Недостача денежных средств в кассе организации. Инвентаризация денежных средств

Как провести инвентаризацию кассы в 2020 году

Недостача денежных средств в кассе организации. Инвентаризация денежных средств

Инвентаризация кассы — это процедура, необходимая как при подготовке к составлению годовой бухгалтерской отчетности, так и в ряде других случаев.

Денежные средства в кассе организации находятся на особом учете, потому что деньги — это наиболее ликвидные активы предприятия и они чаще являются объектом хищения, чем другие виды имущества.

Именно поэтому проводить регулярную инвентаризацию денежных средств в интересах компании. О том, как правильно это сделать, читайте в статье.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Инвентаризация кассы проводится в соответствии с приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении методических указаний…» (Методические указания).

Не забудьте с материально ответственными работниками (МОЛ), которые имеют доступ к денежным средствам и документам, в обязательном порядке заключить договоры о полной материальной ответственности. Если такой договор не заключен, то в случае выявления недостачи организация не сможет удержать с работника сумму ущерба в полном размере (ст. 241–244 Трудового кодекса РФ).

Когда процедура обязательна

Инвентаризация денежных средств в кассе производится:

  • перед тем как составлять годовую бухгалтерскую отчетность (п. 27 Положения о бухучете, приказ Минфина от 29.07.1998 № 34н);
  • перед сменой МОЛ (п. 1.5 Методических указаний);
  • если обнаружены хищения (п. 1.5 Методических указаний);
  • если произошли чрезвычайные ситуации, такие как пожар, авария и т. п. (п. 1.5 Методических указаний);
  • если организация ликвидируется (реорганизуется) (п. 1.5 Методических указаний).

В остальных случаях инвентаризация кассы (2018) осуществляется в те сроки, которые установит руководитель своим приказом.

Порядок и сроки проведения инвентаризации кассы за 5 шагов

Шаг 1. Вначале издается приказ руководителя, в котором определяются:

  • сроки проведения;
  • место проведения;
  • участки и объекты, которые будут проверены;
  • состав инвентаризационной комиссии.

Такое распоряжение можно составить по форме № ИНВ-22 (скачать его унифицированный бланк можно в конце статьи).

Следует помнить, что любое решение — либо использовать унифицированные формы, либо отказаться от них и разработать собственные документы — должно быть закреплено в учетной политике.

Если предприятие достаточно большое и, например, имеет магазины в разных городах, то для одновременного контроля всех касс создаются инвентаризационные комиссии. Комиссия должна состоять не менее чем из двух человек.

В ее состав обязательно включают:

  • представителей руководства организации;
  • бухгалтера;
  • других специалистов.

Недопустимо формировать комиссию только из работников сторонней организации (например, представителей аутсорсинговой компании или аудиторской фирмы).

Работника, ответственного за сохранность денежных средств, в состав комиссии также не включают. Он может только находиться там, где проводится ревизия, наблюдать за ее процессом и подписывать инвентаризационную опись.

Если при проведении мероприятия по контролю отсутствует хотя бы один член комиссии, ее результаты будут признаны недействительными.

Образец заполнения приказа об инвентаризации кассы

Шаг 2. Перед началом ревизии МОЛ обязаны расписаться в акте инвентаризации наличных денег по форме № ИНВ-15. Таким образом они подтвердят, что к началу процедуры вся документация сдана в бухгалтерию.

Шаг 3. Инвентаризация денежных средств в кассе заключается в пересчете денежных купюр, монет и денежных документов. Комиссия пересчитывает деньги и сверяет сумму с остатком по кассовой книге. Если какие-либо приходные и(или) расходные кассовые ордера не отражены в кассовой книге в течение дня, то указанные в них суммы также учитываются при расчете.

Шаг 4. Результаты такого пересчета оформляются в акте, составленном комиссией по форме № ИНВ-15, утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88. Акт распечатывается в двух экземплярах, в них ставят свои подписи все члены комиссии и МОЛ.

В случае проведения проверки при смене МОЛ акт составляется в трех экземплярах:

  1. Экземпляр для бухгалтерии.
  2. Экземпляр для прежнего МОЛ.
  3. Экземпляр для нового МОЛ или лица, временно исполняющего его обязанности.

Шаг 5. Если в ходе проверки были выявлены недостачи и(или) излишки денежных средств, информация об этом обязательно вносится в акт инвентаризации. На его оборотной стороне МОЛ указывает причины выявленных излишков и недостач.

На этом процедуру можно считать завершенной.

Бланк ИНВ-22

Источник: https://ppt.ru/forms/inventarizaciya/inv-15

Образец акта инвентаризации наличных денежных средств по форме ИНВ-15 в 2020 году

Недостача денежных средств в кассе организации. Инвентаризация денежных средств

Когда касса организации подвергается внезапной проверке, ее результаты фиксируются при помощи специального акта, который составляется по форме ИНВ-15. Проверка может быть плановой, например, по приказу руководителя, или внезапной, когда меняется лицо, несущее за кассу материальную ответственность.

Общие положения об инвентаризации

Данная процедура подразумевает проверку наличности, которая хранится в кассе. Ее инициатором могут стать руководители, налоговая инспекция, другие проверяющие органы.

Абсолютно любая организация заинтересована в том, чтобы данная инвентаризация проводилась регулярно. Объясняется это тем, что такие проверки дают возможность вовремя определить недостачу.

Кроме этого, они заставляют кассиров быть максимально дисциплинированными, и не злоупотреблять своими полномочиями.

Как можно догадаться, инвентаризация обязательно проводится в присутствии ответственного лица. Именно так сотрудник будет уверен в том, что проверка выполняется в соответствии с правилами.

(: “Акт инвентаризации наличных денежных средств”)

Когда проводится инвентаризация кассы

Кассы подлежат проверке согласно приказу Минфина. Здесь все зависит от организации и вида проверки. Например, внутреннюю проверку руководитель компании может назначить в любое время. Здесь он имеет право действовать по своему усмотрению.

Если организация подлежит полной проверке со стороны контролирующих органов, например, налоговой инспекции, то проверка может являться внезапной. В некоторых компаниях управленцы составляют планы регулярных проверок.

Но кроме этого, существуют ситуации, при которых законодательство обязывает проводить инвентаризацию:

  • обнаружено, что в кассе наличных больше или меньше положенной суммы;
  • окончание календарного года, когда бухгалтерия должна составить годовой отчет;
  • материально ответственным за кассу становится другой сотрудник;
  • организация полностью прекращает свою деятельность;
  • пожары, наводнения и другие непредвиденные ситуации, после которых необходимо проверить наличность в кассе;
  • в компании была проведена реорганизация, например, смена руководительского состава, присоединение к другой организации.

Однако в большинстве перечисленных ситуаций ответственное лицо может предугадать вероятность проведения проверки. Руководители вправе назначить внезапную инвентаризацию в любое время. Это делается для усиления контроля за наличными средствами.

Возможно, в учете обнаружена ошибка, такая проверка позволит ее выявить. Что касается внеплановой проверки, закон не определяет здесь никаких сроков. Они определяются исключительно руководством.

Но при создании приказа необходимо указать, по какой причине назначена внеплановая инвентаризация.

Кто проводит инвентаризацию кассы в 2020 году

Независимо от того, плановая это проверка или нет, руководитель организации должен издать соответствующий приказ. С его помощью он назначает членов комиссии, которая будет заниматься инвентаризацией.

Обычно создается постоянно действующая комиссия. Однако бывают ситуации, когда в организации нужно выполнить большой объем инвентаризационных работ. В этом случае можно дополнительно создавать рабочие комиссии.

Как правило, в состав проверяющей группы входят:

  • бухгалтерские работники;
  • представители руководства компании;
  • сотрудники внутреннего аудита и работники независимых аудиторских организаций;
  • менеджеры;
  • экономисты;
  • сотрудники службы безопасности компании.

Каждого участника лично утверждает руководитель. Присутствовать при проверке должны все участники проверяющей группы. При отсутствии одного из них проверка будет считаться недействительной. Если в компании не было кадровых перестановок, руководитель имеет право пользоваться тем же приказом о составе проверяющей группы, который издавался в прошлый раз.

Порядок проведения инвентаризации наличных средств в кассе

Как уже было сказано, данная процедура начинается с издания соответствующего приказа со стороны управленца.

Перед тем, как проверяющая группа приступит к выполнению своих обязательств, все операции, проводимые этой кассой, останавливаются.

Кассир или другое материально ответственное лицо должно дать расписку о том, что в кассе отсутствуют неучтенные деньги и наличка, которая не была оприходована. При этом комиссии предъявляются все расходные и приходные документы.

После этого проверяющая группа приступает к непосредственной проверке. Для этого пересчитываются все денежные средства, имеющиеся в кассе на данный момент.

Данная процедура выполняется в присутствии всех членов комиссии и под строгим наблюдением ответственного работника. Сумма, полученная при подсчете, сравнивается с суммой, указанной в документах.

Как можно предположить, результатом проверки может являться один из трех вариантов:

  • выявлен излишек наличных средств;
  • обнаружена недостача;
  • фактическое наличие соответствует сведениям, указанным в документах.

Завершающим этапом инвентаризации является оформление ее результатов. Для этого заполняется соответствующий акт. Количество его экземпляров зависит от конкретной ситуации.

Обычно делается две копии: одна предназначена для бухгалтерии, вторая передается ответственному сотруднику. Если проверка проводилась по причине смены материально ответственного лица, документ делается в трех экземплярах.

После внесения всей необходимой информации в документе свой автограф должен поставить каждый участник проверяющей группы.

Порядок заполнения акта по форме ИНВ-15 при инвентаризации кассы

Как правило, с заполнением унифицированного бланка нет никаких сложностей. Но из-за достаточно большого количества информации некоторые все-таки могут столкнуться с моментами, которые не совсем понятны. Процесс заполнения этой формы можно разделить на три основные части:

1 часть: реквизиты организации и дата проверки

Заполнение документа начинается с самой важной информации, к которой относится дата проведения инвентаризации и сведения о компании. Нужно указать организационно-правовую форму, наименование фирмы и деятельность, которой она занимается. В этой части следует упомянуть о приказе, который и стал основанием для проведения проверки.

2 часть: расписка материально-ответственного лица и данные по результатам проверки

Как говорилось выше, перед проверкой кассир должен дать расписку. Именно так он документально подтверждает, что все расходные и приходные документы были направлены в бухгалтерский отдел. Также ответственное лицо подтверждает, что в кассе находится именно та сумма, которая должны здесь быть. Кассир пишет свою должность, ставит автограф с расшифровкой, указывает дату.

После подсчета денежных средств полученная сумма указывается в соответствующей строке. Кроме денег, инвентаризации могут подлежать чеки, марки и другие ценные бумаги. Все эти средства должны указываться по отдельности. Сумма отмечается не только цифрой, но и прописью.

Ниже присутствует графа, в которой указывается сумма, прописанная в бухгалтерских документах. В идеале эти суммы должны быть идентичны. Однако не исключено, что здесь будут обнаружены расхождения. При наличии излишка или недостачи эти суммы следует указать в соответствующих строках.

3 часть: подписи инвентаризационной комиссии

В этой части указываются все сотрудники, которые проводили проверку. Отмечается председатель комиссии и ее члены. Указываются должности каждого участника проверяющей группы.

В соответствующих строках проставляются автографы с расшифровками. В нижней части документа свою подпись ставит и материально ответственное лицо.

Именно так оно подтверждает, что полностью согласно со сведениями, указанными в документе.

Если в ходе проверки в суммах выявлены расхождения, об этом необходимо дополнительно упомянуть на обратной стороне листа. Здесь отмечается не только факт расхождения, но и прописываются комментарии кассира или другого ответственного сотрудника.

Крайне желательно, чтобы он в своем комментарии объяснил, почему сумма в его кассе не соответствует сумме, указанной в бухгалтерских документах. Ознакомившись с пояснениями, руководитель принимает решение, что делать с недостачей и излишками.

Например, если это недостача, может быть принято решение о том, чтобы взыскать с зарплаты кассира недостающую сумму. Хотя в каждом конкретном случае принимается индивидуальное решение. Оно также должно отображаться на обратной стороне документа.

Эти сведения заверяются печатью компании и автографом ее руководителя.

Скачать бланк и образец

Источник: https://aktinfo.com/inventarizatsii-nalichnyh-denezhnyh-sredstv-po-forme-inv-15/

[ Кейс по УТ 11 ] Инвентаризация наличных денежных средств в кассах предприятия

Недостача денежных средств в кассе организации. Инвентаризация денежных средств

Это достаточно простой функционал, но не знать его неправильно.

Как в результате любой инвентаризации могут образоваться излишки или недостачи. Любое отклонение должно повлиять на финансовый результат.

Как раз такие ситуации и рассмотрим в текущей статье.

Применимость

Статья написана для двух редакций 1С:Управление торговлей – 11.1 и 11.2. Если вы используете эти редакции, отлично – прочтите статью и внедряйте рассмотренный функционал.

Если же Вы планируете начать внедрение УТ 11, то скорее всего будет использоваться более свежая редакция. Интерфейсы и её функционал могут отличаться.

Поэтому, мы рекомендуем пройти курс Практические задачи уровня 1С:Специалист по УТ 11, КА 2 и 1С:ERP 2, это поможет вам избежать ошибок и потери времени / репутации.

Постановка задачи

Компания «Мебель-дизайн» занимается оптовой торговлей мебелью. В компании присутствует один оптовый склад, с которого осуществляется отгрузка товара.

В конце каждого дня ответственный за кассу сотрудник производит инвентаризацию наличных денежных средств в кассе.

В случае расхождений фактической суммы денежных средств с учетной суммой разница распределяется на доходы или расходы подразделения, в зависимости от того, если ли излишки или недостача денежных средств.

Все процессы компании отражаются средствами программы «1С:Управление торговлей 11».

Что необходимо получить

Продемонстрировать функционал, позволяющий делать инвентаризацию наличных денежных средств в кассах предприятия средствами программы «1С:Управление торговлей 11».

Решение задачи по инвентаризации денежных средств

Для проведения операций по отражению излишков и недостач наличных денежных средств, выявленных при инвентаризации в кассах организации, в программе «1С:Управление торговлей 11» используется документ «Инвентаризация наличных денежных средств».

Данный документ находится в разделе «Финансы» – «Инвентаризации наличных ДС» (в УТ 11.2 это раздел «Казначейство» – «Инвентаризации наличных ДС»).

Никаких дополнительных настроек в программе для использования данного документа включать не нужно.

Для того чтобы пользователь мог использовать документ «Инвентаризации наличных ДС» в профиле группы доступа должна быть включена роль «Добавление изменение инвентаризаций наличных денежных средств».

Например, в стандартном профиле «Казначей» данная роль установлена.

И так, представим себе ситуацию, что рабочий день на магазине закончился и ответственный сотрудник проводит сверку фактических остатков денежных средств с остатками по учету.

Перейдем в раздел «Финансы» – «Инвентаризации наличных ДС» и нажмем кнопку «Создать».

Так как в нашем кейсе используется только одна организация и одна касса, то поля «Организация» и «Кассовая книга» заполнятся автоматически.

Обратим внимание на два поля «Кассир» и «Руководитель».

Данные поля не обязательные для заполнения, но, например, значение поля «Руководитель» используется в печатной форме «ИНВ-15».

При попытке заполнить данные поля мы увидим, что доступных вариантов для подбора нет.

Для того чтобы указать кассира и руководителя организации перейдем в карточку нашей организации «Мебель-дизайн» в команду панели навигации «Лица с правом подписи».

Создадим две записи «Руководитель» и «Кассир».

Теперь вернемся в наш документ «Инвентаризации наличных ДС» и заполним поля «Кассир» и «Руководитель».

Теперь заполним табличную часть документа.

Заполнить её можно вручную или автоматически.

Для автоматического заполнения нажмем кнопку «Заполнить».

В колонке «Касса» будет указана единственная касса нашей организации.

В колонке «Валюта» – валюта кассы.

В колонке «По учету» будет отображаться учетная сумма денежных средств, что есть в нашей кассе.

В нашем случае это 196 852,00 руб.

Если сформировать отчет «Остатки денежных средств» в разделе «Финансы» – «Отчеты по финансам», то мы увидим, что конечный остаток по отчету такой же как и сумма в документе. Все верно.

В колонке документа «Расхождение» мы видим запись «Недостача, (196 852,00)».

Дело в том, что колонка «По факту» ещё не заполнена и программа считает, что фактические остатки в нашей кассе равны нулю.

Представим себе ситуацию, что при инвентаризации в кассе было обнаружено не 196 852,00 руб., а 198 000,00 руб.

То есть, 1 148 руб. излишков денежных средств (198 000 – 196 852 = 1 148 руб.).

Заполним колонку «По факту». В колонке «Расхождение» автоматически рассчитается информация о том, что фактическая сумма больше за учётную на 1 148 руб.

После этого заполним другие колонки табличной части документа:

  • Статья ДДС – создадим новую статью движения денежных средств, например, как «Инвентаризация ДС» и укажем её в документе.
  • Подразделение – подразделение, где проводилась инвентаризация.

Далее нужно указать статью доходов/расходов.

Поскольку в кассе найдены излишки денежных средств, то это наши доходы. Соответственно в документе нужно указать статью доходов.

Создадим новую статью доходов под названием, например, «Излишки при инвентаризации кассы».

Создать статью можно непосредственно с документа или в разделе «Финансы» – «Настройки и справочники» – «Статьи доходов».

В способе распределения укажем правило распределения «Пропорционально коэффициентам», направление деятельности «Инвентаризация ДС» и коэффициент «1».

Вид аналитики доходов укажем как «Подразделение», поскольку в условии задачи сказано, что расхождения фактической суммы денежных средств с учетной суммой распределяется на доходы или расходы подразделения, в зависимости от того, если ли излишки или недостача денежных средств.

Укажем созданную нами статью в документе «Инвентаризация наличных денежных средств».

В качестве аналитики укажем подразделение «Отдел продаж».

Проведем документ.

Проанализируем движения документа.

Как видим, документ сделал движения с видом «Приход» по регистрах накопления «Прочие доходы» и «Денежные средства (наличные)». То есть, у нас образовались и доходы, и дополнительные денежные средства в кассе организации.

Сформируем повторно отчет «Остатки денежных средств».

Сумма в отчете изменилась на сумму проведенных излишков в кассе. Все верно.

Проанализируем финансовые результаты компании с помощью отчета «Финансовые результаты» в разделе «Финансы» – «Отчеты по финансам».

Отлично! Мы получили доходы по направлению деятельности «Инвентаризация ДС» на сумму, указанную в документе инвентаризации наличных денежных средств.

При необходимости с документа «Инвентаризация наличных денежных средств» можно распечатать регламентированную печатную форму «ИНВ-15».

Заключение

Итак, мы рассмотрели функционал инвентаризации наличных денежных средств в кассах предприятия средствами программы «1С: Управление торговлей 11».

Процесс проведения, как видим, не сложный, а функционал будет полезным ревизорам компании, для того, чтобы быстро проводить инвентаризацию денежных средств и распределять её результаты на финансовые показатели.

PDF-версия статьи для участников группы ВКонтакте

Мы ведем группу ВКонтакте – http://.com/kursypo1c.

Если Вы еще не вступили в группу – сделайте это сейчас и в блоке ниже (на этой странице) появятся ссылка на скачивание материалов.

Ссылка доступна для зарегистрированных пользователей)Ссылка доступна для зарегистрированных пользователей)Ссылка доступна для зарегистрированных пользователей)

Источник: https://xn----1-bedvffifm4g.xn--p1ai/ut11/65-cases/case76/

О законе
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: