Управление договорами. Все вопросы о PDM

Содержание
  1. Управление договорами в «1С:Документообороте»
  2. Создание договора
  3. Согласование договора
  4. Контроль наличия договоров и сопроводительных документов
  5. Сроки и этапы договоров
  6. Расторжение договоров
  7. Вишенка на торте ABBYY Comparator
  8. 1С PDM Управление инженерными данными
  9. Преимущества использования
  10. 1С PDM для производства
  11. Возможности программы
  12. Преимущества использования решения
  13. Управление договорами
  14. Сложности и проблемы договорной работы
  15. Автоматизация управления договорами: функционал решения
  16. Автоматизация управления договорами: преимущества для бизнеса
  17. Обзор решения по управлению договорами
  18. Результаты наших клиентов
  19. О нас
  20. Современный подход к управлению договорами
  21. Подход со стороны бизнес-транзакции
  22. Подход со стороны документа
  23. Как же правильно выстроить управление договорами?
  24. 1С: PDM Управление инженерными данными. Описание программы
  25. Основной функционал
  26. Основная цель
  27. Интерфейс
  28. Администрирование структуры изделия
  29. Дополнительные функции

Управление договорами в «1С:Документообороте»

Управление договорами. Все вопросы о PDM

Работа с договорами и сопутствующими документами отражает саму суть деятельности любой компании. Тут не о чем спорить. Мы находим клиентов, поставщиков и прочих партнеров, устанавливаем с ними отношения таким образом, чтобы получать взаимную выгоду. Именно эти действия и отражаются в многочисленных манипуляциях с договорами, соглашениями, счетами и актами.

Однако нет компании, в которой эта работа пользовалась бы любовью.

Более того, нет компании, в недрах которой не хранились бы страшные тайны (о них новичкам рассказывают шепотом) о потерянных договорах, трагических ошибках в документах, которые привели компанию в суд, а потом и к колоссальным убыткам и уволенным сотрудникам.

Не верите? Проведите сами небольшой эксперимент. Встаньте в офисе на место с наилучшим обзором и слышимостью и  киньте клич: «Клиент прислал изменения в договор. Нужно срочное согласование руководителей отделов». Слышите подземный гул, переходящий в стон? Это сотрудники высказывают бурный энтузиазм по поводу нежданно привалившей радости.

Ошибки, пропущенные сроки исполнения, недополученные деньги, невыносимо длинные сроки согласования и потерявшие терпение контрагенты — это знакомо каждой компании.

Решить проблемы грозными приказами, штрафами, дополнительным персоналом или отдельными усовершенствованиями — невозможно: слишком много участников, слишком много деталей и процедур, которые должны быть согласованы друг с другом. Если не подойти к процессу целостно и системно, он будет тормозить, сбоить и тянуть компанию на дно.

«1С:Документооборот» поможет навести порядок в авгиевых конюшнях управления договорами.

Как именно улучшится жизнь с внедрением «1С:Документооборота»?

  • Сократится срок создания договоров.
  • Сократится время согласования документов.
  • Перестанут быть проблемой невозвращенные от контрагентов договоры.
  • Продление договоров перейдет под автоматическое управление.
  • При необходимости настраивается контроль прохождения этапов договоров.
  • Сможете контролировать наличие и статус не только договоров, но и других сопроводительных документов: актов, накладных, счетов и т. д.

Перед тем, как углубиться в подробности, хочется заметить, что процесс автоматизации сам по себе упорядочивает работу в компании. Хотите вы или нет, но придется:

  • четко разделить обязанности, права и ответственность по всему процессу управления документами;
  • определить сроки выполнения каждого действия так, чтобы система могла сигнализировать о просрочке;
  • привести в порядок библиотеку шаблонов документов;
  • сегментировать клиентов и сделки так, чтобы определить разные сценарии работы с ними.

Все это — особенно по началу — может вызвать даже раздражение, особенно у старичков: «Мы и так хорошо работали. Гибкость — наше преимущество, не надо нас загонять в рамки регламентов!»

Вы непременно это услышите.

Но беспорядок и запутанность процессов, к которым привыкли ветераны и даже сами их создали, мешают компании развиваться: принимать новых людей, создавать новые подразделения и открывать новые направления деятельности. Потому что новички бегут из компании, не в силах разобраться с рабочими процессами, а все силы сотрудников уходят на преодоление привычного и ежедневного беспорядка, который кажется нормой.

Но это вовсе не так!

Давайте пройдемся по всей цепочке управления договорным процессом в компании и убедимся вместе, что «1С:Документооборот» перевернет ваше представление о знакомой до гвоздя работе.

Создание договора

Что же, на этой стадии особых чудес не ждите. Хотя для кого как!

Во-первых, чтобы создать договор в «1С:Документообороте» не нужно ни много ума, ни много времени.

Есть карточка договора, в которой обязательные поля для заполнения невозможно пропустить. Но, самое главное, у вас есть библиотека шаблонов рамочных договоров (да, ее надо создать самим), благодаря которой создание договоров для типовых сделок и контрагентов занимает гораздо меньше времени.

Во-вторых, к карточке договора прикрепляются любые сопутствующие документы:

  • черновики,
  • коммерческие предложения,
  • файлы расчетов,

и, что мне нравится больше всего — тут же в форме форума можно провести обсуждение спорных моментов договора, если таковые возникли.

Согласование договора

Вот здесь есть, чем вас удивить! Согласование — не только договора, а чего угодно — самый тяжелый процесс в любой компании: он тормозит работу, съедает кучу времени, рождает кучу конфликтов.

Очень часто в компании царит путаница:

  • кто,
  • в какой очередности,
  • какие документы,

должен и может согласовывать.

Поэтому компанию бросает из крайности в крайность: от согласования у первых лиц самой ничтожной бумажки на покупку скрепок до заключения миллионных контрактов с визой отставной козы барабанщика.

В «1С:Документообороте» в первую очередь договоры (сделки) разделяются на группы:

  • по объему контракта,
  • по типу контрагента,
  • по условиям сделки (например, кредит выше, чем определенная сумма),

и по любым другим критериям, которые вам важны.

Для каждой группы вы можете определить свой маршрут согласования:

  • список лиц,
  • их приоритет,
  • и очередность.

Согласование может быть очередным, параллельным или смешанным. Например, сначала параллельно ставят визу генеральный и главный бухгалтер, потом в любом порядке — юрист и руководитель отдела продаж.

Если кто-то из цепочки высказал замечания, то после их учета, процесс согласования повторяется, но только для тех, кто не согласовал договор на первом круге. Хотя вы можете повторить согласование и в полном составе.

При необходимости можно распечатать «Лист согласования», в котором отразятся комментарии всех участников.

Контроль наличия договоров и сопроводительных документов

Еще один бич всех без исключения компаний. Бумажный договор отправился на подпись к контрагенту и пропал там. Работы по договору уже в разгаре, но идут они, если подойти к вопросу строго, без всяких на то оснований. Иногда еще и в кредит.

Никого этот факт особо не тревожит, пока не случается конфликт. И тут обе стороны хотят соблюдения всех формальностей, а не тут-то было…

Наладить контроль возврата подписанных договоров без специальных инструментов практически невозможно — много раз доказано на практике.

Что предлагает «1С:Документооборот»?

В системе ставится отметка о передаче и возврате договора. Так что в любой момент вы можете построить список договоров, по которым отсутствует подписанный контрагентом экземпляр.

Можно настроить планируемую дату возврата или установить типовой срок возврата договоров, тогда система будет сигнализировать о просрочке возврата.

Ну, и, конечно, система учитывает наличие необходимых сопроводительных документов: актов, накладных и прочих.

Возможно отследить договора, по которым нет «движения» — не возникают закрывающие документы, хотя договор является действующим или близок к закрытию.

Ну, и в «1С:Документообороте» можно хранить сканы подписанных договоров. Эти файлы будут прикреплены к карточке договора.

Сроки и этапы договоров

Многие договоры «бессрочны»: в них обозначены условия длительного сотрудничества, которое не планируется заканчивать в какой-то определенный срок.

Для таких договоров настраивается автоматическое продление.

Однако возможен и другой вариант, когда система подает сигнал о завершении срока действия договора и пользователю нужно принять самостоятельное решение о дальнейшем продлении.

Иногда — это в большей степени касается проектных договоров — важно отслеживать плановое окончание этапов выполнения договора. В этом случае возникает необходимость в оформлении дополнительных документов — счетов, актов, накладных.

В некоторых обстоятельствах может идти речь о корректирующих действиях. Предположим, работы не закончены в срок, необходимо заключить дополнительное соглашение или запустить процесс взыскания пени и так далее.

Так система страхует вас от ошибок исполнителей, от загнивания проблем до наступления непоправимых последствий, которые наступают редко, но оставляют после себя воспоминания, а иногда и убытки, которые трудно забыть и  компенсировать.

Расторжение договоров

Жизнь непредсказуема и неисчерпаема в своих неприятных сюрпризах. Иногда договоры расторгаются. Компании важно вести статистику причин расторжения. Для этого предусмотрены поля, в которых вы можете отметить причину расторжения, и отчет для анализа.

Аналитика может вестись по всем аспектам договорной работы, которые мы обсудили.

Можем построить отчеты:

  • по динамике заключения договоров, включая сезонный эффект;
  • по договорам без бумажных копий документов;
  • по договорам с истекающим сроком действия.

Вишенка на торте ABBYY Comparator

Трудно удержаться от рассказа под занавес еще об одном инструменте от фирмы «1С». Он повысит эффективность и результативность работы с договорами, да еще и вызовет бурную радость у сотрудников.

ABBYY Comparator — это сервис (вы платите абонентскую плату за использование) для сравнения разных версий документов.

Представьте, нет, лучше вспомните последний случай, когда партнер прислал исправленную версию вашего же договора.

Может быть, он великодушен и даже выделил свои исправления (хотя так бывает далеко не всегда), но если вы — бывалый боец, то не будете полагаться на чужую доброту и сличите тексты полностью.

Как? Ну, как, положите рядом два текста и прочешете их параллельно, проклиная все на свете.

Все, хватит, теперь не надо. Загружаете документ в ABBYY Comparator, и через пару минуту все расхождения перед вами. Похоже на волшебство, хотя и совсем простой фокус.

Не благодарите! Рассказывать о таких штуках — само по себе удовольствие!

Источник: https://rarus.ru/1c-doc/article-upravlenie-dogovorami-v-1c-dokumentooborot/

1С PDM Управление инженерными данными

Управление договорами. Все вопросы о PDM

1С PDM 8 представляет собой параметрическую систему, которая позволяет применять изменения конфигурирования изделий по известным методам, а также на ранних этапах проектирования. Это достигается за счет изменения параметров будущего изделия. Система 1С: PDM обеспечивает автоматический контроль за состоянием всех компонентов готового изделия.

Функционально систему 1C PDM можно разделить на два основных блока:

  • первый – работа с конструкторско-технологической документацией в системах CAD – SolidWorks, SolidEdge, КОМПАС, Pro/E;
  • второй – работа на платформе 1C:Предприятие. Обладает возможностью управлять структурой и технологией производства конечного продукта, управлять нормативной информацией и всеми внесенными модификациями, управлять архивами и нормированиями.

Преимущества использования

  • Улучшается система поиска компонентов со схожими параметрами;
  • Координирование отношений между всеми сотрудниками предприятия благодаря одновременной работе;
  • Снижение и исключение непроизводственных затрат времени конструктора на поиск необходимой информации вручную;
  • Значительное снижение затрат времени на переконфигурирование изделия на этапе проектирования.

Система 1С PDM это подсистема конфигурации 1С управление производственным предприятием, следовательно она способна участвовать в формировании жизненного цикла изделия – PLM.

1С PDM для производства

На каждом этапе подготовки производства и проведения изменений выдается исчерпывающая информация во всевозможных аспектах с учетом всех факторов. Координируется работа специалистов и служб. Снижается число непроизводственных работ, а также несогласованных изменений от разных сотрудникам.

Система позволяет улучшить и автоматизировать процесс конструкторско-технологической подготовки производства на каждой операции и каждом шаге продвижения к конечному продукту.

Благодаря связи каждого компонента, зарегистрированного в PDM-системе, с производственной номенклатурой осуществляется фиксирование данных о этапе производства данного комплектующего, его поставщиках, присутствие на складе и аналогах. При этом создается возможность составлять оперативные управленческие предписания, зависящих от достоверности информации внутри ERP и PDM-систем.

При этом программа 1С 8.3 не сбивает и не нарушает работу системы 1С Управление производственным предприятием. При совместной работе PDM и «1С: Управление торговлей», система выполняет функции учета за материальными затратами и наличием компонентов на складе.

1С PDM представляет собой базу данных, систематизирующую взаимосвязанную информацию об изделиях. Может быть общей средой для работы сотрудников разнопрофильных служб, занимающихся производством одного типа продуктов.

Возможности программы

Прикладное решение обеспечивает:

  • совместное высокоэффективное сотрудничество всех пользователей с проектными исходными данными;
  • управление составом проектируемых изделий;
  • защиту информации в среде 1C и специализацию групп пользователей, определяемую правами доступа к данным;
  • многовариантное проектирование;
  • управление электронным документальным архивом по технологично-конструкторской подготовке изготовления изделий, включая заимствование состава;
  • поиск деталей и узлов по всевозможным проектам;
  • сохранность вариантов, которые не вошли в основной проект;
  • поиск документации;
  • нумерацию в полуавтоматическом режиме узлов, документов и деталей;
  • возможность просмотра документации, чертежей и трёхмерных моделей любого графического формата;
  • возможность проверять в 1с pdm комплектность выпущенной продукции;
  • контроль уникальности каждого обозначения изделия;
  • контроль используемой номенклатуры сортамента и материалов;
  • удобную работу с номенклатурным справочником;
  • контроль сроков создания рабочих документов;
  • учёт поступления в архив рабочих документов;
  • создание различных отчётов на любой стадии по проектировочным результатам;
  • формирование различных ведомостей и спецификации;
  • запуск любых приложений для изменения документации прямо из прикладного решения;
  • ведение технологических маршрутов;
  • учёт вспомогательной и основной оснастки и материалов;
  • возможность задания разных трудовых и материальных норм;
  • в точках технологических процессов учёт полуфабрикатов.

Преимущества использования решения

Основные выгоды от использования программы на предприятии:

  • сокращение сроков разработки изделий, т.е. уменьшение времени поставки изделия на продажу, а также повышение показателя качества изделий. Уменьшение срока от разработки до поставки изделия на продажу достигается благодаря повышению эффективности процессов проектирования изделий в программе 1с pdm;
  • избавление конструкторов от непроизводительного расходования времени, связанного с поиском, архивированием и копированием информации, что составляет примерно 25% времени;
  • значительное улучшение взаимодействия между привлечёнными к производству технологами, конструкторами, и прочими участниками выпуска изделий благодаря поддержке методики параллельного проектирования.

Если вы решите купить 1С PDM Управление инженерными данными у нас сегодня Вы бесплатно получите:

  • первые 3 месяца поддержки, консультаций и обновлений
  • доставку по Москве и регионам
  • установку

Источник: https://programmist1s.ru/programs/1s-pdm/

Управление договорами

Управление договорами. Все вопросы о PDM

Сократите сроки согласования договоров до 5 раз, обеспечив 100% соответствия регламентам

Договоры – это основа вашего бизнеса. Они определяют отношения с партнерами, поставщиками, клиентами и сотрудниками. Эти важнейшие документы защищают бизнес от операционных и регуляторных рисков, определяют цены, условия оплаты и уровень обслуживания.

Договоры содержат положения, условия и этапы, которые необходимо отслеживать на протяжении всего жизненного цикла договора.

Другими типами документов, которые тесно связаны с договорами и которыми также необходимо управлять, являются доверенности, приложения, дополнительные соглашения и судебные дела.

Проблема заключается в том, что договоры часто хранятся по всей организации в разных отделах, в разных форматах и в разных системах.

Автоматизация договорной работы часто выполняется на уровне отдела с использованием устаревших решений с ограниченной функциональностью.

Многие договоры по-прежнему живут обособленно и оторваны от основных бизнес-систем, в которых происходят процессы закупок и продаж.

Такая ситуация приводит к длительным срокам согласований, ручной обработке и, следовательно, к неэффективности и ошибкам, что, в свою очередь, приводит к увеличению затрат на управление договорами и к риску несоблюдения внутренних процедур или нормативных требований.

Для преодоления этой ситуации организации необходимо внедрить комплексный, стратегический и гибкий подход к поддержке процессов заключения договоров. Интегрированное решение по управлению договорами поможет вам контролировать риски и ответственность, расширять возможности своих команд и максимизировать ценность ваших деловых контактов.

Решение TerraLink для управления договорами, основанное на платформе OpenText, полностью интегрировано и предназначено для всех видов договоров, включая соглашения о покупке, продаже и других. Оно реализует лучшие практики управления договорами и поддерживает все аспекты работы, от инициирования и создания до редактирования, обсуждения, утверждения, исполнения и продления.

Решение построено на базе OpenText™ Extended ECM® Platform, ведущей в отрасли системы управления контентом. Оно также может быть интегрировано и расширено с помощью OpenText™ Capture Center для реализации возможностей сканирования и распознавания, Opentext™ Exstream для организации конструктора договоров и других модулей, расширяющих стандартную функциональность решения.

Сложности и проблемы договорной работы

  • Согласование текста договора не связано с бизнес-системами. Существует риск несоответствия данных между ERP и текстом договора.
  • Процесс утверждения договоров может не соответствовать процедурам и политикам. Существует риск того, что один или несколько согласующих не имеют необходимых полномочий.
  • Доверенности и судебные дела не связаны с договорами. Происходят потери времени, связанные с поиском полной информации, связанной с договором, например, переписки, приложений, дополнительных соглашений, документов подрядчиков и поставщиков и др.
  • Юридический отдел прилагает много усилий для обеспечения соответствия текста договора регламентам.
  • Несогласованная терминология, используемая в положениях и условиях договора, может привести к нежелательным обязательствам и последствиям.
  • Ручное управление договорными обязательствами может привести к штрафам или судебным разбирательствам.
  • Ручное управление договорами приводит к замедлению процесса, что отрицательно сказывается на времени закрытия сделок, набора персонала, слияний и поглощений.

Автоматизация управления договорами: функционал решения

  • Автоматическая передача информации в систему ERP
  • Обеспечение и автоматизация контрольных процедур для процессов
  • Централизованные, доступные для поиска библиотеки договоров (язык, термины, положения)
  • Расширение возможностей совместной работы и повышение прозрачности договоров
  • Создание договоров на основе шаблонов и данных из ERP / CRM (полностью автоматизированное взаимодействие)
  • Упрощение поиска, создания, согласования, проверки и утверждения

Автоматизация управления договорами: преимущества для бизнеса

  • Ускорение времени согласования, устранение ошибок, прозрачность и возможности для аналитики
  • Снижение потерь доходов из-за применения в договорах несогласованных положений
  • Сокращение циклов согласования и увеличение скорости и управления
  • Меньше пропущенных сроков, упущенных скидок, штрафов и санкций
  • Ускорение создания текстов договоров, уменьшение отклонений, устранение устаревших или неблагоприятных условий
  • Повышение производительности за счет контролируемого доступа, лучшего поиска и повторного использования текстов, и автоматизации рабочих процессов

Обзор решения по управлению договорами

Полный жизненный цикл договора

Решение построено таким образом, чтобы полностью автоматизировать жизненный цикл обработки договоров. Оно обеспечивает создание договоров с использованием только одобренных положений, расширяя возможности пользователей и обеспечивая надежную защиту и полный контроль процесса.

Управление содержимым договора

Решение надежно управляет всей информацией, относящейся к конкретному договору, включая шаблоны договоров и документы, положения, метаданные, пользователей, нормативную информацию и поправки. Договоры используют только предварительно одобренную лексику, всегда доступны и безопасны, а также отвечают требованиям управления информацией и прочим нормативным требованиям.

Автоматизация согласования договоров

Решение предназначено для управления договорами на протяжении всего их жизненного цикла, включая инициирование, подготовку, обсуждение, утверждение, исполнение, управление и продление.

Автоматизация обеспечивается полностью настраиваемыми рабочими процессами, которые позволяют пользователям управлять жизненным циклом договоров, включая создание задач, контрольных списков, напоминаний и предупреждений, которые обеспечивают соблюдение сроков и достижение результатов.

Гибкость решения по управлению договорами

Наше гибкое решение позволяет администраторам настраивать этапы согласования, права доступа, компоненты договора, справочные данные, атрибуты договора, пользовательские интерфейсы и бизнес-процессы. Ранее заключенные договоры, обычно хранящиеся на общих дисках или компьютерах пользователей, могут быть легко импортированы в решение для обеспечения их интеграции в единую систему.

Интеграция решения с другими приложениями

Решение полностью интегрировано с популярными офисными продуктами, поэтому пользователи могут продолжать работать в тех приложениях, к которым они привыкли, включая Windows Explorer и Microsoft Office.

Отчетность по процессу согласования договоров

Решение предоставляет панель управления, которая позволяет менеджерам отслеживать ключевые показатели, такие как текущие договоры, завершенные договоры, сроки согласования и многие другие параметры, влияющие на эффективность процесса. Оно также дает широкие возможности для создания пользовательских отчетов с представлениями по определенным показателям.

Результаты наших клиентов

  • Сокращение времени согласования договоров – до 5 раз
  • Сокращение количества нестандартных договоров и других исключений – в 2 раза
  • Сокращение времени на поиск договора – в 3 раза
  • Электронный процесс согласования – 0% бумаги
  • Автоматическое определение маршрута согласования – 100% соответствия регламентам

О нас

  • Более 20 успешно реализованных проектов по управлению договорами
  • Более 200 000 человек по всему миру используют наши решения
  • Проекты в семи странах на трех континентах
  • Команда из более чем 200 профессионалов, готовых реализовать ваш проект
  • 11,4 года – средний опыт работы консультантов
  • Облачные и локальные внедрения в портфеле
  • Платиновый партнер OpenText с 2009 года

Источник: https://terralink.ru/upravlenie-biznes-kontentom/upravlenie-korporativnym-kontentom-na-platforme-opentext/upravlenie-dogovorami/

Современный подход к управлению договорами

Управление договорами. Все вопросы о PDM

На то, как построено управление договорами в компании, полезно обратить внимание сразу по двум причинам.

  1. Договоры неизбежно присутствуют в деятельности любого предприятия, чем бы оно ни занималось. А раз так, то здесь есть точка роста для повышения эффективности.
  2. Оптимизация стратегии управления договорами нередко позволяет быстро увидеть измеримый результат. Например: сокращение числа задержек и ошибок.

Почему система управления договорами так важна? Чтобы ответить на этот вопрос, достаточно вспомнить, к каким последствиям могут привести недочёты этой системы.

  • Задержки оформления и согласования – клиент не захочет ждать и уйдёт.
  • Ошибки и непроверенная информация – штрафы от госорганов.

То есть, договор – это не то же самое, что внутренний документ компании, такой как распоряжение начальника или отчёт сотрудника. У договора есть и юридическая сторона, что делает работу с ним крайне ответственной. Но, помимо этого, договор является «продуктом» переговоров и соглашения. А также в него нужно записывать большое количество данных.

При этом у договора не один «автор», так как требуется минимум двое контрагентов. А формирование договора происходит на стыке разных подразделений: финансисты, отдел продаж, юристы, и так далее.

Вот почему выстраивание работы с договорами – это не просто автоматизация уже имеющейся системы. Скорее, речь идёт о правильной организации взаимодействия многих участников, чтобы получить оптимальный результат.

Всё это приводит к тому, что договор может рассматриваться с разных сторон. И в зависимости от этого имеются разные точки зрения на то, по какому принципу организовать управление договорами.

Подход со стороны бизнес-транзакции

Здесь договор – это атомарный документ, составленный по определённому шаблону. Очень часто он существует в виде файла. И на первое место в работе с ним выходят этапы создания договора, наполнения его данными, согласования, подписания и отправки контрагенту, а затем исполнения и хранения.

При этом перечисленные стадии жизни договора и его статус играют определяющую роль при таком подходе.

У него имеются плюсы:

  • При работе с договором соблюдается логика систем ERP.
  • Сохраняется связь с другими модулями, например логистика и финансы.
  • Такой подход эффективен при большом потоке договоров.
  • Сотрудникам и руководству легко работать с документами-файлами.

Однако есть и минусы:

  • Договор появляется, лишь когда создаётся файл. На этапе переговоров его ещё нет.
  • Возможностей для работы с текстом договора недостаточно.
  • Нестандартный документ, для которого нет готового шаблона, составить сложно.

Подход со стороны документа

В этом случае договор рассматривается как документ – причём неструктурированный, а не готовый файл. То есть, это набор данных, который существует в виде черновика с самого начала – на этапе переговоров и даже подготовки к ним.

В этом случае договор «рождается» в процессе общения заказчика и исполнителя, покупателя и продавца. Это относится ко всем видам договоров:

  • Купли-продажи.
  • Кредитные.
  • Трудовые.
  • Оказания услуг.
  • Страховые.
  • Гарантийного обслуживания.

Преимущества такого подхода:

  • Договор существует с самого начала бизнес-процесса.
  • Любые согласования проходят быстро, потому что каждый сотрудник отвечает лишь за свою часть договора.
  • Нет никаких проблем с составлением самых нестандартных договоров.

Но минусы тоже присутствуют:

  • Слабая связь между стадиями жизни договора и стадиями его исполнения (оплата, оказание услуг).
  • Неструктурированная информация (таблицы, карточки) не так удобна для восприятия, как договор в формате файла.

Как видим, оба подхода имеют плюсы и минусы, так что руководству компаний совсем не просто решить, какой из них лучше использовать.

Как же правильно выстроить управление договорами?

Опыт показывает, что наилучшим решением будет совместное использование обеих стратегий.

При этом большинство предприятий отказываются от мысли интегрировать ещё одну систему автоматизации специально для договоров. Ведь это означало бы усиление нагрузки на IT-инфраструктуру, не говоря уже о риске дополнительных затрат времени на копирование и перенос данных.

Именно поэтому чаще речь идёт о связке двух уже имеющихся систем: системы учёта ERP и системы управления бизнес-процессами BPM.

Система ERP (Enterprise Resource Planning, «планирование корпоративных ресурсов») берёт на себя всё то, что связано с учётом и хранением данных.

Благодаря тому, что системы ERP работают с финансами, трудовыми ресурсами и всеми активами компании, они содержат в себе все данные, которые требуются для создания договора. Также системы ERP способны выгружать данные из договоров и применять их для последующих целей, например для анализа.

Кроме того, такая система предоставляет доступ к данным сразу всем сотрудникам: из отдела продаж, бухгалтерии, с производства и так далее.

Система BPM (Business Process Management, «управление бизнес-процессами») нужна для того, чтобы работа с договорами не затормаживала реальные бизнес-процессы на предприятии. Это достигается благодаря следующим возможностям:

  • Автоматический выбор шаблона договора при заполнении данных в системе.
  • Автоматическое определение набора лиц, необходимых для согласования договора, в зависимости от его содержания. Чем больше договор отличается от стандартного, тем больше таких лиц, и наоборот. Для стандартных договоров процесс проходит максимально быстро.
  • Возможность совместной работы над договором. При этом каждый участник видит, есть ли отличия договора от типового, и имеет перед глазами весь список изменений, внесённых им и другими участниками.
  • Деление договора на смысловые блоки. При этом от каждого участника требуется проверить тот блок, который имеет к нему отношение. Например, для руководителя отдела логистики это будет только доставка.

При этом все данные, которые нужны ей для работы, BPMS загружает из ERP, что обеспечивает эффективное взаимодействие обеих систем.

На сегодняшний день многие компании уже пришли к выводу, что автоматизация управления договорами именно по такой схеме позволяет получить максимум преимуществ, так как данные не теряются, а время на работу с договорами заметно сокращается.

Таким образом, если компании требуется автоматизированная система управления договорами, есть смысл остановиться на интеграции двух систем: ERP и BPMS, которые в сумме позволят эффективно управлять работой с документами.

Comindware представляет Low-code BPMS платформу для эффективного управления договорами и сквозными бизнес-процессами предприятия. Закажите демо, чтобы увидеть платформу в действии и оценить её преимущества для своего бизнеса.

Заказать демо

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

Источник: https://www.comindware.com/ru/blog-%D1%83%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%BB%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D0%B4%D0%BE%D0%B3%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D1%80%D0%B0%D0%BC%D0%B8/

1С: PDM Управление инженерными данными. Описание программы

Управление договорами. Все вопросы о PDM

1С: PDM Управление инженерными данными – программный продукт, который создан для систематизации и налаживания автоматизированных процессов на предприятиях и в организациях, деятельность которых связана с научно-исследовательскими и опытно-конструкторскими работами (НИОКР). Представленная программа относится к подклассу систем администрирования данными о продукте, начиная от проектирования, конструирования и заканчивая дальнейшей доработкой и производством.

1С: PDM Управление инженерными данными создана на основе платформы 1С: Предприятие 8, благодаря чему ее можно использовать совместного с другими программными решениями по автоматизации разработки, производства и продаж.

Основной функционал

Комплексный функционал программного обеспечения содержит в себе следующие опции:

  • менеджмент состава изготовляемых изделий;

  • разработка и детализация конструкции будущего изделия;

  • проектирование товара во множестве вариаций;

  • ведение учета по используемым для изготовления материалам, а также автоматическое номенклатурное обозначение;

  • учет сборочных единиц, которые не учитывались при планировании будущего продукта;

  • дает возможность редактирования производственных документов непосредственно из системы;

  • подготовка и передача производственных сведений в такие системные решения, которые содержат конфигурацию программ 1С: Управление производственным предприятием, или 1С: ERP Управление предприятием 2;

  • ведение учета архивирования рабочей документации;

  • полуавтоматическая нумерация рабочих карточек, деталей изделия и узлов;

  • хранение тех вариантов изделия, которые не вошли в проект во время разработки;

  • построение технологического маршрута изделия и установление производственных и трудовых норм;

  • проверка полноценности комплекта выпущенной документации;

  • вычлененный поиск документации по конкретным компонентам, которые она в себе содержит;

  • ведение учета полуфабрикатов;

  • содержание цельного управляемого архива производственных бланков;

  • поддержка графических форматов чертежей и трехмерных моделей.

Все функции имеют гибкие настройки, которые можно отрегулировать в зависимости от потребностей предприятия.

Основная цель

Программа создана для систематизации работы сразу в трех направлениях:

  1. Проектирование и разработка продукта:

    • полная детализация этапов изготовления товара предприятия;

    • создание чертежей проекта и трехмерной модели готовой продукции;

    • детализация материалов;

    • построение структуры изделия без наличия сведений о модели;

    • установка и изменение состава предмета;

    • корректировка проекта непосредственно во время работы.

  1. Ведение производственной документации:

    • учет и архивирование необходимой документации;

    • составление номенклатур рабочих квитанций, проектов, деталей;

    • создание копий проектов или рабочей документации;

    • поиск необходимых карточек по ключевым запросам;

    • максимальная адаптация интерфейса документальных архивов под удобство пользователя.

  1. Сопровождение продукта в период жизненного цикла:

    • обеспечение систематизированной последовательности проектирования и разработки предмета;

    • обеспечение отслеживания производства и жизненного цикла вплоть до периода эксплуатации.

Интерфейс

Интерфейс работает в динамическом и статическом режимах, и полностью адаптирован под максимальное удобство пользователя и содержит в себе такие позиции как:

  • окно управления структурой изделия;

  • наличие редактора исполнений;

  • контроль справочных записей;

  • ведение архива бумажных бланков;

  • установка расцеховчного маршрута;

  • надзор за производственным маршрутом;

  • проведение внутренних ревизий удостоверений;

  • разбивка на типовые и групповые производственные этапы;

  • создание таблиц параметров;

  • а также контроль системного взаимодействия с 1С: ERP Управление предприятием 2 и 1С: Управление производственным предприятием.

При необходимости отдельные блоки интерфейса можно скрывать или добавлять.

Администрирование структуры изделия

Помимо таких общих позиций как добавление указаний на структуру изделия и их изменение, программное обеспечение дает возможность детализации таких элементов в электронной структуре, если они отсутствуют на CAD-модели. При этом, благодаря многооконному режиму, каждый из добавленных материалов может редактироваться в отдельном окне, для удобства пользователя.

Кроме того, пользователь может задавать собственные параметры изделия, а также разделять изделия на единичные или групповые спецификации. Программа позволяет размещать в структуре изделия чертежи и модели в документальном виде.

Дополнительные функции

Кроме основных опций конфигурация имеет еще ряд вспомогательных функций:

  1. Работа редактора исполнений. Такое решение снижает риск возникновения производственной ошибки:

    • благодаря многозадачности редактора, несколько исполнений могут проводиться одновременно в одном окне;

    • в редакторе исполнений имеется единое информационное пространство, которое позволяет технично и беспроблемно провести всю необходимую подготовку к производству (ЭСИ).

  1. Ведение архива. Структура программы построена таким образом, что хранение свидетельств в электронной структуре более рекомендовано для корректного ведения электронного архива. Главным образом архивирование документов производится по наименованию атрибутивного их содержания:

    • построение архива ведется по иерархичному типу (папка-файл);

    • в электронном хранилище архивация производится по цифровому значению документа;

    • имеется возможность изменения типа хранения, на независимое от ЭСИ;

    • регистрация и обработка бумажных бланков производится через проводник по такому же иерархичному типу, как и ведение электронной документации;

    • в интерфейсе имеется возможность заимствования документов и установки их в структуру изделия.

  1. Менеджмент справочных записей. Поиск множества справочных сведений делает легким и понятным для пользования совокупность таких функций:

    • программное решение систематизирует справочники по типу каталогов;

    • навигация по каталогам производится с помощью командной панели ручного ввода;

    • карточки, которые находятся в справочниках, также могут разделяться по широте возможностей пользователя: на файлы, которые предназначены только для просмотра и с возможностью редактирования;

    • классификаторы сведений имеют вид дерева иерархии файлов и папок;

    • конечное формирование классифицированной группы имеет вид числового кода, благодаря которому поиск конкретного файла, папки или группы документа могут осуществляться быстро, легко приводя пользователя к необходимому конечному результату.

  1. Работа с состояниями разработки и производства. Грамотно организованный документооборот предприятия и автоматизация рабочих процессов тесно регулируют конструирование, разработку и производство:

    • в программном обеспечении детально продумана работа с состояниями всего цикла жизнедеятельности выпущенного предмета;

    • в специализированных параметрах системы документооборота, есть кнопки «параметры» и «состояния». В кнопке «Состояния» пользователь может отследить готовность продукта к переходу на другую стадию. А функция «Параметры» помогает отредактировать необходимые показатели на каждой стадии разработки;

    • на файлы может накладываться конфиденциальность, ограничивающая просмотр записей до определенного круга лиц;

    • каждому участнику рабочей группы рассылаются уведомления, содержание которых будет ограниченно соответственно их полномочиям.

  1. Архивация бумажных бланков. Администрирование бумажного архива заключается в процессе формирования инвентарной книги, в которой будет собрана номенклатура каждого документа:

    • благодаря такому хранению файлов, автоматизация работы предприятия проходит наиболее эффективно;

    • каждая карточка инвентарной книги содержит список свидетельств и их ревизий;

    • одной карточке в системе соответствует один документ и количество ревизий, которых было проведено с ним;

    • созданная карточка учета позволяет вести учет изменений, которые проводились с этим документом.

  1. Технология изменения. Эта программная функция позволяет применять изменения в файлах во время всего рабочего процесса. Параметры производимых изменений включают в себя:

    • вставка эскизов, чертежей и программ в рабочую область;

    • есть возможность представить общее дерево файлов всей технологии производства.

  1. Расцеховочный маршрут необходим для того, чтобы масштабировать весь процесс производства для общего анализа. Он позволяет определить, какой путь проходит товар, без детализации функций. Такая функция необходима для календарного планирования производства.

  2. Ревизии документов необходимы для того, чтобы отследить весь жизненный цикл продукта во время производства:

    • изменение в карточке происходит благодаря созданию новой версии с сохранением последовательных изменений, непосредственно в процессе работы;

    • благодаря этому пользователь может проводить откат изменений до нужной стадии.

  1. Классификация процессов: типовые и групповые. Такая классификация позволяет пользователю производить контроль производства до малейших деталей:

    • типовой происходит в конкретной производственной единице;

    • групповой – в группе деталей.

  1. Создание таблиц параметров:

    • есть возможность задавать технологию производства непосредственно по таблице параметров;

    • технология параметров используется в производстве так называемых «постоянных конструкций»: судостроение, производство арматуры и прочее.

  1. Взаимодействие с 1С: ERP Управление предприятием 2 и 1С: Управление производственным предприятием: с точки зрения обмена данными о составе изделия без изменения принципов рабочих этапов.

1С: PDM Управление инженерными данными предназначена для автоматизации подготовки и администрирования выполнения производственных заданий. Она дает возможность использовать технологии цифрового производства, проектирования изделий и техпроцессов, а также создавать цифровых двойников продукта, управлять данными об изделии.

Заказать

Оформите заявку на сайте, мы свяжемся с вами в ближайшее время и ответим на все интересующие вопросы.

Источник: https://itcons76.ru/opisaniya/1s-predpriyatie-8-pdm-upravlenie-inzhenernymi-dannymi-3-1s-pdm-opisanie-programmy/

О законе
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: