Недостача наличных денежных средств отражается бухгалтерской записью. Инвентаризация денежных средств

Содержание
  1. Недостача в кассе: что делать работодателю и работнику, ответственность, взыскание
  2. Как выявляются расхождения фактического и учетного остатка в кассе?
  3. Порядок действий компании при выявлении недостачи в кассе
  4. Как проходит инвентаризация кассы?
  5. Как оформить акт ревизии наличных?
  6. Ответственность виновного лица при выявлении недостачи
  7. Когда кассир может избежать ответственности?
  8. Как взыскать недостачу в кассе с виновного?
  9. Инвентаризация кассы: порядок проведения
  10. В каких случаях проводится инвентаризация кассы?
  11. Кто проводит инвентаризацию кассы?
  12. Порядок проведения инвентаризации кассы
  13. Оформление результатов проведения инвентаризации кассы
  14. Важные правила проведения инвентаризации кассы – образцы документов и таблица с проводками в 2020 году
  15. Пошаговое документальное оформление
  16. Какие документы заполняются
  17. Учет результатов инвентаризации (излишки и недостача)
  18. Обнаружена недостача в кассе: проводки. Как отразить излишки и недостачу
  19. Ценности
  20. Инвентаризация
  21. Особенности
  22. Пересчет бланков
  23. Недостача в кассе: проводки
  24. Отчетность
  25. Проверка операционных касс
  26. Проверка банковских счетов
  27. Инвентаризация денежных средств в кассе: проведение и типичные ошибки
  28. Для чего нужна инвентаризация денежных средств в кассе
  29. Когда необходимо проводить учет денежных средств в кассе
  30. Проведение инвентаризации денежных средств в кассе — пошаговый алгоритм
  31. Шаг 1. Подготовка
  32. Шаг 2. Непосредственно инвентаризация
  33. Шаг 3. Оформление итогов
  34. Типичные ошибки при проведении учета денежных средств в кассе
  35. Отсутствие кого-либо из членов комиссии
  36. Незавершенные операции на момент проверки
  37. Отсутствие подписи и объяснений МОЛ на акте
  38. Отражение в проводках излишков и недостач в кассе
  39. Правила ревизии кассы
  40. Пример кассового отчета
  41. Внеплановая ревизия кассы
  42. Отражение излишков
  43. Пример
  44. Отражение недостач
  45. Примеры

Недостача в кассе: что делать работодателю и работнику, ответственность, взыскание

Недостача наличных денежных средств отражается бухгалтерской записью. Инвентаризация денежных средств

Несоответствие данных кассового учета и суммы фактической наличности периодически возникают во всех компаниях, проводящих операции с деньгами. Это может быть мелкий магазин, торговая точка или крупный супермаркет, торговый центр. Независимо от того, где возникла недостача в кассе для подобных случаев применяется единый порядок действий.

Как выявляются расхождения фактического и учетного остатка в кассе?

Выявить недостачу наличных денег может любое лицо занятое их обслуживанием или пересчетом. В частности, это может произойти:

  • При ежедневном снятии выручки в торговой точке или на месте кассира операциониста;
  • При проверке остатков кассы руководителями или уполномоченными сотрудниками компании;
  • В ходе аудиторской проверки;
  • В процессе проведения инвентаризации.

Обнаружение нехватки наличности в кассе всегда требует тщательного расследования, определения причин этого происшествия и принятия последующих адекватных мер воздействия.

Порядок действий компании при выявлении недостачи в кассе

Если выявлена недостача денежных средств в кассе и это сделано не в ходе инвентаризации, компании необходимо предпринять следующие шаги:

  • Издается приказ о проведении инвентаризации и назначении комиссии для ее осуществления;
  • Проводится пересчет наличности в присутствии ответственного лица;
  • По итогам проверки составляется акт инвентаризации наличных денежных средств;
  • С ним знакомиться кассир и в нем же дает пояснения причин возникших отклонений;
  • Если ответственное лицо отказывается знакомиться под роспись с результатами инвентаризации на это также составляется акт;
  • На основе оформленных итогов инвентаризации определяются виновные в недостаче лица;
  • Принимается решение о взыскании недостающей суммы с виновных лиц;
  • Производится погашение недостачи за счет допустивших ее ответственных лиц.

В случае, когда нехватка наличности обнаруживается в ходе плановой или внезапной инвентаризации, первые 2 этапа будут уже проведены к моменту обнаружения в кассе недостачи.

Как проходит инвентаризация кассы?

Назначенная распоряжением руководителя компании комиссия в указанные в нем сроки проводит инвентаризации кассы в присутствии материально-ответственного лица.

Осуществление проверки без присутствия ответственного работника допустимо только в случаях его отсутствия на работе по уважительной причине, например, болезни.

Тогда к пересчету привлекается другой кассир или субъект, которому передаются под ответственность ценности.

До начала проверочных процедур с материально-ответственного лица берется расписка в том, что он завершил оформление всех приходно-расходных документов, передал их в бухгалтерию. При этом он заверяет подписью, что все принятые ценности им оприходованы, а израсходованные, списаны. Условно процесс инвентаризации состоит из нескольких этапов:

  • Пересчет наличности и ценностей, фактически находящихся в кассе;
  • Сверка полученных данных с записями в кассовой книге;
  • Оформление и подписание участниками акта ревизии наличности в кассе.

Факт недостачи в обязательном порядке должен найти свое отражение в акте.

Акт составляется в 2 экземплярах. Один отправляется в бухгалтерию, а второй остается у кассира на руках.

Как оформить акт ревизии наличных?

Для оформления итогов пересчета наличных денежных средств следует использовать форму № ИНВ-15 (утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88) – скачать бланк. Последовательность его заполнения, следующая:

  • Ответственное лицо заполняет расписку в верхней части о том, что все документы оформлены, средства оприходованы и списаны;
  • Приводятся сумма фактического остатка наличности и ценностей и итоги по данным учета;
  • Если, выявлены излишки или недостачи, ниже указывается их сумма;
  • После этого кассир заполняет раздел для дачи объяснений по причинам, в результате которых образовались отклонения;
  • В нижней части акта директор указывает свое решение по итогам выявленных расхождений

Скачать образец заполненного акта по недостаче

Акт в обязательном порядке подписывается членами комиссии и материально-ответственным лицом, руководитель компании ставит свою подпись под принятым им решением.

Если происходит смена ответственных лиц, то акт составляется в 3 экземплярах: для бухгалтерии и каждому из кассиров.

В случае отказа работника от дачи письменных пояснений по выявленным отклонения комиссия составляет дополнительный акт, в котором фиксируется данный факт. С ним сотрудника тоже необходимо ознакомить под роспись.

Скачать образец заполненного акта об отказе от дачи пояснений

Ответственность виновного лица при выявлении недостачи

В целях применения наказания к лицу, допустившему нехватку наличности в кассе, не играет никакой роли причина, по которой она возникла. Взыскание налагается в случае:

  • Хищения и совершения иных виновных действий с целью личного обогащения;
  • Небрежного исполнения должностных обязанностей;
  • Выдачи лишних денежных средств из кассы по причине невнимательности.

При приеме сотрудника на работу с ним заключается трудовой договор, помимо этого, с кассиром подписывается договор о полной материальной ответственности. В связи с этим к работнику кассы могут быть применены следующие виды ответственности:

  • Дисциплинарная – за ненадлежащее исполнение обязанностей: замечание, выговор или увольнение. При этом обязательно учитывается тяжесть совершенного проступка и степень вины работника;
  • Материальная, на основе соответствующего договора, заключающаяся в возмещении недостающей суммы денежных средств.

За каждый дисциплинарный проступок налагается только одно наказание. Однако недостача в кассе относится к грубым нарушениям обязанностей и допускает применение в том числе и увольнение.

Когда кассир может избежать ответственности?

Лицо не может быть привлечено к возмещению ущерба в ряде ситуаций (ст. 239 ТК РФ). К ним относятся:

  • Чрезвычайные происшествия и обстоятельства непреодолимой силы (стихийные бедствия, пожары);
  • В случае возникновения нормального хозяйственного риска, однако для кассира данное положение слабо применимо;
  • В ситуации крайней необходимости или для необходимой обороны (например, в случае ограбления под угрозой жизни);
  • В случае пренебрежения работодателем созданием необходимых условия для обеспечения сохранности ценностей.

На работодателя прямо возложена обязанность оборудования соответствующих помещений для обеспечения сохранности денежных средств в кассе. В случае их нарушения он не может претендовать на возмещение ущерба.

Как взыскать недостачу в кассе с виновного?

Механизм взыскания с кассира суммы нехватки наличных денежных средств зависит от целого ряда обстоятельств и имеет определенные ограничения. К работнику могут быть применены следующие процедуры по возмещению недостачи:

  • Суммы в пределах среднемесячного заработка сотрудника удерживаются по приказу работодателя без согласования с работником. Однако сумма ежемесячного взыскания не должна превышать 20% от суммы его заработка. Сделать это можно в течение месяца с момента определения окончательной суммы ущерба.
  • При пропуске отведенного для взыскания месячного срока или если сумма недостачи превышает средний заработок за 1 месяц, взыскать ущерб можно в добровольном порядке или через суд. Если сотрудник согласен погасить долг он пишет соответствующее заявление и либо вносит сразу всю сумму, либо с него удерживают ежемесячно не более 20%. При отказе работника возместить ущерб, компания вправе искать справедливости в суде.

Взыскание ущерба право, а не обязанность работодателя и при наличии на то веских оснований он вправе отказаться от претензий к работнику в части возмещения им недостачи (см. удержание недостачи из заработной платы).

Не нашли ответа на свой вопрос? Для того чтобы быстро узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь за бесплатной консультацией к нашему юристу в онлайн-чат справа.

Все обращения граждан принимаются в режиме онлайн. Это быстрый и бесплатный способ получения консультации юриста-эксперта по любым вопросам.

Источник: https://glavny-yurist.ru/nedostacha-denezhnyh-sredstv-v-kasse-chto-delat.html

Инвентаризация кассы: порядок проведения

Недостача наличных денежных средств отражается бухгалтерской записью. Инвентаризация денежных средств

Порядок проведения инвентаризации кассы на территории России установлен Федеральным законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г.

№ 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ», Приказом Минфина РФ от 13.06.

1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

Цель проведения инвентаризации кассы — проверка правильности и реальности текущего учета кассовых операций, выявление ошибок в расчетах, контроль над сохранностью денежных средств и денежных документов в кассе, соблюдение принципа материальной ответственности должностных лиц.

В каких случаях проводится инвентаризация кассы?

Существует два вида инвентаризаций кассы — плановая инвентаризация и внеплановая (внезапная) ревизия кассы.

Плановая инвентаризация кассы осуществляется в случаях, установленных нормативно-правовыми актами, ее сроки и регламент проведения утверждаются заранее в учетной политике и других дополнительных распорядительных документах организации.

Так, обязательно проведение инвентаризации кассы:

  • при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
  • при установлении фактов хищений, злоупотреблений, порчи ценностей;
  • при форс-мажорных обстоятельствах, в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций;
  • при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусмотренных законодательством РФ или нормативными актами Минфина (основание — п. 1.5 Методических указаний № 49).

Внеплановая инвентаризация кассы (ревизия), напротив, проводится внезапно, неожиданно для материально ответственного лица с целью проверки его добросовестности и компетентности. Например, ревизии кассы осуществляется:

  • для усиления системы внутреннего контроля на предприятии;
  • выявления причины возникшей ошибки в учете;
  • по требованию ревизоров, следственных и контрольных органов.

Действующим законодательством не определены сроки проведения внезапной (внеплановой) инвентаризации кассы, поэтому организациями и предпринимателями они определяются самостоятельно. В приказе о внеплановой инвентаризации следует указать причину проведения такой инвентаризации кассы.

Кто проводит инвентаризацию кассы?

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии (основание — п. 2.2 Методических указаний N 49).

Состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель. Документами о составе комиссии могут быть приказ, постановление, распоряжение и т п. (основание — п. 2.3 Методических указаний N 49).

В состав инвентаризационной комиссии включаются:

  • представители администрации организации;
  • работники бухгалтерской службы;
  • представители службы внутреннего аудита или сотрудники независимых аудиторских компаний;
  • сотрудники службы безопасности или другие специалисты компании (экономисты, менеджеры и др.).

Следует иметь в виду, что отсутствие даже одного утвержденного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными (основание — п. 2.3 Методических указаний № 49).

Нормативные документы не обязывают ежегодно переиздавать приказ о составе инвентаризационной комиссии в том случае, если в организации отсутствовали кадровые перестановки.

Порядок проведения инвентаризации кассы

Непосредственно перед началом проведения инвентаризации все кассовые операции прекращаются, комиссии предоставляются последние приходные и расходные кассовые документы.

Материально ответственные лица подтверждают, что все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, все выбывшие средства списаны в расход.

Далее проводится сама инвентаризация кассы, которая включает в себя полный подсчет имеющейся наличности в кассе. Пересчет денег производится под строгим наблюдением всех членов комиссии. Выявленную сумму денежных средств сравнивают с остатками по данным первичных документов и бухгалтерской программы, обязательно проверяются и показатели ККМ.

В то случае, если в организации осуществляются наличные расчеты с применением ККМ, инвентаризация кассы начинается с проверки фактического наличия в операционных кассах контрольно-кассовой техники, при этом должны быть в наличии документы, связанные с приобретением, регистрацией и вводом в эксплуатацию каждой ККМ.

На практике возможны три варианта результата инвентаризации кассы: соответствие данных учета фактическому наличию денежных средств, выявлена недостача, обнаружен излишек денежных средств в кассе.

Оформление результатов проведения инвентаризации кассы

Для оформления результатов инвентаризации денежных средств в кассе, а также разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе могут оформляться «Акт инвентаризации наличных денежных средств» по форме ИНВ-15 и «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности» по форме ИНВ-16.

Результаты проведенной инвентаризации денежных средств в кассе оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй остается у материально ответственного лица.

При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй — материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий — в бухгалтерию.

Для отражения результатов внезапной проверки фактического наличия денежных средств, находящихся в кассе организации или предпринимателя, применяется «Акт о проверке наличных денежных средств кассы» по форме № КМ-9.

Фактический остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными журнала кассира-операциониста, оформляемого по форме № КМ-4.

При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с суммой наличных денежных средств устанавливается причина расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносят в соответствующие графы журнала кассира-операциониста, затем оформляется «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины» по форме  № КМ-1. Применение акта по форме КМ-1 обязательно при использовании ККТ (основание – Письмо ФНС России от 23.06.2014 N ЕД-4-2/11941).

В том случае, если в результате проведения инвентаризации кассы была выявлена недостача, руководителем принимается решение об удержании суммы недостачи с материально ответственного лица или если в недостаче нет вины кассира или она не доказана о списании недостачи за счет средств организации. Решение руководителя отражается на оборотной стороне акта.

Недопустимо хранение личных денежных средств работников в кассе организации, потому что не только недостача, но и излишек денег в кассе является нарушением кассовой дисциплины.

Выявленные в кассе излишки денежных средств должны быть изъяты комиссией, оприходованы и также отражены в акте. Помарки, подчистки и исправления в инвентаризационных описях запрещены (основание — п. 2.

9 Методических указаний № 49).

В бухгалтерском учете результаты инвентаризации кассы в зависимости от ее результата оформляются проводками:

  • Дебет 50 Кредит 91-1 — Выявлена сумма излишка в кассе;
  • Дебет 94 Кредит 50 — Выявлена сумма недостачи в кассе;
  • Дебет 73 Кредит 94 — Выявленная недостача в кассе отнесена на виновных лиц;
  • Дебет 91-2 Кредит 94 — Возмещена (погашена) недостача наличных денежных средств в операционной кассе за счет прочих расходов организации.

В заключении хочется сказать о том, что своевременно проведенная инвентаризация денежных средств в кассе — это прежде всего залог сохранности денежных средств компании, поэтому к процедуре инвентаризации кассы всегда стоит подходить со всей серьезностью и должной основательностью.

Ольга Ульянова,
эксперт по вопросам бухгалтерского, налогового и управленческого учета, финансовый директор и совладелица консалтинговой компании «ЭКВИТИ ОМ» (сервис-паровоз).

Имеет два высших образования — экономическое и юридическое.

Стаж работы в холдинговых структурах, крупных международных компаниях на руководящих позициях (главный бухгалтер, финансовый директор, заместитель генерального директора по бухгалтерскому учету и аудиту, аудитор).

Источник: https://kontur.ru/articles/2458

Важные правила проведения инвентаризации кассы – образцы документов и таблица с проводками в 2020 году

Недостача наличных денежных средств отражается бухгалтерской записью. Инвентаризация денежных средств

> учет денежных средств > Важные правила проведения инвентаризации кассы – образцы документов и таблица с проводками в 2020 году

Инвентаризация наличных денежных средств – обязательная процедура, которая проверяет достоверность учета операций, выявляет ошибки и дает возможность контроля за ценностями в кассе. Определены два вида процедуры: плановая и внеплановая ревизия.

Плановая инвентаризация в отношении наличных денег кассы проводится в соответствии с требованием правовых актов. Внеплановая ревизия должна проводиться в момент, когда этого не ожидает ответственное лицо, что позволит проверить добросовестность и компетентность человека, отвечающего за работу с кассой.

Важно! Проводится инвентаризация специальной комиссией. Если же требуется провести проверку большого объема данных, то созывается несколько комиссий, которые параллельно выполняют свои обязательства.

Состав комиссии:

  • представители администрации организации;
  • работник отдела бухгалтерии;
  • сотрудники, представляющие службу внутреннего аудита, либо приглашенные из сторонних аудиторских компаний;
  • иные сотрудники по уставу компании (в обязательном порядке должен присутствовать сотрудник службы безопасности).

Проводится инвентаризация кассы в следующих ситуациях:

Пошаговое документальное оформление

Оформление документов регулируется «Порядком ведения кассовых операций». Правовой акт должен составляться руководством предприятия, который будет определять порядок реализации проведения процедуры. Обязательное условие – создание комиссии с определенным составом, куда могут входить не только представители компании в независимости от занимаемой должности, но и сторонние специалисты.

Поэтапный пошаговый порядок инвентаризации кассы:

  • Шаг 1. Передача комиссии расходных и приходных документов, на их основе будет проводиться проверка. Случаи поступления или выбывания средств из кассы и передачи документации должны быть подтверждены подписями материально ответственных лиц (кассиров).
  • Шаг 2. Пересчет денежных средств в кассе. Полученная сумма должна соответствовать цифрам из документов. Для получения достоверной и полной информации, также снимаются данные из памяти кассовых аппаратов.
  • Шаг 3. Составление акта инвентаризации ИНВ-15.

Проведенная проверка считается действительной только в том случае, если:

  1. Комиссия присутствовала в полном составе.
  2. Описи и акты предоставляются более чем в двух экземплярах.
  3. При пересчете средств наличных денежных средств должны присутствовать материально ответственные лица.
  4. Акт о проведении инвентаризации ИНВ-15 должен быть подписан всеми лицами, имеющими отношение к процедуре.
  5. Акт ИНВ-15 не должен содержать ошибок, исправлений или неверных данных, в таком случае документ не будет иметь юридической силы.

Вердикт проведенной инвентаризации может быть одним из двух:

  1. Все данные на бумагах и в действительности совпали.
  2. Обнаружены несоответствия в большую или меньшую сторону.

При первом варианте нет необходимости что-либо предпринимать. Если же были найдены лишние деньги, либо недостачи, то потребуется найти причину и устранить последствия. При наличии в кассе лишних денег, они будут учитываться как прочий доход, с которого также придется заплатить налоги в государственную казну. При наличии недостачи ее размер будет выплачиваться ответственным лицом.

Важно! Причины недостачи или излишек должны заноситься в самом акте инвентаризации, но уже на втором листе.

Какие документы заполняются

Законодательство Российской Федерации определяет, что каждая организация должна проводить проверки хозяйственной деятельности компании. Для этого составляется комиссия, ее состав утверждается соответствующими внутренними актами организации.

Инвентаризация кассы сопровождается оформлением следующих документов:

  1. Инвентаризационная опись бланков строгой отчетности и денежных документов. Бумага потребуется для получения итогов проверки документации. Деньги, как и финансовые документы, должны храниться в кассе. Бумаги помогут выявить наличие отличий в указанных данных и фактического наличия средств.
  2. Инвентаризационная опись наличных денежных средств. Документ покажет, есть ли различия в документации и фактическом наличии денег. Если будут найдены какие-либо несоответствия, то все сведения по ним должны предоставляться в бумаге.
  3. Ведомость расхождений по результатам инвентаризации. Оформляется только в том случае, если были найдены несоответствия. Каждый объект учета должен характеризоваться в количественном и стоимостном выражении.
  4. Акт о результатах инвентаризации. Комиссия выносит вердикт, прикрепляя к нему все бумаги, которые помогут составить полноценную картину ситуации.

Учет результатов инвентаризации (излишки и недостача)

Для подведения итогов и вывода, оформляются результаты проверки инвентаризации кассы, составляется «Акт инвентаризации наличных денежных средств». Бланк акта должен оформляться по форме ИНВ-15. Второй составляемый акт «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности», который соответствует форме ИНВ-16.

Образец заполнения ИНВ-15:

Скачать пример заполнения бланка ИНВ-15 – excel.

Оба акты должны иметься минимум в двух экземплярах (один для бухгалтерии, а второй для ответственного за кассу лица), каждый из которых должен быть подписан всеми заинтересованными лицами.

Если ответственных лиц несколько, то для каждого из них составляется отдельный документ. А при передаче кассы от одного лица к другому, потребуется третий экземпляр описи. Если же проверка была внеплановой, то составляется «Акт о проверке наличных денежных средств кассы», применяется форма КМ-9.

При наличии несоответствий данных журнала, необходимо указать размер расхождений, после чего потребуется определить причину. Недостачи и излишки без исключений записываются в журнал кассира, а после и в «Акт о переводе показаний суммирующихся денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины», если используется ККТ.

Если виновным в недостаче оказывается кассир, то с его зарплаты должна быть удержана необходимая сумма для покрытия задолженности. В том случае, если кассир не является виновным, средства списываются с баланса организации. Решение о взыскании принимается руководством.

Важно! Любой кассир не имеет права хранить в кассе сторонние ценности, потому что недостача абсолютно равна по значимости избытку, за что сотрудник или ответственное лицо понесет дисциплинарное наказание.

Таблица с проводками по учету излишков и недостачи

Номер операцииДтКт
1Излишки средств5091/1
2Недостача средств9450
3Списание недостачи на ответственное лицо73/294
4Внесение недостающей суммы в кассу ответственным лицом5073/2
5Удержание недостающих средств из заработной платы ответственного лица для покрытия недостачи7073/2
6Списана сумма недостачи, если суд не назначил взыскания с ответственного лица91/273/3

При правильном проведении инвентаризации, процедура поможет контролировать передвижение денег в кассе. К подобным вопросам руководство должно подходить ответственно и серьезно, так как они помогают вести финансовые дела организации в полном порядке и соответствии законодательству страны.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Источник: https://buhland.ru/inventarizacia-kassy/

Обнаружена недостача в кассе: проводки. Как отразить излишки и недостачу

Недостача наличных денежных средств отражается бухгалтерской записью. Инвентаризация денежных средств

Все кассовые операции периодически подвергаются ревизии с проверкой всех ценностей. Проверку осуществляет инвентаризационная комиссия организации.

Ее члены в присутствии ответственного лица проверяют наличие денег, квитанций на сданные ценности, чековых книжек и бланков строгой отчетности. Выявленные во время проверок несоответствия оформляются бухгалтерскими актами.

Детальнее о том, как констатируется недостача в кассе, проводки, которые необходимо указать в балансе в случае ее выявления, читайте далее.

Ценности

В кассе на предприятии могут находиться денежные средства, платежные документы, ЦБ и бланки строгой отчетности.

К платежным документам относятся не только квитанции, но также марки (почтовые, вексельные и госпошлины), путевки в санатории, авиабилеты и прочие документы.

К бланкам строгой отчетности относятся: квитанции, удостоверения, дипломы, абонементы, билеты, талоны, товарно-сопроводительные документы и др. Материальную ответственность за сохранение денежных документов несет кассир.

Инвентаризация

Порядок осуществления инвентаризации кассы регулируется «Порядком ведения кассы №40», утвержденным Советом директоров ЦБ РФ, и Письмом ЦБ № 18 от 04.10.93 г.

Сроки проведения проверки на предприятии устанавливаются руководителем и закрепляются в приказе. Инвентаризацию осуществляет специально созданная комиссия, в которую входят представители администрации, главный бухгалтер и кассир.

Перед проведением процедуры составляет кассовый отчет. В него включаются все первичные документы, которые должны находиться в кассе. Если при инвентаризации выявляются незакрытые ведомости (по выплате зарплаты), то все невыплаченные суммы приравниваются к наличным деньгам. Отдельно в документе фиксируются выплаченные суммы.

Кассир обязан предоставить расписку о том, что к моменту начала инвентаризации платежные документы сданы в бухгалтерию, а вся наличность оприходована. Это необходимо сделать, чтобы по завершении проверки кассир не заявил о наличии у него платежных документов. Отчет кассира сверяется с информацией в кассовой книге и ордере.

Для сокрытия факта растраты средств часто в качестве документов используются расписки. Но они не могут подтвердить расход средств, так как не составляются по унифицированной форме, не содержат подписи получателя, главного бухгалтера и руководителя.

Если имеют место такие документы, то считается, что при инвентаризации кассы выявлена недостача. Проводка должна быть сделана в балансе на дату проведения проверки. Председатель комиссии визирует все ордера и прикладывает их к отчету.

Этот документ и служит основанием для проведения учетных остатков средств.

Особенности

Во время инвентаризации нужно проконтролировать:

  • не превышал ли остаток наличных средств в кассе установленного лимита;
  • целевое использование средств;
  • соответствие даты проведения сделки в кассе и расходном ордере;
  • обоснованность записей;
  • своевременность возврата на счет остатков невыплаченной зарплаты;
  • корректность оформления документов;
  • наличие подписей директора, главного бухгалтера на незаполненных чеках;
  • факт хранения чековой книжки вне кассы;
  • законность проводимых операций в пределах одной сделки;
  • правильность составления корреспонденции счетов.

Наличие средств в кассе подтверждается полистным пересчетом наличных денег, ценных бумаг и денежных документов. Кассир осуществляет пересчет в присутствии членов комиссии. Деньги просчитываются по каждой купюре отдельно начиная с высшего номинала.

Если имеется большое количество купюр, то составляется опись, в которой указывается номинал и количество купюр. Этот документ подписывается комиссией. Если имеется нехватка денежных средств, значит выявлена недостача в кассе.

Проводка в БУ с использованием счета 50 «Касса» подтверждает этот факт.

Пересчет бланков

Фактическое наличие бланков ЦБ и документов отчетности осуществляется по наименованиям, типам и категориям бланков. Например, акции бывают именные, на предъявителя, процентные и обыкновенные. Во время проверки также фиксируются начальные и конечные номера бланков, их серии и стоимости.

Все эти денежные документы ставятся на учет по результатам инвентаризации в сумме расходов на их приобретение. Остаток бланков определяется исходя из данных кассовой книги или отчета. При выявлении нехватки бланков оформляется недостача в кассе. Бухгалтерские проводки делаются по счетам аналитического и синтетического учета. Примеры оформления подобных операций будут представлены далее.

Недостача в кассе: проводки

На предприятиях учет денежных средств осуществляется по счету 50 «Касса», который имеет три субсчета: 50-1 «Касса предприятия», 50-2 «Касса операционная», 50-3 «Платежные документы». Отдельно учитываются бланки отчетности на одноименном забалансовом счете 006.

Выявленные излишки средств подлежат оприходованию по статье внереализационных доходов. В БУ делается запись ДТ50-1 КТ91-1.

Недостача денежных средств в кассе отражается проводкой с использованием в ДТ счета 94 на сумму фактических расходов. Рассмотрим типовые проводки:

– ДТ94 КТ006 – нехватка бланков.

– ДТ94 КТ50-1(50-3) – недостача денег в кассе.

Проводка ДТ73-2 КТ94 отражает списание недостачи на кассира. Возмещение ущерба с зарплаты сотрудника отражается записью ДТ70(50) КТ73-2.

Как при отсутствии виновного лица отражается недостача в кассе? Проводки:

– ДТ94 КТ50-1 – факт выявления нехватки средств;

– ДТ91-2 КТ94 – сумма недостачи включается в состав внереализационных расходов.

Отчетность

Результаты инвентаризации отражаются в акте по форме № ИНВ-15. В него вносятся объяснения кассира по выявленным нарушениям и резолюция руководства. Отчет составляется в двух экземплярах, подписывается комиссией и доводится до сведения руководства. Один экземпляр остается в бухгалтерии, второй – у кассира.

Проверка операционных касс

Для расчетов с сотрудниками фирмы используются операционные кассы. Порядок их проверки отличается от вышеописанного.

Комиссия в присутствии кассира фиксирует показания счетчиков, которые отражают сумму выручки. Данные сверяются со сданной кассовой лентой. Разница в остатке средств на начало и конец дня отражает дневную сумму выручки. Цифры в кассовой книге, на ленте и на счетчиках должны быть идентичны.

Пересчет наличности осуществляется покупонным способом. Полученный остаток сверяется с учетным. По результатам инвентаризации может быть выявлена недостача денежных средств в кассе. Проводка, которая в таком случае заносится в баланс, выглядит так: ДТ94 КТ50-2.

Проверка банковских счетов

Инвентаризация обязательно проводит перед сдачей годовой отчетности. Поскольку организация может открывать счета в разных банках, то перед проверкой следует детально изучить все банковские договоры, проверить законность и целесообразность открытия счета.

Для обобщения движения средств в безналичной форме в балансе используются счета 51 «банковский счет в рублях» и 52 «Валютные счета». С целью детализации информации можно использовать субсчета 52-1 «Валютный счет в РФ» и 52-2 «Валютный счет за рубежом».

Остаток средств пересчитывается в рубли по официальному курсу дважды: в момент совершения операции и при проведении инвентаризации. При этом появляются курсовые разницы. Положительные значения зачисляются в финансовые результаты на внереализационные доходы.

Отрицательные отражаются в БУ записью ДТ91-2 КТ50.

Инвентаризация осуществляется путем сверки остатков средств по балансу с данными выписок. Дополнительно сравниваются обороты по ДТ и КТ. Во время проверки может быть выявлен излишек и недостача в кассе. Проводки:

– ДТ76-2 КТ51 – выявление ошибочно отнесенных на банковский счет сумм.

– ДТ51 КТ76-2 – поступление платежей.

Вот как осуществляется инвентаризация касс на предприятии.

Источник: https://FB.ru/article/282790/obnarujena-nedostacha-v-kasse-provodki-kak-otrazit-izlishki-i-nedostachu

Инвентаризация денежных средств в кассе: проведение и типичные ошибки

Недостача наличных денежных средств отражается бухгалтерской записью. Инвентаризация денежных средств

Инвентаризация кассовой наличности — обязательная для любого предприятия процедура, последовательность и особенности проведения которой закреплены законодательно. Учет денежных ценностей регулируется отдельными положениями ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете» и некоторыми приказами Минфина за номерами 49 и 34н.

Нужна онлайн-касса? Подберем ККТ для вашего бизнеса за 5 минут.

Оставьте заявку и получите консультацию.

Для чего нужна инвентаризация денежных средств в кассе

функция ревизии — контролирующая. Процедура позволяет проверить, насколько корректно ведется кассовый учет в организации, и удостовериться в сохранности наличности.

Основные цели инвентаризации кассовой наличности:

  1. Определить действительный остаток в кассовом узле. Полученная сумма подлежит сравнению с оборотно-сальдовой ведомостью (далее — ОСВ).
  2. Проверить правильности ведения документации. Оценивается корректность заполнения журналов, книг и ордеров. Также проверяется наличие документов, соответствующих проведенным операциям.
  3. Убедиться, что нет математических ошибок в расчетах. Промежуточные и итоговые значения во всех книгах и журналах должны быть посчитаны верно.

Также проверка позволяет убедиться в соблюдении кассирами и остальными материально-ответственными лицами (далее — МОЛ) своих должностных полномочий и обязанностей.

на наш канал в Яндекс Дзен – Онлайн-касса!
Получай первым горячие новости и лайфхаки!

Когда необходимо проводить учет денежных средств в кассе

За исключение отдельных случаев организация вправе сама решать, как часто проводить проверки кассовых узлов. При этом законодательно оговорены ситуации, когда наличность инвентаризируется в обязательном порядке:

  • перед составлением и подачей годового бухгалтерского отчета;
  • при смене МОЛ;
  • при реорганизации компании в любом виде (смене организационно-правовой формы, слиянии, поглощении, продаже доли и т. д.);
  • в случае ликвидации предприятия или его банкротстве;
  • при обнаружении фактов халатности или хищения денежных ценностей.

В остальных случаях регулярность определяется компанией самостоятельно. Принятая периодичность закрепляется в «Положении об инвентаризации» — документе внутреннего использования, сформированном с учетом законодательных требований. Этот нормативный акт допустимо выпускать как отдельно, так и делать составляющей учетной политики.

Проведение инвентаризации денежных средств в кассе — пошаговый алгоритм

Учет денежных средств в кассе — ответственный и длительный процесс, проводимый в несколько этапов. Ниже дана пошаговая инструкция по инвентаризации наличности, которая позволит корректно организовать ревизию.

Шаг 1. Подготовка

Перед непосредственной инвентаризацией издается приказ об её проведении. В нормативном акте прописывается:

  • дата ревизии — если в компании несколько кассовых узлов, то в приказе прописывается как дата проверки конкретной торговой точки, так и общий период проведения ревизии;
  • перечень членов комиссии — в состав проверяющих могут входить сотрудники любых подразделений за исключением работников, которые имеют отношение к кассовой деятельности.

Кассиры также должны подготовиться к инвентаризации. Необходимо направить в бухгалтерию все приходные (далее — ПКО) и расходные (далее — РКО) ордера, оприходовать все находящиеся в пути средства и передать все деньги ответственному за их сохранность лицу. Все выданные средства на момент ревизии должны быть списаны на основании соответствующих документов.

Шаг 2. Непосредственно инвентаризация

Все члены комиссии, заявленные в приказе, прибывают на объект. Кассир распечатывает ОСВ, по которой и производится проверка.

В присутствии всех заявленных участников ревизии пересчитывается вся наличность. Делать это можно как руками, так и на счетном оборудовании.

В результате учета наличности может быть выявлена нехватка средств, их излишек или соответствие реального остатка учетному (тому, который отображен в ОСВ).

Шаг 3. Оформление итогов

Все полученные результаты строго в день проверки фиксируются на бланке ИНВ-15. Его форма стандартная, она закреплена в приказе Минфина № 49.

Документ должен быть оформлен корректно. Обратите внимание на следующие моменты:

  • необходимо заполнение всех реквизитов (наименование организации, КВЭД, дата и номер приказа и т. д);
  • фактическая и учетная суммы указываются и цифрами, и прописью;
  • если недостач или излишков не зафиксировано, то в соответствующих строках делается прочерк;
  • при выявлении отклонений от учетного остатка на обратной стороне акта МОЛ даются пояснения, а руководитель организации прописывает принятое решение (уволить сотрудника, удержать недостачу из зарплаты, покрыть недостачу средствами компании и т. д.).

Акт обязательно подписывается всеми участвующими в комиссии и кассиром. Если были расхождения и руководитель принял какое-либо решение, то его подпись на акте также требуется.

При выявлении излишка или недостачи на основании акта бухгалтерия проводит учет. «Лишние» деньги относят в счет доходов предприятия. Нехватка покрывается либо самой компанией, либо удерживается с допустившего ошибку сотрудника

Техническое сопровождение оборудования. Решим любые проблемы!

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Типичные ошибки при проведении учета денежных средств в кассе

Часто на предприятиях фиксируют нарушения в процедуре учета кассовой наличности, из-за которых результаты проверки подлежат аннулированию. Ниже 3 самые распространенные ошибки, которые допускаются при инвентаризации денежных средств в кассе.

Отсутствие кого-либо из членов комиссии

Присутствие всех заявленных в приказе участников инвентаризации обязательно.

Если на дату проведения проверки кто-либо из членов комиссии не может участвовать в ревизии, то этого сотрудника необходимо заменить на другого.

Замена ответственного лица обязательно должна быть отражена в приказе.

Незавершенные операции на момент проверки

К началу проверки все обороты и операции должны быть завершены. В противном случае будут расхождения с ОСВ.

Если проводки сделаны, но у кассира остались на руках ПКО или РКО, то перед началом ревизии документы обязательно передать членам комиссии для проверки.

Отсутствие подписи и объяснений МОЛ на акте

Подпись кассира на акте является обязательным реквизитом документа. Особенно это касается случаев расхождения полученных результатов с оборотно-сальдовой ведомостью.

Ответственный за наличные ценности сотрудник должен не просто подписать акт, но и дать пояснения по сложившейся ситуации. В противном случае взыскание с него недостачи будет неправомерным.

Подскажем, какая касса из нашего каталога подойдет под ваш бизнес.

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Оцените, насколько полезна была информация в статье?

Источник: https://Online-kassa.ru/blog/inventarizatsiya-denezhnyh-sredstv-v-kasse-provedenie-i-tipichnye-oshibki/

Отражение в проводках излишков и недостач в кассе

Недостача наличных денежных средств отражается бухгалтерской записью. Инвентаризация денежных средств

Касса организации предназначена для хранения денежных средств, бланков строгой отчетности, векселей и других денежных документов. Инвентаризация является инструментом для выявления излишков и недостач в кассе организации. Как оформить результаты инвентаризации, какие формируются проводки при выявлении излишков или недостач в кассе — рассмотрим далее.

Правила ревизии кассы

Инвентаризация кассы производится с периодичностью, которая установлена приказом руководства и закреплена в учетной политике предприятия. Этими же нормативными актами закрепляется порядок инвентаризации. Материально ответственным лицом по кассе признается кассир.

Перед инвентаризацией руководитель (директор) издает распоряжение (приказ), в котором указывается дата начала и состав проверяющей комиссии.

В состав комиссии должно входить не менее трех человек. Присутствие МОЛ в списке комиссии обязательно. Кроме этого, желательно присутствие сотрудников СБ и внутреннего аудита (при наличии). При отсутствии подписи даже одного из членов комиссии, инвентаризация признается недействительной.

Перед проверкой кассир прекращает все операции и формирует кассовый отчет.

Пример кассового отчета

В этом отчете отражаются все приходные и расходные ордера, которые, кроме того, должны соответствовать утвержденным формам. Выявленные недостающие или излишние суммы отражаются в учете в периоде проведения ревизии.

При инвентаризации также проверяется:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

  • Установление лимита остатка ДС в кассе;
  • Несоответствие дат расходных кассовых ордеров и фактической выдачи денег;
  • Корректность корреспонденций счетов кассовых документов;
  • Вовремя ли депонировались суммы невыплаченной зарплаты.

По итогам инвентаризации составляется акт инвентаризации ИНВ-15. В коммерческих организациях излишки и недостачи списываются на финансовый результат.

Внеплановая ревизия кассы

Инвентаризация кассы может проводиться внепланово, внезапно и без предупреждения, в целях контроля за ответственностью МОЛ. Сроки и порядок внеплановой инвентаризации также устанавливаются нормативными актами предприятия.

Отражение излишков

Обнаружение излишков по итогам инвентаризации кассы никаких последствий для материально ответственного лица не несет.

Пример

В ООО «Маргаритка» в результате инвентаризации наличных средств обнаружен излишек в сумме 1 050 руб.

Бухгалтер делает проводку по выявленным излишкам:

ДтКтОписание операцииСумма, руб.Документ
5091.1Отражение излишков ДС в кассе1 050Бухгалтерская справка

То есть, обнаруженные суммы излишков приходуются в составе внереализационных доходов.

Отражение недостач

Выявленные суммы недостач до уточнения их виновников приходуются на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Недостачи, которые нельзя отнести на определенные источники, списываются на счет внереализационных расходов.

Примеры

ООО «Норд-Вест» по результатам инвентаризации в марте 2016 выявило недостачу в кассе в размере 550 руб.

Бухгалтер ООО «Норд-Вест» делает проводку по выявленной недостаче в кассе:

ДтКтОписание операцииСумма, руб.Документ
9450Отражена сумма недостачи550Бухгалтерская справка, ИНВ-15

Виновник недостачи не был обнаружен и было решено списать эту сумму на внереализационные расходы. Сформированы проводки:

ДтКтОписание операцииСумма, руб.Документ
91.294Недостача списана на расходы550Бухгалтерская справка

В апреле вновь была зафиксирована недостача в сумме 1 000 рублей. В этот раз было принято решение отнести ущерб на счет кассира. Проводки в этом случае:

ДтКтОписание операцииСумма, руб.Документ
9450Отражена сумма недостачи1 000ИНВ-15, бухгалтерская справка
73.294Недостающая сумма списана на расчеты с ответственными лицами1 000Бухгалтерская справка
5073.2Недостача погашена ответственным лицом1 000Приходный кассовый ордер

Источник: https://BuhSpravka46.ru/buhgalterskie-provodki/otrazhenie-v-provodkah-izlishkov-i-nedostach-v-kasse.html

О законе
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: