Уничтожаем документы с экспертной комиссией и без нее. Оформляем акты на уничтожение документов Образец приказ о выделении документов на уничтожение

Приказ на создание экспертной комиссии по уничтожению документов

Уничтожаем документы с экспертной комиссией и без нее. Оформляем акты на уничтожение документов Образец приказ о выделении документов на уничтожение

Порядок и сроки хранения закреплены законодательно. Несоблюдение условий обращения с бумагами грозит организации последствиями, вплоть до привлечения к ответственности. Но если период хранения истек, то их необходимо уничтожить.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения можно разбить на несколько основных этапов.

Шаг 1. Формируется экспертная комиссия (далее — комиссия). При этом руководитель издает приказ в произвольной форме о создании комиссии. В нем необходимо указать состав комиссии, для чего она создана, период работы, а также другие важные для организации сведения. Действует комиссия на основании положения, где утверждаются задачи и функции.

Шаг 2. Проводится экспертиза ценности, во время которой документация изучается на основании критериев ценности и определяется время сохранения, согласно требованиям, которые закреплены в организации. Такая оценка ценности проводится ежегодно. До проведения экспертизы утилизировать бумаги нельзя.

Комиссия отбирает те, которые подлежат передаче в архив, которые должна хранить сама организация, а также те, которые необходимо ликвидировать. Вся деятельность комиссии протоколируется. Унифицированной формы протокола нет, поэтому воспользуйтесь общими правилами составления или скачайте наш образец.

Шаг 3. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документации, которая не подлежит сохранению. В акт включите всю документацию, время хранения которой истекло к 1 января текущего года. О составлении мы подробно рассказывали в статье «Образец акта об уничтожении документов», в ней вы найдете образец и инструкцию по заполнению.

Шаг 4. Утилизация бумаг, которые внесены в акт. Их можно измельчить с помощью специальной техники (шредер), измельчить вручную, сжечь. При этом способ должен быть прописан в акте об утилизации.

Просто выбрасывать бумаги без измельчения нельзя, так как это может привести, например, к разглашению персональных данных сотрудников. А за это нарушение организация несет ответственность (ст.

90 ТК РФ).

Обратите внимание, что утилизация документов с истекшим сроком хранения имеет свои особенности. Уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения осуществляется в общем порядке, только если не содержит персональные данные и секретные грифы.

Все чаще организации стали использовать электронный документооборот. Такая документация также подлежит утилизации, как и бумажная. Ликвидация подразумевает удаление файлов с электронных носителей.

Шаг 5. Оформление акта уничтожения бумаг. Его также можно составить в произвольной форме. Воспользуйтесь, например, нашим образцом.

Инструкция по уничтожению секретных документов

Кроме обычных, в организациях может существовать документация со специальными грифами.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения с грифами секретности можно представить, как порядок действий:

  • Бумаги с грифом секретности для ликвидации формируются в отдельный акт.
  • Утилизация производится в зоне, куда нет доступа посторонним лицам.
  • Предпочтительный способ изничтожения таких бумаг — сжигание.
  • Полномочия лиц комиссии по утилизации бумаг со специальными грифами должны быть определены специальным приказом руководителя организации.

    Как оформить приказ о создании экспертной комиссии — правила составления и образец

    Каждый документ имеет свой срок хранения, по его завершению проводится процедуры уничтожения. Функция по ее проведению накладывается на экспертную комиссию, которую назначает руководитель с помощью приказа.

    Данная группа может быть создана для разового проведения ревизии документации, а также возможно формирование постоянно действующей группы.

    Приказ о создании такой комиссии — это распорядительная бумага, утверждаемая руководителем, в которой определяется состав обозначенной группы и закрепляются за ней обязанности по уничтожению документов.

    Образец приказа может быть составлен в свободном виде, без применения какого-либо типового бланка ввиду отсутствия такового.

    Процедура уничтожения документации проводится после окончания календарного года, в котором завершился период, отведенный для обязательного хранения бумаги в архиве предприятия. Задача экспертной комиссии провести экспертизу имеющихся в организации бумаг, провести отбор документов, требующих утилизации.

    Для грамотного проведения выборки необходимо знать, какие сроки хранения установлены для различной документации.

    Например, бухгалтерские бумаги, как правило, хранятся в архиве пять лет, многие кадровые бланки — 75 лет.

    Многие документы необходимы предприятию для правильного заполнения отчетности, могут быть запрошены контролирующими структурами, а потому необходимо знать, какую бумагу можно уничтожать, а какой нет.

    В связи с указанными особенностями процедуру уничтожения издается приказ о создании комиссии, среди членов которой должны присутствовать лица, знающие установленные законом сроки и понимающие особенности документооборота в компании. Как правило, это бухгалтерские сотрудники, работники отдела делопроизводства, секретари.

    С целью уничтожения документов удобнее создавать группу, которая будет постоянно действовать для этого достаточно один раз утвердить приказ, в котором будут последовательно перечислены члены.

    Для оформления берется фирменный бланк с реквизитами компании, в верхней части бумаги указывают, где составляется распоряжения, обозначают дату формирования, указывают название и заголовок бланка. Образец заголовка может быть таким — «о создании постоянно действующей экспертной комиссии», «о формировании постоянно действующей комиссии по экспертизе документов».

    Далее, как правило, указывается причина формирования бланка, то есть в каких целях утверждается данный приказ — для установления сроков хранения документов, отбора в архив или уничтожения.

    Распорядительная часть включает следующие распоряжения руководителя:

    1. создать экспертную группу лиц — в данном пункте указывают пофамильный состав данной группы;
    2. возложить на ее членов обязанности, связанные с экспертизой и направления бумаг для хранения или уничтожения;
    3. назначить определенного сотрудника организации ответственным лицом за исполнение приказа.
    4. Далее бланк подлежит утверждению руководителем и передается для ознакомления лицам, перечисленным в его распорядительной части.

      Распорядительный бланк регистрируют в журнале, присваивают ему регистрационный номер, который вносится в верхнюю часть приказа. Ниже представлен возможный пример оформления.

      Члены комиссии по итогам проведенной экспертизы составляют акт об уничтожении, на основании которого документация передается в специализированные учреждения для утилизации.

      Образец приказа о создании экспертной группы по уничтожению документаци — скачать.

      Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

      Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:

      +7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

      +7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

      +7 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

      Нужно ли вынимать документы из папок перед уничтожением?
      Нет, не нужно! Перед тем, как документам попасть в шредер, они проходят через пункт сортировки, где документы вынимаются из файлов и отделяются от папок «корона».

      Какая скорость шредирования документов?
      Наши шредеры уничтожают от 3 тонн документов в час!

      За сколько времени необходимо оставлять заявку на уничтожение документов?
      Желательно отправить нам заявку на уничтожение документов не позднее чем за 1 рабочий день, это связано с планированием логистики.

      Может ли представитель нашей организации наблюдать за процессом уничтожения документов?
      Да, без проблем!

      Кто в организации несет ответственность за организацию уничтожения документации?
      Ответственность за организацию уничтожения документов организации, возлагается на ее руководителя.

      На основании каких документов можно списывать документы на уничтожение?
      Документы уничтожаются на основании акта о выделении документов к уничтожению, данный акт могут составить наши специалисты.

      Можем ли мы сами доставить документы на Ваш пункт уничтожения?
      Конечно, при этом стоимость уничтожения документов будет снижена.

      Каким образом происходит сжигание документов?
      Сжигание документов производится в печах с вихревым кипящим слоем инертного материала – кварцевого песка при температуре более 800 градусов.

      Что нужно делать с документами организации после ее ликвидации?
      После ликвидации организации, документы по личному составу (75 лет хранения), в обязательном порядке должны быть переданы в архив на государственное хранение.

      На ком лежит ответственность по организации и передачи документов в архив на государственное хранение при банкротстве предприятия?
      При банкротстве предприятия, ответственность по сдаче документов в архив на государственное хранение лежит на конкурсном управляющем. Конкурсный управляющий может привлечь архивную компанию для архивной обработке и передачи документов в архив на государственное хранение.

      Какой документ подтверждает передачу документов в архив на государственное хранение?
      Договор с государственным архивом о передаче документов на хранение и акт приема передачи документов на государственное хранение. Во время конкурсного производства, предъявляется акт приема передачи документов на государственное хранение.

      Кем должен быть выдан акта о приеме документов на государственное хранение?
      Акт о приеме передаче документов на хранение в государственный архив, выдается непосредственно в том государственном архиве, куда были сданы документы.

      Когда необходимо начинать готовить документы для передачи в государственный архив?
      Процесс передачи документов на государственное хранение дело не быстрое и иногда может достигать от одного месяца до года, именно по этому проводить архивную обработку документов желательно ежегодно, однако если так получилось, что архивом в организации никто не занимался, следует обратиться в архивную компанию в самом начале процесса ликвидации или банкротства. Более того, не стоит забывать мудрую пословицу — Порядок в документах, порядок в делах!

      Мы хотим сдать документы на государственное хранение, какие документы нам необходимо подготовить для Ваших специалистов?
      Наши специалисты проведут полистную экспертизу ценности документов, после чего будут отобраны документы, подлежащие обязательной передаче в архив на государственное хранение.

      Приказ о создании комиссии (аттестационной, экспертной или любой другой, главное правильно назвать ее в тексте приказа) составляется по единому образцу:

      • Сначала необходимо привести обоснование создания комиссии, при этом хорошо ссылаться на подходящий нормативный документ.
        • Состав комиссии указывается первым пунктом по приведенной форме в образце – выделяются председатель и секретарь комиссии, называются должности всех членов комиссии. Обратите внимание на изменение написания инициалов относительно фамилии по ходу всего приказа.
      • При необходимости каких-либо указаний к действию их можно добавить в приказ после создания комиссии. Но не стоит злоупотреблять и отражать в приказе мелкие оперативные вопросы.
      • Оформление – по форме приказов по основной деятельности.
      • Осталось только привести образец приказа о создании комиссии, вы также можете ознакомиться с образцом протокола заседания комиссии.

        ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «КРЫЛАТЫЙ ВЕРБЛЮД»

        (ОАО «Крылатый верблюд»)

        « 28 » октября 2019 г. № 63

        О создании экспертной комиссии

        В целях организации работы по установлению сроков хранения документов, проведения их отбора на архивное хранение и уничтожение п р и к а з ы в а ю:

        Создать экспертную комиссию в составе:

        2. Заведующему архивом Ямочкиной Н.И. разработать положение об экспертной комиссии до 01.12.2019.

        Директор К.А. Золотушко

        Если комиссия уже действует и у вас возникла необходимость значительно изменить ее состав, тогда можно подготовить приказ о назначении состава комиссии по следующему образцу:

        ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ЯЩЕРИЦА»

        « 08 » ноября 2019 г. № 69

        О назначении состава экспертной комиссии

    Источник: https://dpryug.ru/95-prikaz-na-sozdanie-jekspertnoj-komiss

    Акт об уничтожении документов – Образец, бланк 2020 года

    Уничтожаем документы с экспертной комиссией и без нее. Оформляем акты на уничтожение документов Образец приказ о выделении документов на уничтожение

    Как можно догадаться, необходимость в оформлении такого документа возникает преимущественно в организациях. За долгие годы деятельности компании в ее архивах собирается огромное количество различных документов.

    Рано или поздно срок их действия прекращается. Таким образом, от ненужной документации приходится избавляться. Кроме этого, сюда относятся и испорченные документы.

    В общем, уничтожению подлежат все документы, хранить которые больше не имеет смысла.

    Файлы для скачивания:

    Что представляет собой акт об уничтожении документов

    В организациях данные процедуры проводятся регулярно. Ведь ежегодно на хранение в архив поступает множество бумаг. Однако нельзя просто так взять и выбросить даже те документы, которые уже считаются недействительными. Эта процедура должна быть правильно оформлена. И делается это при помощи соответствующего акта.

    По сути, этот документ позволяет предприятию списать ненужные бумаги с баланса. Только после оформления такого документа можно приступать к утилизации. Делают это разными способами. Например, если документов немного, они просто сжигаются. Хотя при больших объемах делать это не рекомендуется. Огонь вредит экологии, да и не всегда удобно избавляться от документов именно таким способом.

    Сегодня существуют специальные устройства, которые способны измельчать документы настолько, что они не подлежат восстановлению. Если говорить о крупных корпорациях, то для этих целей они часто обращаются в специализированные компании, которые занимаются уничтожением бумажной документации.

    Категорически не рекомендуется отправлять бумаги на макулатуру или просто выбрасывать в мусорный контейнер. Даже те документы, у которых истек срок действия, содержат определенную информацию.

    Необходимо сделать все возможное, чтобы она не попала к конкурентам и злоумышленникам, которые могут воспользоваться определенными сведениями в своих интересах.

    Кто занимается утилизацией документа

    Чтобы утилизировать бумаги, назначается специальная комиссия, которая должна состоять из двух и более человек. Как правило, сюда входят работники разных структурных подразделений.

    Хотя нет принципиальной разницы, кто именно будет заниматься данной процедурой. Желательно, чтобы в состав комиссии входил сотрудник того отдела, к которому относятся уничтожаемые документы.

    Каждый участник этой группы должен поставить в акте свой автограф.

    Нужно знать, данная комиссия несет полную ответственность за правильное уничтожение документации. Здесь нужно быть предельно внимательным.

    Во-первых, необходимо предотвратить вероятность утечки информации. Во-вторых, бывают ситуации, когда по ошибке с ненужными документами утилизируются и те, срок действия которых еще не окончен.

    Необходимо сделать все возможное, чтобы не столкнуться с такой ситуацией.

    Не стоит забывать, большинство первичных документов подлежит хранению на предприятии в течение пяти лет. Если такая документация будет уничтожена, организации грозят штрафные санкции.

    Подобные ситуации рассматриваются, как незаконное уничтожение важной документации, что вызывает подозрения в каких-либо мошеннических действиях. Стоит напомнить, за это членам комиссии может грозить не только административное наказание.

    За такие действия может грозить и уголовная ответственность.

    Порядок проведения процедуры в 2020 году

    Условно процедуру уничтожения документов можно разделить на несколько этапов:

    1. Создание комиссии. Руководитель компании издает приказ, в котором назначает ответственных сотрудников. Комиссия будет заниматься, как непосредственно уничтожением бумаг, так и оформлением сопутствующих документов.
    2. Проведение экспертной оценки. Специалисты проверяют документы, которые подготавливаются к утилизации. Такие действия позволяют убедиться, что уничтожаемые бумаги действительно больше не представляют никакой ценности для компании. Бывает так, что на хранении находятся оригиналы и копии документов. Возможно, комиссия примет решение уничтожить только копии, а оригиналы могут быть сохранены.
    3. После того, как документы, предназначенные для уничтожения, будут отобраны, ответственные лица, входящие в состав комиссии, должны их упорядочить и описать.
    4. Оформление акта. Именно здесь перечисляются все утилизированные документы. Составление акта делается еще до того, как бумаги будут уничтожены.
    5. Процедура уничтожения. Здесь все зависит от объемов. Можно обратиться в специализированную фирму, или обойтись своими силами.
    6. После завершения процедуры каждый участник комиссии подписывает акт, подтверждая, что утилизация была проведена с соблюдением всех правил.

    (: “Порядок уничтожения документов. “)

    Инструкция по заполнению акта акта об уничтожении документов в 2020 году

    При составлении акта необходимо придерживаться правил составления документов подобного рода:

    • в верхней части прописывается название компании и ее правовая форма. Также здесь необходимо указать дату и город составления;
    • далее указываются ФИО и должность руководителя, который подтверждает утилизацию;
    • ниже пишется название документа;
    • также прописываются сведения о приказе, который и стал основанием для проведения данной процедуры;
    • перечисляются все члены комиссии, их ФИО и должности. Также назначается председатель группы;
    • ниже вносятся сведения об уничтожаемых документах. Чтобы лучше воспринималась информация, все сведения указываются в таблице. Прописывается год оформления документов, их заголовки, количество. Также имеется специальная графа, предназначенная для указания причин, по которым происходит уничтожение. Например, это может быть «Окончание срока действия»;
    • под таблицей указывается общее количество документов. Также отмечается способ, который был выбран для утилизации;
    • после этого члены комиссии должны завизировать документ. Для этого в нижней части проставляются подписи.

    Нужно понимать, этот акт является достаточно важным документом. Он пригодится, если понадобится отчитаться по уничтоженной документации. Учитывая важность акта, необходимо позаботиться о правильном его заполнении. К примеру, здесь не должно быть каких-то ошибок. Помарки также не приветствуются.

    Если и была допущена опечатка, лучше приступить к заполнению нового документа. Необходимо помнить, в случае каких-то нарушений акт может быть признан недействительным. А это уже будет приравниваться к уничтожению документов без соответствующего оформления.

    Именно поэтому, чтобы избежать проблем в будущем, каждому участнику комиссии рекомендуется проверять, насколько правильно заполнен документ.

    (: “Когда и как уничтожать бухгалтерские документы?”)

    Особого внимания заслуживает достоверность вносимой информации. Ее правильность также должны контролировать ответственные сотрудники. Ни в коем случае нельзя изменять количество документов, подлежащих уничтожению.

    Может возникнуть желание не указывать определенные позиции по причине незначительности документов или небольшого их количества. Однако делать этого не стоит. Если нагрянет проверка, все недостающие позиции будут выявлены достаточно быстро.

    Не стоит забывать, за указание неправильных данных грозит административная ответственность. Причем не имеет значения, были внесены недостоверные данные умышленно или по ошибке, наказания не избежать.

    Хранение акта

    После того, как ненужная документация уничтожена, не исключено, что организация будет подвергаться проверкам. Обычно проверяется не только действующая документация, но и бумаги, у которых уже закончился срок действия.

    Если речь идет о документах, которые были утилизированы, правильность их уничтожения также нужно подтверждать. Для этого понадобится акт об утилизации, который в обязательном порядке должен храниться в организации, например, в архиве.

    Акты хранятся отдельно от остальных документов. Все они сортируются по датам оформления.

    Законодательство обязывает хранить такой акт на предприятии в течение пяти лет.

    Соответственно, если при проверке обнаружится, что после уничтожения документов прошло меньше пяти лет, руководители организации, как и ответственные сотрудники, будут наказаны.

    Но нужно знать, это лишь минимальный рекомендованный срок, в течение которого следует хранить акт. Внутренними правилами компании он может быть увеличен.

    В архиве предприятия могут находиться документы, срок хранения которых не определен законом. Через определенное время возникает вопрос о дальнейшей судьбе и таких бумаг. Именно в таких ситуациях, понадобится помощь архивного учреждения. Ответственные лица, входящие в состав комиссии, должны подать соответствующий запрос к специалистам.

    Именно они смогут дать четкие ответы по конкретным документам. Это делается еще до того, как заполняется акт. Обращаться к экспертам нужно на этапе проведения оценки документации. Именно полученный ответ и определит дальнейшую судьбу таких бумаг.

    Например, их можно будет утилизировать с остальными ненужными документами, или же продолжить хранить в течение определенного периода.

    Скачать

    Источник: https://aktinfo.com/akt-ob-unichtozhenii-dokumentov/

    Акт об уничтожении документов

    Уничтожаем документы с экспертной комиссией и без нее. Оформляем акты на уничтожение документов Образец приказ о выделении документов на уничтожение

    Когда истекает срок хранения документа, он может быть уничтожен. Но уничтожить не означает пустить на черновики, отдать школьникам на макулатуру (бывает и такое

    Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=6036

    О законе
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: