Системы автоматизации документооборота предприятия. Электронный документооборот как способ оптимизации бизнес-процессов. Экономическая сущность задачи

Содержание
  1. Первые шаги к автоматизации документооборота в холдингах. Унификация и оптимизация бизнес-процессов #внедрение #СЭД #ECMJ
  2. Первый шаг после принятия решения о внедрении СЭД
  3. Организационная структура холдинга
  4. Бизнес-процессы холдинга: зачем надо перестраивать (оптимизировать) бизнес-процессы?
  5. Отличительные особенности документопотоков холдинга
  6. Основные аспекты при выборе СЭД для холдинга
  7. Обзор систем электронного документооборота
  8. О разработчиках сэд
  9. Государственные инициативы вокруг «Электронного документа»
  10. Стандарты в области СЭД
  11. Автоматизация документооборота в вопросах и ответах
  12. Когда и почему нужна автоматизация документооборота в компании?
  13. Какое решение выбрать для автоматизации документооборота?
  14. Автоматизированные системы документооборота: советы по выбору
  15. Внедрение системы для автоматизации документооборота: этапы, сроки, деньги
  16. Экономическая эффективность – миф или реальность?
  17. Теоретические основы системы электронного документооборота5 1
  18. Введение
  19. 1.1 Сущность электронного документооборота
  20. документооборота
  21. Автоматизации бизнес-процессов в системе документооборота (СЭД)
  22. Основные бизнес-проблемы документооборота
  23. Бизнес-процессы документооборота
  24. Проверенные подходы к автоматизации документооборота

Первые шаги к автоматизации документооборота в холдингах. Унификация и оптимизация бизнес-процессов #внедрение #СЭД #ECMJ

Системы автоматизации документооборота предприятия. Электронный документооборот как способ оптимизации бизнес-процессов. Экономическая сущность задачи

Автоматизация позволяет головной организации холдинга контролировать деятельность дочерних юридических лиц, влиять на выполнение бизнес-процессов, анализировать получаемые данные, производить планирование деятельности каждого из юридических лиц и холдинга в целом на перспективу. Безусловно, положительных моментов при внедрении СЭД много, но с чего начать?

Первый шаг после принятия решения о внедрении СЭД

Ошибается тот, кто считает, что достаточно выбрать для холдинга подходящую СЭД и вопрос решен.

Хочу сказать, что начинать стоит совершенно с другого вопроса, а именно с оптимизации, изменения, выстраивания организационной структуры, бизнес-процессов, документопотоков.

Почему предлагаю решать вопрос именно в таком порядке? Потому что проще и правильнее производить автоматизацию понятных и корректно построенных процессов, чем автоматизировать беспорядок. Построить процессы без четкой организации труда, разграничения полномочий сотрудников и руководителей невозможно.

Организационная структура холдинга

Сразу оговорюсь, что построение, оптимизация организационной структуры холдинга – это компетенция акционера и руководства головной организации, однако сотрудники службы ДОУ должны четко представлять принципы ее построения с целью определения зоны компетенции того или иного руководителя, организации работы с документами, правильной настройки документопотоков.

Итак, в предыдущей публикации мы уже говорили о том, что холдинг – это «…вертикально интегрированное объединение юридических лиц, основанное на экономической субординации.. .»*.

Поскольку в холдинге мы имеем дело не с одним юридическим лицом, а с несколькими, к тому же неким образом связанными между собой, то и организационная структура холдинга имеет свои отличительные особенности.

Безусловно, каждое юридическое лицо холдинга имеет своего руководителя и все стандартные подразделения (кадровое подразделение, бухгалтерию, службу ДОУ, юридический отдел и т. д.

), а управление такими подразделениями осуществляется по принципу линейного руководства (рис. 1)

Рис. 1. Схема линейной организационной структуры управления

Вместе с тем для руководства холдинга очень важным является наличие гибкого механизма управления, позволяющего быстро и эффективно руководить деятельностью каждого сотрудника, каждого подразделения, каждой дочерней организации и холдинга в целом.

Такой механизм подразумевает возможность проведения централизованной политики управления холдингом в целях повышения эффективности деятельности, для достижения определенного уровня прибыли, удержания определенной доли и уровня продаж на рынке и т. д.

Для этого на практике в холдингах часто в комплексе с принципом линейного управления применяется принцип функционального построения корпоративной структуры. При этом особое внимание уделяется правильному определению и разграничению зон ответственности (исключается дублирование функционала).

Функциональное руководство подчиненными подразделениями в холдинге осуществляется следующим образом: руководитель направления является функциональным руководителем в головной организации, а функциональные подчиненные – руководители профильных подразделений в дочерних обществах холдинга. По сути, функциональная структура строится внутри холдинга, объединяя руководителя и функциональных подчиненных, которые одновременно являются сотрудниками головной организации и дочерних обществ.

Приведем пример: руководитель финансового подразделения управляющей компании, с одной стороны, подчиняется своему непосредственному руководителю (линейное подчинение), а с другой стороны, может являться функциональным руководителем по отношению ко всем руководителям финансовых подразделений дочерних обществ холдинга и управлять их деятельностью, оказывать влияние на процессы управления финансами во всех юридических лицах холдинга (функциональное руководство), планировать развитие, заниматься автоматизацией бухгалтерского и управленческого учета и т. п.

Пример организации функционально-линейного управления в холдинге приведен на рис. 2.

Таким образом, на практике в холдинге один и тот же руководитель или сотрудник «включается» как в линейную, так и в функциональную структуру, т. е. образуется матричная структура управления.

Производственное подразделение на подобных схемах также присутствует и является подчиненным звеном технологического и управляющего блока.

Вместе с тем необходимо помнить, что холдинг развивается постепенно, поэтому и организационная структура, зоны ответственности могут в процессе его развития претерпевать значительные изменения.

Бизнес-процессы холдинга: зачем надо перестраивать (оптимизировать) бизнес-процессы?

Мы помним, что холдинги развиваются постепенно. При этом в процессе развития могут меняться приоритеты в организации управленческой деятельности.

В какой-то период развития холдинга, например, большее внимание может уделяться процессам и подразделениям, приносящим прибыль, на другом этапе развития – вопросам построения технологий, внедрению нового оборудования, изменению и налаживанию внутренних процессов. Именно поэтому на практике встречаются ситуации, когда многие управленческие процессы, включая процессы обработки документов, могут осуществляться «по старинке», практически вручную. Причин, почему так происходит, может быть несколько:

●   отсутствие подготовленного персонала, менеджеров, которые смогут организовать и взять под контроль вопросы построения внутренних бизнес-процессов, добиться нужного результата;

●   отсутствие знаний в этой области у руководства компании;

●   отсутствие в компании средств, необходимых для оптимизации и автоматизации процессов;

●   другие.

 Ярким примером такой ситуации может явиться процесс согласования договорных документов. Когда организация небольшая или находится на начальной стадии своего развития, зачастую согласование документов (например, договоров) производится на бумажном носителе.

В условиях небольшого документооборота и территориальной сгруппированности компании такой порядок работы с документами осуществляется быстро и не вызывает сложностей.

Однако при росте компании, при появлении территориально удаленных подразделений – участников процесса согласования прежний процесс теряет свою эффективность, становится длительным, неудобным, не позволяющим быстро получить нужные результаты.

Таким образом, возникает необходимость своевременного анализа внутренних процессов, разработки предложений по их изменению с учетом ресурсной составляющей, возможностей по автоматизации.

Затягивание вопроса оптимизации бизнес-процессов может привести к значительному замедлению развития компании, к отставанию от конкурентов, а в более сложных случаях – и к проблемам управленческого характера (непонимание процессов, происходящих в различных юридических лицах холдинга, невозможность оперативно получать необходимую информацию и принимать решения, потеря управляемости, появление различных рисков, включая финансовые и репутационные).

Отличительные особенности документопотоков холдинга

Некоторыми исследователями в области корпоративного управления отмечается, что управление холдингами наиболее часто строится по принципу «децентрализации операций при централизации контроля», что не может не сказаться на построении бизнес-процессов и документопотоков холдинга. Прежде всего, такой подход к управлению сказывается на корпоративном документопотоке, который осуществляется между юридическими лицами холдинга.

Рассматривая, как данный принцип реализуется на практике, можно отметить, что документы, включаемые в корпоративный документопоток, исходя из их содержания и предназначения (для кого, с какой целью разрабатывался документ), создаются на определенном уровне, в зависимости от функций и полномочий создавшего их органа или должностного лица. Таким образом, прослеживается прямая связь между организационной структурой, зоной ответственности руководителей, построением бизнес-процессов и организацией документопотоков.

Для наглядного примера приведем схему уровней создания распорядительных документов холдинговой компании (рис. 3).

Приказы директора управляющей компании могут содержать поручения для юридических дочерних обществ холдинга, регулировать деятельность функциональных направлений.

Текст такого приказа может выглядеть следующим образом:

1. Утвердить и ввести в действие форму финансового отчета предприятий холдинга (приложение № 1 к настоящему приказу).

2. Руководителям финансовых подразделений предприятий холдинга в срок до 01.03.2013 предоставить в Финансовый департамент Управляющей компании отчеты в соответствии с утвержденной формой. Ответственные: управляющие директора предприятий холдинга.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на директора Финансового департамента Управляющей компании.

Таким образом, схема движения распорядительного документа управляющей компании холдинга будет выглядеть примерно так (рис. 4):

Из чего следует, что схема движения отчетных документов, созданных на уровне юридических лиц холдинга в соответствии с полученными поручениями, будет противоположной представленной выше схеме.

Это яркий пример организации одного из документопотоков холдинга. В холдингах есть и другие документопотоки, существующие в рамках реализации бизнес-процессов, в которых задействованы подразделения различных дочерних обществ, т. е.

информация и документы могут создаваться в одном предприятии и в соответствии с требованиями процесса передаваться в другое. Важным моментом выполнения бизнес-процессов в холдинге является их подконтрольность головной компании холдинга.

Получается, можно говорить, что отличительной чертой организации документопотоков холдингов является движение документов в соответствии с существующими бизнес-процессами холдинга и в зависимости от сформированной матричной структуры.

Именно поэтому при постановке задачи по выбору системы электронного документооборота для автоматизации процессов обработки документов холдинга необходимо понимать, что система должна позволять не только создавать, согласовывать, хранить документы, осуществлять контроль над их исполнением, но и обмениваться документами на корпоративном уровне: между управляющей компанией и дочерними обществами, между дочерними обществами холдинга.

Основные аспекты при выборе СЭД для холдинга

Если организационная структура холдинга приведена к единому стандарту, процессы написаны и выполняются оптимально, наступает следующий этап большого проекта – выбор СЭД.

На различных конференциях и форумах вы наверняка слышали, что почти все СЭД позиционируются их разработчиками как системы корпоративного уровня, т. е. подходящие для внедрения в крупных компаниях и холдингах. Так ли это на самом деле? Давайте разбираться.

Прежде чем выбирать СЭД для холдинга, необходимо четко определиться с программной платформой, на которой должна быть реализована СЭД, с областью автоматизации (какие бизнес-процессы планируется автоматизировать в первую очередь и в дальнейшем).

Программную платформу стоит выбирать исходя из того, на каких информационных системах в холдинге реализовано ведение кадрового учета и бухгалтерии, базируется почтовая система, т. к.

приобретаемая СЭД должна условно легко интегрироваться в информационную среду холдинга, позволять строить «сквозные» процессы, иметь встроенный механизм управления доступом, опираясь на сложную структуру холдинга.

Если для бухгалтерского учета и управления кадрами используются решения, разработанные на единой платформе, это может облегчить задачу выбора СЭД, но вместе с тем ставит еще одну более серьезную задачу: оценить потенциал использования текущих информационных систем холдинга и принять решение либо о выборе СЭД на аналогичной программной платформе, либо о смене всего комплекса информационных систем и выбора новой, более мощной программной платформы. Такое решение может приниматься исключительно коллегиально с привлечением профильных специалистов каждой области, где используются информационные системы, а также с обязательным комплексным анализом со стороны ИТ-специалистов, отвечающих за архитектуру баз данных, за их развитие и поддержку. Именно таким образом принятое решение будет позволять четко строить планы по комплексной автоматизации простых и сложных процессов холдинга не только на ближайший год, но и на среднесрочную перспективу, в совокупности оценивать все положительные и слабые стороны любого выбираемого решения.

Не менее важной по значимости при выборе СЭД считается возможность программного продукта поддерживать сложную структуру холдинга, т. к. это является основой построения всех процессов обработки документов, настроек доступов.

Если рассматриваемая в качестве потенциального решения СЭД не позволяет строить многоуровневую структуру в линейном, в функциональном разрезе, то это значит, что она априори не подходит для автоматизации документооборота холдинга.

Есть еще один немаловажный аспект, на который также стоит обратить внимание при выборе системы для автоматизации документооборота: СЭД корпоративного уровня должна позволять работать с централизованными справочными базами данных, такими как «Справочник контрагентов», «Справочник видов документов» и пр. Такая возможность позволит унифицировать и стандартизировать ряд процессов холдинга, что в значительной степени будет способствовать повышению управляемости, эффективности контроля за осуществлением процессов.

Конечный выбор информационной системы для автоматизации документооборота необходимо проводить на основании детально разработанного технического задания, в котором четко прописаны не только область автоматизации, но и желательные технические характеристики выбираемого решения, требования к интерфейсной части.

Описанный подход к выбору СЭД для холдинговой компании позволит выбрать решение, которое даст холдингу возможность динамично развиваться, эффективно реализовывать все управленческие решения, детально строить стратегические планы.

Однако правильно проведенный процесс выбора СЭД еще не означает положительного результата при реализации проекта.

Подробнее о том, как проходит внедрение СЭД в холдингах, чем оно принципиально отличается от проектов в обычных компаниях, на что стоит обратить внимание, мы поговорим в следующей публикации.

Источник: Журнал “Современные технологии делопроизводства и документооборота”

Источник: https://ecm-journal.ru/docs/Pervye-shagi-k-avtomatizacii-dokumentooborota-v-kholdingakh-Unifikacija-i-optimizacija-biznes-processov.aspx

Обзор систем электронного документооборота

Системы автоматизации документооборота предприятия. Электронный документооборот как способ оптимизации бизнес-процессов. Экономическая сущность задачи

Уважаемые читатели! В связи с тем, что при сборе материала для настоящего исследования была некорректно оценена функциональность представленной в обзоре системы МОТИВ, редакцией по своему усмотрению была произведена корректировка диаграмм для более точного отражения функциональности указанного продукта. В исправленных диаграммах указана функциональность системы МОТИВ версии 1.1, существовавшей на момент отбора участников тестирования (март 2010 года). Возможно, что некоторые параметры других систем также оценены некорректно.

Также напоминаем вам, что на данный момент материал сильно устарел и не может являться основанием для оценки функциональности современных версий указанных систем или соотношения между ними.

В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры.

С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением.

Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).

По материалам свободной энциклопедии (Википедии):
Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач.

Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.).

СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др.

Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.

Рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии.

В 2009 году, по данным IDC, на фоне практически 50-процентного сокращения объемов общего рынка программного обеспечения в России, данный сегмент показал высокую устойчивость. Его спад по данным за 2009 год составил не более 20—25%.

В численном выражении объем рынка СЭД на сегодня, по данным CNews Analytics, составляет около 220—250 млн. долл.

Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения.

При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития.

Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции.

В качестве особенности реализации проектов в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности. Речь идет о построении (разработке) на базе тиражируемых программных продуктов защищенных систем электронного документооборота.

О разработчиках сэд

Выбирая решения класса СЭД, заказчик рассматривает различные варианты: коробочное решение, решение на базе платформы или заказная разработка.

Российские разработчики в основном предлагают готовые решения, а западные выступают в качестве поставщиков платформ, на базе которых реализуются проектные решения и заказные разработки.

По статистике в структуре рынка на долю российских разработчиков приходится порядка 95% от общего количества проектов по внедрению СЭД. Одним из объяснений является то, что в России до сих пор сильна специфика работы с документами, основывающаяся на отечественных традициях управления.

Стоит отметить, что ряд поставщиков начали предоставлять СЭД заказчикам в режиме SaaS (Software as a Service), но пока данный подход в силу целого ряда причин (доверие к провайдеру, качество и надежность каналов связи) скорее рассматривается как форма знакомства с возможностями системы, а не как реальный подход к автоматизации документооборота.

Одним из формирующихся трендов является использование для работы с документами систем класса ECM (Enterprise content management). По материалам свободной энциклопедии (Википедии):
Enterprise content management (ECM) — управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией.

В рамках концепции ECM документооборот рассматривается как одна из задач обеспечения работы с корпоративной информацией. Сторонником данного подхода являются в основном западные разработчики.

И хотя в России спрос на подобные технологии еще находится в стадии формирования, во многих отечественных СЭД уже реализованы различные компоненты ECM: управление документами, управление образами документов, долговременное хранение документов, управление потоками работ (Workflow), коллективная работа с документами.

Принципиально технологии ECM отличаются от СЭД более глубокой проработанностью вопросов управления веб-контентом и мультимедиа-контентом.

Государственные инициативы вокруг «Электронного документа»

В 2009-2010 годах в России начали реализовываться несколько глобальных государственных инициатив, связанных с организацией официального электронного взаимодействия между государством, населением и бизнесом, направленных на повышение уровня проникновения информационных технологий в различные аспекты государственной и общественной жизни. К ним следует отнести утверждение перечня государственных услуг, предоставляемых населению через Интернет, и утверждение положений о системе межведомственного документооборота, которые стали первыми важными шагами на пути реализации концепции «электронного правительства».

Важно отметить, что вопрос о правовой базе электронного документа до сих пор остается открытым.

Сегодня деятельность участников электронного документооборота регламентируется законами и положениями об использовании электронно-цифровой подписи (ЭЦП), ГОСТ и инструкциями по делопроизводству и архивному делу, законами и положениями об информационных технологиях.

Получается, что на государственном уровне определены правила и порядок работы с документами, есть требования по обеспечению безопасности к информационным системам, но в законодательстве до сих пор не определен правовой статус электронного документа.

Стандарты в области СЭД

Сегодня деятельность разработчиков СЭД практически не регулируется.

Развивая программные продукты и реализуя проекты по внедрению, разработчики и поставщики в той или иной степени ориентируются на следующие нормативные и правовые документы:

  • ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28);
  • Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007);

Источник: https://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

Автоматизация документооборота в вопросах и ответах

Системы автоматизации документооборота предприятия. Электронный документооборот как способ оптимизации бизнес-процессов. Экономическая сущность задачи

Автоматизация документооборота – не просто средство оптимизации внутренних процессов, это возможность получить преимущество в условиях жесткой конкуренции. Системы автоматизированного документооборота помогают ускорить процессы, дают руководителям цельную картину по работам компании для принятия как оперативных, так и стратегических решений.

В этой статье рассмотрим вопросы, с которыми неизбежно сталкиваются компании при принятии решения о внедрении электронного документооборота.

Когда и почему нужна автоматизация документооборота в компании?

Документы и прочая корпоративная информация представляют собой немалую ценность, так же, как и материальные ресурсы. Чтобы быть конкурентным, нужны современные подходы к обработке документов, при этом важно уделять достаточное внимание вопросам информационной безопасности.

Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где еще активно используют бумагу:

  • документы постоянно теряются;
  • накапливается множество документов, назначение и источник которых не ясны;
  • часто нарушается конфиденциальность – информация попадает в чужие руки;
  • тратится масса времени на поиск нужного документа и формирование комплекта;
  • создается несколько копий одного и того же документа – на бумагу и копирование тратится немало средств;
  • подготовка и согласование документов отнимают много времени.

Внедрение системы автоматизации электронного документооборота позволяет решить все эти проблемы, а также:

  • обеспечивается слаженная работа всех подразделений;
  • повышается производительность труда сотрудников за счет сокращения времени на создание, обработку и поиск документов;
  • повышается оперативность доступа к информации;
  • настраивается разграничение доступа к документам.

Автоматизированная система документооборота повысит эффективность процессов любой организации, независимо от масштаба и типа собственности.

Какое решение выбрать для автоматизации документооборота?

Каждый производитель систем автоматизации электронного документооборота, говорит, что его продукты самые функциональные, удобные и эффективные. Тем не менее, нужно обратить внимание на основные решаемые задачи:

  • автоматизация делопроизводства – решается лишь определенный класс задач, и, как правило, полноценной маршрутизации потоков работ не предусматривается;
  • управление потоками работ – обеспечивается автоматизацию бизнес-процессов, управление последовательностью действий в рамках процесса;
  • организация и управление архивами документов – это структурированное хранение и управление документами, причем как электронными, так и бумажными;
  • электронное управление документами (системы электронного документооборота (СЭД)) – объединяются возможности управления документами и процессами, при этом закрываются различные направления документооборота: делопроизводство, договоры, проекты и т.д.
  • управление ресурсами предприятия (системы класса ERP) – бытует ошибочное мнение, что ERP-решения закрывают все проблемы документооборота на предприятии, однако это не так. ERP-системы предназначены для автоматизации производственного документооборота, а не управленческого, и наиболее эффективное решение – интеграция ERP и системы автоматизации документооборота.

Часто заказчик приходит с определенной проблемой, выслушав ее, производитель предлагает свою суперсистему, которая решит эту и все другие задачи.

В результате компания тратит деньги, зачастую немалые, на автоматизацию документооборота, но не получает того, что в действительности нужно.

Программный продукт может быть действительно хорошим, но изначально предназначался для решения задач другого класса.

Постараемся дать несколько рекомендаций, которые помогут избежать типичных ошибок на этапе выбора.

Автоматизированные системы документооборота: советы по выбору

  1. Определитесь, решение каких задач вы хотите поручить системе автоматизации документооборота. Если в штате организации нет специалистов, способных самостоятельно определить класс программного продукта, то лучше обратиться за помощью к консультанту.

    Для начала можно посмотреть обзоры, публикуемые в специализированной прессе и на сайтах сообществ ИТ-специалистов.

  2. Изучите по возможности все предложения поставщиков.

    Обращайте внимание не только на наличие требуемой функциональности, но и на масштабируемость – чтобы в дальнейшем модно было расширить возможности и охват сотрудников.

  3. Проанализируйте с консультацией технического специалиста возможности программно-аппаратной платформы: какие СУБД поддерживаются, есть ли возможность организовать распределенную работу, насколько легко система будет интегрироваться в ИТ-окружение компании.
  4. Выбирайте решения, которые легко настраиваются, расширяются и масштабируются (т.е. обеспечивают защиту инвестиций), которые удобны в использовании, обладают эргономичным интерфейсом пользователя.
  5. Проверьте систему автоматизации документооборота в действии.

    Наверняка, у производителя есть демоверсия или вариант поставки с оценочными лицензиями – установите ее у себя и проверьте в действии до того, как будете покупать.

  6. Необязательно сразу приобретать мощную дорогую СЭД. Процесс организации электронного документооборота может происходить поэтапно – сначала можно внедрить простую систему, которую в дальнейшем можно развивать за счет масштабирования и добавления новых возможностей.

Внедрение системы для автоматизации документооборота: этапы, сроки, деньги

Сроки проекта автоматизации документооборота зависят от множества факторов:

  • Класс системы. Решение для автоматизации делопроизводства, состоящее из одного рабочего места секретаря, можно внедрить за неделю. Внедрение системы класса ERP может занять целый год, причем необязательно, что число рабочих мест будет большим.
  • Масштаб внедрения. Срок внедрения системы автоматизации электронного документооборота, естественно, зависит от числа пользователей и серверов. Всех будущих пользователей необходимо обучить, на всех персональных компьютерах и серверах – установить и настроить программное обеспечение.
  • Удобство настройки и адаптации. Адаптация решения в соответствии с требованиями заказчика (иногда используют термин «кастомизация») возможна двумя способами – простая настройка и изменение программного кода. Если система адаптируется путем изменения настроек, то процесс адаптации проходит быстрее.

Процесс организации документооборота на любом предприятии состоит из нескольких этапов:

  • Исследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов.
  • Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций.
  • Адаптация автоматизированной системы документооборота на основе информации, полученной на этапе обследования.
  • Установка программного обеспечения и опытная эксплуатация.
  • Окончательная настройка электронного документооборота на предприятии с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации.
  • Обучение персонала организации.

Некоторые их этих этапов могут идти параллельно. Особое внимание следуют обратить на обучение персонала – не следует экономить на этом этапе, так как в случае неподготовленности пользователей даже самая совершенная система документооборота будет малоэффективна.

В зависимости от перечисленных факторов автоматизация документооборота может занять от 2 недель до полугода.

Отдельного рассмотрения заслуживает стоимость электронного документооборота.

Цена проекта зависит от нескольких факторов: класса системы, функциональных и технологических возможностей, масштаба организации электронного документооборота. Общая стоимость складывается из стоимости лицензий на ПО, стоимости работ, проводимых подрядчиками при внедрении.

Сумма, потраченная на внедрение, часто превышает суммарную стоимость лицензий на ПО – к этому нужно быть готовым. Экономить на проекте внедрения – заведомо проигрышная стратегия. Эффективность системы в подавляющем большинстве случаев зависит от правильного внедрения: важно учесть все требования и прийти к оптимизирующим решениям.

Экономическая эффективность – миф или реальность?

Вопросы экономической эффективности автоматизации документооборота поднимаются все чаще в. Количественно оценить экономическую эффективность от внедрения системы автоматизации документооборот достаточно сложно, так как приходится учитывать большое количество факторов и обрабатывать значительный объем информации.

Чем масштабнее документооборот на предприятии, тем сложнее оценить его экономическую эффективность. На основе эмпирических данных путем экспертного анализа можно оценить экономический эффект, но мы не будем останавливаться на математических выкладках. Выделим основные факторы, влияющие на экономический эффект.

  • Если система выбрана правильно и процесс внедрения прошел успешно, то за счет сокращения времени на выполнение рутинных операций по работе с документами сотрудники могут более эффективно использовать рабочее время и выполнять больший объем работ.
  • Системы электронного документооборота позволяют оптимизировать деятельность отдельных подразделений предприятия и всей организации в целом. Многие системы позволяют получать аналитическую информацию, которая используется для принятия многих важных управленческих решений.
  • Руководители компаний получают удобный инструмент мониторинга и контроля исполнительской дисциплины сотрудников. Своевременное перераспределение ресурсов, объективная оценка трудоемкости и нагрузки на подразделения, возможность контролировать отдельно взятые процессы – все это способствует росту личной ответственности каждого сотрудника.

Существуют и другие выгоды, которые дает система автоматизации докуменооборота. Они не всегда явные, но, безусловно, так же влияют на эффективность деятельности организации в целом. Речь о том, что повышается уровень профессиональной подготовки персонала, растут амбиции сотрудников, прививается культура использования современных информационных технологий.

Источник: https://www.directum.ru/blog-post/864

Теоретические основы системы электронного документооборота5 1

Системы автоматизации документооборота предприятия. Электронный документооборот как способ оптимизации бизнес-процессов. Экономическая сущность задачи
Работа добавлена на сайт samzan.ru: 2015-12-27

Документы организации, регламентирующие электронный документооборот

Введение 3

1. Теоретические основы системы электронного документооборота 5

1.1 Сущность электронного документооборота 5

1.2 Основные принципы организации электронного 8

документооборота 8

2. Документы, регламентирующие электронный документооборот 19

2.1 Виды документов и системы электронного документооборота 19

2.2 Комплексы документов, образующиеся в деятельности организации 22

Заключение 32

Список использованных источников 35

Введение

Еще совсем недавно многие организации не  представляли работу без документов на бумажных  носителях. В настоящее время электронные документы находят все большее применение.

Все чаще  руководители, юристы и бухгалтеры пользуются  электронными государственными услугами, подают документы на регистрацию юридических лиц, обмениваются актами сверки взаиморасчетов с налоговой инспекцией и Пенсионным фондом РФ, используют электронный документооборот при взаимодействии с контрагентами [25, с. 10].

Системы автоматизации документооборота все чаще имеют свой собственный workflow, обеспечивающий передачу дел определенным сотрудникам, а также механизм напоминания о приближающихся событиях.

Дополнительно руководству предоставляется возможность отслеживания всех этапов процесса и реагирования в случае возникновения ошибок.

Интеграция с производственной системой страховой компании позволяет соединить документацию, касающуюся убытков, с зарегистрированными в системе страховыми случаями.

Интегрированный модуль OCR (автоматического распознавания текста) значительно сокращает время ввода и переноса данных с бумажного подлинника в систему электронного документооборота. Внедрение решения для автоматизации документооборота меняет условия функционирования страховой компании, улучшая качество работы сотрудников и обслуживания клиентов [27].

Исходя из всего изложенного, данная тема является актуальной на современном периоде.

Целью курсовой работы является рассмотрение документов организации, регламентирующих электронный документооборот.

Для достижения данной цели необходимо решить ряд задач:

– охарактеризовать виды документов и системы электронного документооборота, основные принципы организации электронного документооборота;

– рассмотреть комплексы документов, образующиеся в деятельности организации;

– рассмотреть регламентацию электронного документооборота в организации.

Объектом исследования выступает электронный документооборот, предметом – виды документов, регламентирующих электронный документооборот.

В процессе исследования применялись такие методы, как сбор первичной и вторичной информации, ситуационный анализ, методы системного и сравнительного анализа, а также экономико-математические методы.

Структура работы. Курсовая работа состоит из введения,   двух лав, заключения, списка использованных источников.

  1.  Теоретические основы системы электронного документооборота

1.1 Сущность электронного документооборота

Автоматизация документооборота заключается в комплексной автоматизации процессов разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов организации.

Потребности сокращения количества обрабатываемых и хранимых документов, времени их обработки и т.д. породили электронные тексты, электронные документы и электронный документооборот.

Электронные тексты – электронные (машиночитаемые) данные, хранящиеся на любых электронных носителях, доступные для использования в компьютерных программно-технических устройствах и системах. Электронные тексты входят в состав электронных документов (ЭД).

Электронный документ – документ, представленный в электронной форме (оцифрованный или подготовленный на компьютере), имеющий электронную подпись, идентифицирующую (подтверждающую) его подлинность.

Электронный документооборот – это электронный обмен деловыми электронными документами между автоматизированными системами различных компаний в стандартизованной форме, действенное средство повышения эффективности управления в организациях.

В электронном документообороте используют системы управления документами, автоматизации деловых процедур, обработки изображений документов, оптического распознавания символов(OCR) и др.

Кроме собственно документов важен и регламент работы с ними. Работа не по регламенту отнимает много времени. Дублирование документов, их потеря, неэффективный способ их прохождения могут существенно усложнить работу, повышают вероятность допущения ошибки вследствие, например, потери нужной информации.

Электронный документооборот способствует документационному обеспечению управлением производства, организаций, а также процессов проектирования  информационных систем (ИС).

Однако плохо продуманная система автоматизации документооборота может нанести вред: усложнить (запутать), как правило, неэффективно управляемые бизнес-процессы, отвлечь персонал от выполнения основной работы ради поддержания системы автоматизации документооборота и др.

Виды электронного документооборота:

  1.  производственный документооборот;
  2.  управленческий документооборот;
  3.  архивное дело (совокупность процедур архивного документооборота);
  4.  кадровый документооборот (процедуры кадрового учета);
  5.  бухгалтерский документооборот;
  6.  складской документооборот;
  7.  секретное и конфиденциальное делопроизводство;
  8.  технический и технологический документооборот.

Преимущества электронного документооборота  

Экономия времени: служащие тратят меньше времени на поиск бумажных документов.

Благодаря центральной базе данных, регулярно создаются резервные копии файлов, благодаря чему исключается возможность того, что документ будет безвозвратно потерян, если его забудут в самолёте, случайно или преднамеренно уничтожат или же просто сгинет в офисном беспорядке. Совершенно исключается потеря времени на поиски файлов и документов, которых, по какой-то причине, не оказалось на своём месте.    

Более адекватное использование физического пространства и техники: ценные квадратные метры, занятые лишними серверами и прочими устройствами для хранения документов могут быть освобождены.

В зависимости от статуса и актуальности информации, документы и файлы могут безопасно удаляться по истечении срока их хранения.

Управление данными не только помогает соответствовать корпоративным нормам, но и способствует более адекватному использованию места для хранения.    

Повышение прозрачности внутренней работы предприятия: СЭД (системы электронного документооборота) позволяют руководителям наблюдать за статусом документа, на протяжении всех этапов его согласования и утверждения. В дополнение к этому, СЭД позволяет моментально и легко вызвать не только запрашиваемый файл, но также и полный отчёт о том, кто его создал, кто имел к нему доступ и кто его редактировал.    

Ведение личной истории каждого файла и сопутствующей документации: СЭД позволяют централизованно управлять взаимоотношениями с клиентами и поставщиками. К примеру, достаточно лишь одного щелчка мыши, чтобы вызвать все необходимые документы, которые содержат требования, связанные с различными типами взаимоотношений между организацией и внешними субъектами.    

Больше гибкости в отношении физического местонахождения сотрудников: благодаря возможностям электронного доступа и коммуникаций, служащие получают возможность работать удалённо.

И даже находясь в одном и том же географическом месте, служащим больше не потребуется дожидаться, пока бумажные копии файлов будут пересылаться из соседнего офиса.

    Повышение безопасности информации и документов: как уже упоминалось, центральная база данных позволяет делать резервные копии документов, благодаря чему снижается риск случайной или умышленной потери файлов.

При этом, меньше времени тратится на поиски необходимого документа, если его местонахождение по какой-то причине изменилось.     Снижение затрат на распечатку, почтовые марки, конверты и пересылку: бумажные документы, которые пересылаются между отделами или поставщиками, могут пересылаться в электронном виде.    

Повышение уровня удовлетворённости служащих и руководителей: оптимизация ежедневных задач позволяет сотрудникам получать больше удовольствия от рабочего процесса.

Освобождение сотрудников от таких, часто скучных задач, как обработка накладных, позволяет им посвятить себя другой деятельности. В то же время, руководители отделов получают больше возможностей контролировать работу своих подчинённых.

В конечном счёте, некоторые организации могут обнаружить, что сэкономленные средства позволяют им выйти на новый бизнес-уровень.

Далее рассмотрим непосредственно систему электронного документооборота и виды документов.

документооборота

Российский рынок систем электронного документооборота (СЭД) появился приблизительно в конце 1980-х годов – в это время в министерствах и ведомствах шла разработка первых автоматизированных систем, которые представляли собой одно рабочее место секретаря, делопроизводителя, экспедитора.

Функционал систем первого поколения был весьма ограничен: ввод регистрационно-контрольных карточек (РКК) в систему, ведение журналов входящих/исходящих внутренних документов и обращений граждан, поиск РКК по атрибутам, составление оперативных отчетов по документообороту для руководства [14].

В последней четверти XX века объемы  управленческой документации предприятий еще не достигли критических показателей, однако имеющаяся территориальная разрозненность структурных подразделений приводила к тому, что процедуры согласования руководителями различных уровней могли проходить неделями, а в отдельных случаях даже месяцами.

Введение на таких предприятиях служб кольцевой почты позволяло оптимизировать только механизмы последовательного согласования, веерное же, или, как его называют сейчас, параллельное согласование, требовало очень больших временных затрат, вследствие чего оно использовалось минимально и применялось по возможности исключительно в пределах одного здания [18].

Собственно, первые системы электронного документооборота были полностью индивидуализированы, т.е. разрабатывались конкретно под определенное предприятие силами собственных программистов и соответственно не могли быть применимы для других организаций.

Такие системы документооборота нельзя назвать универсальными, так как любое изменение в процессе электронного документооборота приводило к полному пересозданию самой электронной системы, т.е. система не могла быть масштабной, а охватывала определенный узкий процесс движения документов.

 Таким образом, система электронного документооборота была неразрывно связана с моделью управления организацией. Очень часто предприятие не могло внедрить у себя более прогрессивные формы ведения документов, так как пришлось бы полностью отказаться от существующей системы электронного документооборота.

Возникла необходимость создания гибкой и адекватной СЭД, чтобы сделать развитие компании более эффективным.

В 1990-х годах появилось несколько компаний (Электронные офисные системы, ИнтерТраст, АйТи и др.), которые начали заниматься разработкой и продажей первых универсальных решений в области электронного документооборота.

Такие решения легко масштабировались под нужды практически любых заказчиков, а сама технология создания конечного решения СЭД стала двухэтапной: на первом этапе компания создавала унифицированное ядро СЭД, на втором этапе происходило внедрение – подгонка процессов под нужды конкретного заказчика (предприятия, организации).

Такой подход позволял снизить стоимость конечных решений, а будучи при этом еще и значительно более функциональным, обеспечивал возможности организационного и функционального масштабирования системы [18].

Если до середины 1990-х годов СЭД внедрялись только в некоторых коммерческих предприятиях и учреждениях, то в период с 1994 по 2002 г. Правительством Российский Федерации был принят ряд законов и постановлений [см.

2,3,4], которые определили использование систем  электронного документооборота в государственных учреждениях и подтвердили сотрудничество с такими странами, как Франция, Казахстан, Индия и др., в области связи и информатизации.

Таким образом, использование информационных систем и электронного документооборота в государственных учреждениях и на коммерческих предприятиях было законодательно одобрено и подтверждено, также был введен определенный регламент использования и требования к созданию СЭД [24, с. 70].

Если взять историю введения  электронного документооборота в России именно со  стороны государственных органов, то первой была  налоговая служба, которая законодательно закрепила, что налогоплательщикам можно представлять  декларации в электронном виде.

Фактически за 10  лет, если взять статистику налоговой службы, 62 %  организаций (это где-то порядка 1 млн 300 тыс.) и  55 % (это тоже где-то около 350—380 тыс.) индивидуальных предпринимателей уже сдают налоговую  отчетность в электронном виде. И не только сдают  отчетность, но и взаимодействуют в электронном  виде.

Плюс сейчас уже и Пенсионный фонд РФ  подключился, и Росстат, и ФСС РФ.

То есть фактически уже есть почва, на которой электронный  документооборот будет только расширяться, и,  вполне возможно, в ближайшее время будет скачок   с учетом принятия тех же законодательных изменений в тех же электронных счетах-фактурах, которые  позволят более широко взаимодействовать и самими  хозяйствующими субъектами между собой [19, с. 28].

Источник: http://samzan.ru/11335

Автоматизации бизнес-процессов в системе документооборота (СЭД)

Системы автоматизации документооборота предприятия. Электронный документооборот как способ оптимизации бизнес-процессов. Экономическая сущность задачи

За тривиальным термином “документооборот” скрывается множество болей, которые менеджеры и управленцы во всех отраслях бизнеса испытывают ежедневно. Сегодня каждая концепция управления бизнесом диктует автоматизацию документооборота: проанализировать труднодоступные и неполноценные результаты операций практически невозможно, а управление без анализа теряет всякую смысловую нагрузку.

Основные бизнес-проблемы документооборота

Проблемы не автоматизированного бизнес-процесса документооборота организации могут повлиять как на работу отдельного сотрудника, так и в последствии на репутацию компании в целом – достаточно небольшой оплошности в виде потери документа или малейшего искажения информации. Среди подобных проблем не автоматизированного документооборота часто встречаются:

  • высокая стоимость обработки каждого документа;
  • частая потеря документов;
  • утечка информации;
  • искажение информации;
  • задержки в принятии решений;
  • медленное движение документов – переоцененная загрузка персонала;
  • репутационные и юридические риски.

Бизнес-процессы документооборота

Практика автоматизации бизнес-процессов в системе электронного документооборота (СЭД) начинается с оценки логики документооборота компании. Логика документооборота в целом зависит от сферы бизнеса, учитывая специфику бизнес-процессов организации, однако есть общие бизнес-процессы электронного документооборота, которые применимы практически в каждом бизнесе:

  • утверждение документов
  • сбор отзывов по документам
  • подготовки документов, согласования, исполнение (внутренние документы и документы для контрагентов)

Более детально бизнес-процесс документооборота организации могут выглядеть следующим образом:

  • прием документов, поступающих в организацию;
  • их первичная обработка;
  • составление, согласование и оформление;
  • операции с исходящими документами;
  • отправка исходящих и направление в дело внутренних документов;
  • предварительное рассмотрение документов;
  • регистрация документов и распределение;
  • информационно-справочная работа;
  • составление, согласование и оформление документов;
  • подобные операции с внутренними документами.

Автоматизированный документооборот открывает новые горизонты перед организацией, в частности помогает ускорить проведение работ, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, тактических, так и стратегических решений. Рассмотрим, что из себя представляют бизнес-процессы электронного документооборота и какие преимущества стоит ожидать от процесса автоматизации:

  • Прозрачность работы: бизнес-процессы документооборота организации в этом случае позволяет менеджменту контролировать статусы документов на каждом этапе их изменения. Помимо контроля и существуют все возможности управления: в частности становится просто и быстро вызвать любой требуемый документ с полной информацией о его истории.
  • Централизованное управление взаимоотношениями с клиентами и поставщиками за счет хранения и ведения файловой истории. Например, при возникновении инцидента достаточно пары кликов, чтобы поднять историю блока документов и проследить корреляцию.
  • Возможность удаленного доступа, что позволяет избежать торможение в процессах.
  • Безопасность информации и документов выводится на качественно другой уровень: поскольку управление электронным документооборотом централизованно, база данных позволяет делать резервные копии документов, что значительно снижает возможность потери информации, как случайно, так и умышленно.
  • “Бережливое производство”, а также экономия времени и пространства. То есть автоматизация документооборота дает возможность избавиться от, например, бесконечных, и главное – ненужных распечаток, что есть ни что иное как потеря ресурсов. Документы и файлы могут быть безопасно удалены по истечении срока их хранения, в зависимости от статуса и актуальности информации. Автоматизация документооборота на уровне корпоративной культуры без сомнения отвечает самым эффективным и принятым по всему миру моделям стратегического управления – такие перемены в компании окажут положительное воздействие на отношение сотрудников к статусности компании, смогут выше оценить HR-бренд организации, а значит, работать с большей отдачей.
  • Повышение удовлетворенности и эффективности сотрудников и руководителей: оптимизация ежедневных задач позволяет сотрудникам получать больше удовольствия от рабочего процесс, поскольку автоматизируются как правило рутинные функции. Для топ-менеджмента инвестиции в эффективную автоматизацию быстро окупаются еще и за счет освобождения времени сотрудников для более сложных и маржинальных задач.

Проверенные подходы к автоматизации документооборота

Когда компания озадачивается автоматизацией и оптимизацией элктронного документооборота, зачастую применяется одна из доступных на рынке систем электронного документооборота (СЭД), как специализированное программное решение.

При этом упускаеся тот факт, что обработка документа в большинстве случаев является только элементом бизнес-процесса компании и для ощутимого улучшения эффективности бизнеса не достаточно оптимизации одного элемента, пусть и важного.

Прагматичный и компетентный подход предполагает более масштабный подходят к вопросу оптимизации и внедрение системы управления бизнес-процессами (BPMS), которая помимо хранения и поиска документов в информационной системе и автоматизации документооборота позволит автоматизировать бизнес-процессы, в которых документ не является основой процесса.

Гибкое решение для электронного документооборота на базе платформы Comindware позволяет создать единую систему для управления бизнес-процессами и документами, включая связанные дискуссии и задачи.

Узнайте больше о достоинствах платформы Comindware для специфики вашего бизнеса. Запросите звонок консультанта прямо сейчас!

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

Источник: https://www.comindware.com/ru/blog-foundations-of-business-process-automation-document-workflow/

О законе
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: