.

На что обратить внимание при составлении листа

На сегодняшний день унифицированного образца листа согласования договора нет, так что представители предприятий и организаций могут формировать его в произвольном виде или по шаблону, действующему внутри фирмы. При его составлении в плане структуры и содержания важно придерживаться стандартов делопроизводства и правил русского языка.

Вначале документа пишется наименование отдела, в который поступил договор и внутренний номер документа.
Затем идет основная часть:

  • сюда вписывается название компании-контрагента, т.е. той организации, с которой заключается договор, проходящий согласование;
  • коротко обозначается смысл договора.

Следующий раздел обычно состоит в виде таблицы, куда заносятся:

  • порядковый номер и наименование структурного подразделения, в которое поступает договор вместе с листом согласования для ознакомления;
  • должность, фамилия-имя-отчество и подпись ответственного лица;
  • дата согласования;
  • замечания и предложения.

Эта часть документа может быть различной по объему, в зависимости от того, насколько широк круг ответственных за заключаемые договоры лиц.

Под таблицей пишется общая сумма договора, фамилия-имя-отчество представителя контрагента, который ведет договор с той стороны, а также его контактный номер телефона (на случай возникновения различных вопросов).

В завершении следует отметить работника, который ответственен за подписание договора со стороны согласовывающей организации, вписав в лист его должность и ФИО.

Основные нюансы при оформлении листа

Недопустимо пропускать кого-либо из ответственных сотрудников, а тем более подделывать их автографы.

Удостоверять бланк листа согласования при помощи печати или штампа организации не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица имеют право пользоваться штемпельными изделиями только в том случае, если это правило закреплено во внутренних нормативно-правовых актах фирмы.

Лист обычно формируется в единственном экземпляре, но при необходимости к нему могут быть сделаны и дополнительные копии, заверенные ответственным сотрудником.

Источник: https://prodazh.ru/finansy/list-soglasovaniya-materialov-s-zakazchikom-rabota-s-dogovorami-deloproizvodstvennye-nyuansy-formiro/

Лист согласования документа образец. Работа с договорами: делопроизводственные нюансы. Регламентирование основных этапов работы с договорами

Лист согласования к договору. Работа с договорами: делопроизводственные нюансы

Составление листа согласования договора происходит перед заключением договора. Это отдельный бланк, в котором прописываются все корректировки и пожелания к документу, регулирующему взаимоотношения между сторонами или их отсутствие, а также фиксируются подписи ответственных за содержание договора лиц.

ФАЙЛЫ

Лист согласования договора. Работа с договорами: делопроизводственные нюансы. Порядок заполнения листа согласования

Лист согласования к договору. Работа с договорами: делопроизводственные нюансы

Лист согласования составляется в двух случаях: при подготовке организационно-распорядительных документов внутри компании и при разработке проекта договора между двумя компаниями. В статье рассказывается об особенностях и правилах оформления листа согласования.

В каких случаях требуется лист согласования?

Согласование с профильными специалистами сопровождает подготовку каждого организационно-распорядительного документа. При согласовании текст корректируют на основе замечаний, уточнений, дополнений специалистов. Все замечания, сделанные специалистами фиксируются в бланке листа согласования.

Этот вариант договора не всегда устраивает контрагента в полном объеме. Замечания могут вызвать способы производства, формы оплаты, сроки поставки и т. д.

В таких ситуациях лист согласования – незаменимый инструмент по совершенствованию договора.

Представитель каждого структурного подразделения, куда проект договора поступает на обсуждение, оставляет на листе свои комментарии, замечания и предложения.

Типы листов согласования

Листы согласования бывают:

  • универсальные;
  • индивидуальные.

Универсальные листы имеют одинаковую структуру и перечень лиц, которые участвуют в согласовании. Индивидуальные разрабатываются специально для каждого конкретного договора и включают список только тех специалистов, которые принимают участие в разработке данного договора.

Сотрудник, осуществляющий визирование, составляет список замечаний на отдельном листе, подписывает его и прикладывает к проекту. После этого отдел, занимающийся разработкой проекта, рассматривает замечания.

Необходимости в повторном визировании нет, если замечания учтены полностью. Повторное визирование нужно в том случае, если после учета замечаний смысл документа изменился.

Когда процедура согласования документа, имеющего замечания, завершена, автор-составитель проекта фиксирует все сделанные изменения в форме листа согласования.

Лист согласования оформляется следующим образом. Вначале документа пишут название структурного подразделения, которое является разработчиком проекта. Далее следует таблица, состоящая из четырех граф:

  • порядковый номер и название отдела, в который поступает проект вместе с листом согласования для ознакомления;
  • должность, ФИО и подпись ответственного лица;
  • дата согласования;
  • замечания и предложения.

Если подлинник документа, который проходил процедуру согласования, остается в компании, то визы ставятся на обороте последнего листа или на последнем листе под подписью.

Если подлинник документа будет отправлен из компании, то визы ставят на экземплярах документов, которые помещают в дело.

Ниже приведен образец отдельного листа согласования, на котором допускается оформлять визы документа. Такая практика распространена при оформлении распорядительных документов. В случае необходимости, визы могут быть оформлены на каждом листе документа.

Рис. 4. Образец листа согласования к приказу

Согласованию подлежат не только проекты документов, но и проектов договоров. Ниже приведен образец листа согласования договора:

Рис. 5. Образец листа согласования договора

Вывод

Лист согласования составляется в двух случаях: при разработке проекта распорядительного документа и при совместной работе двух сторон над проектом договора. При согласовании документа его текст корректируют на основе замечаний сотрудников, чьей деятельности он касается. В разработке проекта договора лист согласования совершенствует текст соглашения.

Рассматриваемая бумага необходима для редактирования пунктов по ходу имеющихся договоренностей. Образец листа согласования можно скачать бесплатно.

Рассматриваемая бумага необходима сторонам сделки для редактирования пунктов по ходу имеющихся договоренностей. Образец листа согласования – доступен для скачивания по прямой ссылке в соответствующем блоке страницы абсолютно бесплатно.

Бланк можно отредактировать в простейшем редакторе, и применить его в собственной практике правоотношений. Лист согласования это взаимное встречное письменное предложение с конкретными условиями.

В случае утверждения листа согласования, предлагаемый одной стороной образец подписывается вторым контрагентом.

Уникальным отличием этого листа от иных локальных пактов, является возможность редактирования бумаги, внося в нее собственные коррективы, дополнения, точки зрения узких специалистов.

Таким образом, лист согласования могут рассматривать сразу несколько сотрудников предприятия и делать определенные умозаключения в тексте. Как и все правовые акты, лист согласования имеет обязательные пункты. Без них попросту невозможно существование правоотношения сторон.

Указанный правовой пакт создается различными отделами компании, но обязательно согласовывается с руководством.

Обязательные пункты листа согласования

:

  • Название, дата, номер, реквизиты;
  • Ниже возможно указать его принадлежность к основному проекту;
  • Далее в виде таблицы или последовательным изложением вносится суть проекта;
  • Указываются существенные условия сделки;
  • Вносятся данные ответственных лиц и подразделений;
  • Дополнения, замечания, подписи, печати.

После того, как соблюдены все процедуры, лист согласования получает юридическую силу. Необходимо отметить, что пакт может быть именован и другими словами: договор, дополнительное соглашение. Однако, его суть от этого не изменяется. Главным составляющим является содержание, а не наименование. Структура бумаги также может быть различна. Шаблон допустимо создать в виде таблицы, либо прописать пункты последовательным изложением в виде текста. Оба варианта юридически грамотны, если будет соблюден порядок делопроизводства.

Давайте разберемся в том, как оформляется согласование. В каждой организации, конечно, установлены свои варианты и их комбинации. Мы же постараемся показать возможные.

Внешнее согласование

Источник: https://www.car-ville.ru/list-soglasovaniya-dogovora-rabota-s-dogovorami-deloproizvodstvennye-nyuansy-poryadok-zapolneniya-lis/

Создаем регламент договорной работы

Лист согласования к договору. Работа с договорами: делопроизводственные нюансы

Регламент нужен, чтобы построить договорную работу в организации, а также по возможности сбросить необходимость долгих переговоров и согласований (это самая непродуктивная и рутинная часть работы). 

Зачем нужен регламент договорной работы

Договорную работу нужно сформировать как бизнес-процесс: обеспечить ее эффективность, скорость принятия решений, взаимодействие всех заинтересованных лиц. В итоге должен получиться структурированный, продуманный результат — договор, который приносит экономические выгоды и страхует от рисков. Для этого нужен регламент договорной работы, который поможет: 

  1. Организовать бизнес-процессы договорной деятельности.

  2. Оптимизировать сроки выполнения процедур составления и согласования договоров.

  3. Улучшит качество подготовки договоров.

  4. Снизит правовые риски.

  5. Организует защиту интересов.

  6. Повысит прозрачность деятельности и процессов принятия управленческих решений.

Два подхода работы с договорами в компании

Работу с договорами в организации можно вести двумя способами:

  1. Централизованный подход подразумевает наличие специального структурного подразделения или рабочей группы, которая занимается договорами. Задача исполнителя — доставить проект договора в этот отдел, а согласованием, учетом и хранением занимаются специалисты. 

  2. Децентрализованный подход предполагает, что каждый исполнитель ведет свои договоры самостоятельно. Даже если в компании практикуется такой подход, хранить все оригинальные экземпляры договоров нужно в одном месте: у секретаря, юриста или в канцелярии.

Чтобы договорная работа проходила без ошибок, нужно внедрить в компании единые правила подготовки и заключения договоров.

Когда есть система — становится неважно, кто занимается договором, потому что сотрудники следуют четкой пошаговой инструкции. Не забудьте разделить зоны ответственности структурных подразделений и сотрудников.

Юристы, производственники, финансисты, руководители захотят добавить в договор пункты, важные для них. 

Координируйте действия всех сотрудников и руководства на каждом этапе движения договора. Работу над договором всех заинтересованных подразделений должен контролировать один исполнитель. Желательно, чтобы это был коммуникабельный и уравновешенный человек.

Зафиксируйте общие правила документально:

  • В едином документе.
  • В нескольких связанных между собой локальных актах.
  • В отдельных документах, регулирующих отдельные этапы: положение о претензионно-исковой работе, порядок проверки контрагентов.
  • В отчетности об исполнении договора указывайте, эффективен ли он, какие появляются проблемы. Этот опыт поможет при разработке следующих договоров. 

Начинаем работу над договором

Работа над договором начинается с переговоров с клиентами, контрагентами. Из обсуждений становится ясно, когда пора готовиться к сделке и начинать работать с проектом документа. 

Сначала он отправляется на согласование — как с внутренними, так и с внешними клиентами (партнерами). Далее проходит этап подписания и, наконец, начинается этап исполнения. В процессе договор где-то должен храниться, но к нему нужно открыть доступ и проследить, что у всех заинтересованных сторон есть копии документа. 

Если стоит вопрос о завершении короткой сделки или длящихся отношений, нужно продумать процедуру продления, подписания дополнительных соглашений. 

Подготовка договоров: этапы и мероприятия

Схематично алгоритм действий по подготовке договоров выглядит так:

создание договора сотрудником — согласование договора с юристом — согласование договора с другими сотрудниками — подписание договора руководителем предприятия — регистрация договора — отсылка копии договора партнеру

Конечно, в реальности схема будет гораздо сложнее с учетом всех замечаний.

Оптимальным решением будет выбрать способ заключения договора (например, заключить его с контрагентом напрямую или устроить конкурсную систему отбора партнера), разработать структуру договорных отношений (права, обязанности, ответственность). Потом подготовить текст и подтверждающие документы.

Не забудьте утвердить ответственных за исполнение договора. 

После сбора всех пожеланий вносятся изменения, утверждается окончательная редакция и договор подписывают. 

Следующий этап — отслеживание исполнения договорных обязательств. Ответственные проводят инструктаж работников, участвующих в исполнении договорных обязательств, и разрабатывают меры по улучшению договорных отношений. 

Что должно быть в регламенте договорной работы

В регламент договорной работы обязательно включают аспекты: 

  1. Порядок подготовки проектов договоров.

  2. Процедуры проверки контрагентов.

  3. Согласование условий с заинтересованными сотрудниками.

  4. Согласование договоров с контрагентами.

  5. Порядок подписания договоров уполномоченными лицами.

  6. Организацию исполнения договоров.

  7. Контроль за исполнением договоров.

  8. Порядок претензионно-исковой работы.

  9. Хранение и архивирование.

Продумайте заранее: 

  1. Формат, в котором предоставляется проект договора для согласования. Например, для предварительного рассмотрения договор может быть передан в юридический отдел и другим подразделениям по электронной почте.

  2. Кто несет ответственность за проверку контрагента и полномочий лиц, подписывающих договор.

  3. Правила визирования договоров начальника юридического отдела и порядок исправления договора после замечаний юристов.

  4. Сроки рассмотрения договоров юридическим отделом.

  5. Порядок согласования договора с другими заинтересованными отделами. 

  6. Порядок обсуждения договоров, которые содержат сведения, относящиеся к коммерческой тайне.

  7. Как поступать с договорами, по которым не было принято общее решение (например, юристы не могут одобрить, а контрагент отказывается менять текст). 

  8. Порядок внесения договоров в реестр договоров. 

На что нужно также обратить внимание:

  1. Учесть особенности и условия работы компании.

  2. Определить перечень и функции подразделений предприятия, ведущих договорную работу.

  3. Установить содержание выполняемых при этом действий, порядок и сроки их осуществления.

  4. Закрепить схемы подготовки договорной документации и учета исполнения договоров. 

  5. Предусмотреть ответственность конкретных работников, их права и обязанности.

 Что важно юристам:

  1. Обеспечить соблюдение требований действующего законодательства, учет актуальной судебной практики. 

  2. Обеспечить соответствие договора интересам компании.

  3. Проверить правоспособность и легитимность контрагента.

  4. Составить исчерпывающий перечень дополнительных документов.

  5. Подтвердить исполнение договора.

  6. Предусмотреть риски.

  7. Продумать гарантии защиты прав и интересов компании.

  8. Определить возможности и алгоритмы формирования доказательств в случае невыполнения партнером своих обязательств.

Основные риски

9 распространенных рисков, с которыми вы можете столкнуться при подготовке договоров:

  1. Заключение договора с проблемными контрагентами.

  2. Наступление неблагоприятных последствий, вызванных недостатками договора.

  3. Превышение полномочий лиц, подписавших договор.

  4. Истечение срока полномочий.

  5. Изъяны в доверенности.

  6. Отсутствие лицензий и других специальных разрешений на осуществление деятельности.

  7. Потеря документов в процессе согласования исполнения.

  8. Затягивание сроков согласования договорных документов. 

  9. Нарушение сроков и этапов исполнения договора. 

Как противостоять рискам и бороться с нарушениями: 10 советов

Чтобы минимизировать угрозы, которые исходят от недобросовестных контрагентов или невнимательных сотрудников, следуйте этим правилам:

  1. Анализируйте бизнес-процессы и методы работы компании: выявляйте проблемы, основания для судебных споров, организуйте претензионную работу.

  2. Разработайте формы договоров и отчетной документации.

  3. Разработайте алгоритм договорного документооборота с учетом задач по созданию, корректировке, заключению и исполнению договоров.

  4. Определите участки ответственности и компетенций руководителей, юристов, финансистов, исполнителей. 

  5. Разработайте рабочие и должностные инструкции по договорной работе.

  6. Проводите инструктаж и обучение сотрудников, связанных с договорным документооборотом, Например, на собрании определяйте, что делать с поступившим договором, как решать спорные моменты, на что обращать внимание. 

  7. Внедрите систему оптимизации договорной работы

  8. Проводите аудит — регулярную проверку корректности работы системы, выявляйте проблемы.

  9. Проводите консалтинг и обучение сотрудников.

  10. Помните, что создание, отладка, проверка и совершенствование системы работы с договорной документацией требуют привлечения в договорной отдел квалифицированных юристов.

Статья подготовлена на основе практического курса юриста, тренера-консультанта в сфере права Юлии Межниковой.
Смотрите также. Договорное право: предмет, условия договора

Источник: https://uprav.ru/blog/sozdaem-reglament-dogovornoy-raboty/

Работа с договорами: делопроизводственные нюансы. Документооборот договоров: мастер-класс Как заполнять лист согласования

Лист согласования к договору. Работа с договорами: делопроизводственные нюансы

» Техосмотр, ПТС, СТС » Работа с договорами: делопроизводственные нюансы. Документооборот договоров: мастер-класс Как заполнять лист согласования

Лист согласования договора – это своего рода обходной (или маршрутный) лист договора, его «бегунок». Под листом согласования договора следует понимать внутренний документ, который составляется по утвержденной юридическим отделом табличной форме ответственным менеджером.

Это может быть сотрудник любого бизнес-подразделения: отдела маркетинга, закупок, продаж.

Этот документ необходим для утверждения предоставленной контрагентом, либо составленной внутри компании редакции (проекта) договора, в том числе внесения в него дополнительных правок, замечаний и комментариев.

Лист согласования договора как зеркало утверждения договора

Утверждение, или согласование договора посредством листа осуществляется ответственными сотрудниками, представляющими, как правило, ключевые подразделения компании:

  • юридический отдел
  • финансовый отдел
  • бухгалтерия
  • отдел маркетинга
  • отдел продаж/закупок/коммерческий отдел

Участие юристов и финансистов в согласовании договора и подписи листа является строго обязательным. Юристы проводят правовую экспертизу и оценивают правовые риски, а финансисты оценивают, прежде всего, проходит ли договор по бюджету.

Следует различать лист согласования и протокол разногласий к договору. Если в первом случае целью документа является фиксация перечня исправлений внутри компаний, то цель протокола разногласий заключается в анализе изначального проекта, представленного контрагентом, и финальной версии, согласованной с помощью листа согласования договора.

Договор с протоколом разногласий и листом согласования к нему возвращается организацией, контрагенту, который предоставил свой первоначальный вариант договора.

Если протокол разногласий подписан сторонами договора, то существенные условия договора действуют в редакции протокола разногласий, который становится в этом случае неотъемлемой частью договора, приложением к нему.

После того как инициировавшее заключение договора бизнес-подразделение компании выделяет ответственного за согласование сотрудника, он должен распечатать пустой бланк согласования, приложить его к первоначальной версии договора, определить, с кем данный договор следует согласовать (т.е. маршрут согласования), и начать физический обход согласующих лиц по маршруту. Соответствие различных видов договоров маршрутам согласования (или одному-единственному маршруту) должно быть установлено в Положении (Регламенте) о договорной работе .

Как показывает практика, зачастую все договоры проходят по одному и тому же маршруту:

Финансисты > Юристы > Бухгалтерия > Коммерческий отдел

Однако в ряде случаев, маршруты, т.е. состав подразделений и согласующих сотрудников, а также последовательность прохождения договора по ним, могут различаться в зависимости от условий (параметров) договора: вид договора, сумма (цена) договора, контрагент и т.д.

После того как лист согласования соберет замечания и визы всех согласующих, ответственный сотрудник определяет, согласован он или нет, а также, в случае необходимости, вносит (после согласования с контрагентом) необходимые исправления в текст договора, если этот вопрос является принципиальным.

Именно так выглядит «ручное» прохождение листа согласования по согласующим, если этот процесс никак не автоматизирован.

Формирование листов согласования договоров в электронном виде

С помощью программы «Юрайт: Согласования и договоры» Вы легко можете сформировать и распечатать лист согласования к любому договору, который будет содержать:

  • Предмет согласования – конкретный договор или иной документ, который согласуется
  • ФИО и должность согласующего сотрудника
  • внесенных правок (при их наличии)
  • Дата и время начала/окончания согласования договора
  • Результат согласования: согласовано, отклонено итд.
  • Подпись (виза) согласующего лица, которой утверждается результат рассмотрения договора

Формирование и заполнение листа согласования полностью автоматизировано, поскольку является одним из элементов системы электронного согласования договоров и документов , реализованных в программе Юрайт.

Образец листа согласования договора, формируемого с помощью программы «Юрайт», выглядит следующим образом:

Придать юридическую силу и значимость визирования договора с отражением в листе согласования, Вы сможете, подключив в программе Юрайт в дальнейшем компоненту Электронной подписи (ЭЦП).

Лист согласования договора – это документ, составляющийся уполномоченными лицами договаривающихся сторон, в котором фиксируются замечания и предложения по тексту будущего соглашения.

Лист согласования договора, как правило, разрабатывается сотрудниками юридического отдела предприятия (организации) и является составляющей частью Положения о договорной работе. Документ является собой таблицу, в графы которой вручную вносятся замечания и предложения по тексту договора.

Преимущество листа согласования состоит в том, что согласование договора можно осуществить без экземпляра, принадлежащего контрагенту, поскольку все замечания и предложения, либо их отсутствие, подтверждаются подписями лиц, внесших их.

Лист согласования применяют с целью избежания ситуаций, когда необходимо доказывать, что соглашение было фактически достигнуто на иных условиях, чем те, о которых утверждает контрагент.

Такие ситуации, как правило, возникают, когда сотрудники организации, ответственные за подписание соглашений, стремятся как можно скорее подписать договор, не вникая в его суть.

Лист согласования договора должен содержать следующие данные:

  • предмет согласования. В роли предмета выступает сам договор, дополнительное соглашение к нему, протокол намерений и пр.;
  • полное наименование, а также юридический и фактический адрес контрагента;
  • фамилия, имя, отчество, должность сотрудника, ответственного за подписание договора, данные об инициаторе договора, наименование и реквизиты его отдела, подпись руководящего лица отдела, проинформированного о заключении соглашения;
  • дата составления листа согласования;
  • дата передачи договора на согласование в отделы, персонал которых ответственный за этот процесс, а также сроки, предоставленные каждому из этих отделов согласно Положению о договорной работе;
  • дата возврата договора исполнителю;
  • подписи руководителей отделов, ответственны за согласование.

На практике согласование договора осуществляется по определенному порядку: лицо, руководящее заключением договора, согласовывает договор с руководителем своего отдела (или организации в целом, если такого отдела нет).

Далее соглашение с листом согласования направляется в юридический отдел, сотрудники которого согласовывают договор со структурами, указанными в листе. Согласованный по всем структурам договор направляется обратно в юридический отдел на регистрацию, затем – исполнителю.

Исполнитель, в свою очередь, направляет один экземпляр соглашения контрагенту и он же является ответственным за возврат этого экземпляра, подписанного руководителем или иным уполномоченным лицом контрагента.

Давайте разберемся в том, как оформляется согласование. В каждой организации, конечно, установлены свои варианты и их комбинации. Мы же постараемся показать возможные.

О законе
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: